Agent État Civil (Back Office) (H/F)
Offre n° O078261102000581
Publiée le 03/11/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9, rue Pottier, Le Chesnay-Rocquencourt (Yvelines (78))
Poste à pourvoir le
01/01/2027
Date limite de candidature
02/12/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement du public dans ses démarches administratives, ainsi que la gestion du courrier et des demandes liées à l'état civil. Instruire et traiter les dossiers de mariages, livrets de famille, inscriptions électorales, recensements citoyens et demandes administratives diverses. Organiser le suivi des procédures électorales, gérer les archives du service et assurer la rédaction et le traitement des actes et documents officiels.
Missions / conditions d'exercice
Le Service des Affaires Civiles est composé de trois secteurs : le secteur Accueil/Recueil (Front Office), le secteur Instruction (Back Office) et le secteur Cimetière. Il compte 13 personnes.
En lien avec les orientations définies et les exigences réglementaires du service, vous travaillez en open space au sein du secteur Back Office.
Activités principales et tâches :
* Accueil, renseignement et assistance téléphonique du public dans ses démarches administratives.
* Traitement du courrier quotidien (demande d'actes courrier, via service public et comedec).
* Réception et rédaction des avis de mentions et jugements état civil.
* Réception, vérification et préparation des dossiers de mariages.
* Établissement des livrets de famille.
* Réception, traitement et validation des inscriptions sur les listes électorales.
* Préparation des commissions électorales et des scrutins.
* Réception et validation des demandes de recensements citoyen et établissement des listes.
* Réception des demandes de débits de boissons et syndicats professionnels.
* Gestion des Archives du service.
Activités annexes en renfort du secteur Accueil/Recueil :
* Vous recevez et enregistrez les naissances, reconnaissances et en délivrez les actes ;
* Vous instruisez les dossiers de Cartes Nationales d'Identité et de Passeports, et en effectuez la remise ;
* Vous délivrez des légalisations de signature, copies conformes, certificats de vie et de vie maritale ;
* Vous traitez les demandes de changement de nom et de prénom
* Vous recevez les demandes d'attestation d'accueil et en effectuez la remise ;
* Vous recevez les demandes d'inscription sur les listes électorales ainsi que les recensements ;
CONTRAINTES DU POSTE
* Disponibilité ;
* Tenue correcte exigée ;
* Nécessité d'assurer par roulement des nocturnes le mardi jusqu'à 19 h 00 et les permanences du samedi matin, les scrutins électoraux, les mariages, parrainages civils et noces d'or.
En lien avec les orientations définies et les exigences réglementaires du service, vous travaillez en open space au sein du secteur Back Office.
Activités principales et tâches :
* Accueil, renseignement et assistance téléphonique du public dans ses démarches administratives.
* Traitement du courrier quotidien (demande d'actes courrier, via service public et comedec).
* Réception et rédaction des avis de mentions et jugements état civil.
* Réception, vérification et préparation des dossiers de mariages.
* Établissement des livrets de famille.
* Réception, traitement et validation des inscriptions sur les listes électorales.
* Préparation des commissions électorales et des scrutins.
* Réception et validation des demandes de recensements citoyen et établissement des listes.
* Réception des demandes de débits de boissons et syndicats professionnels.
* Gestion des Archives du service.
Activités annexes en renfort du secteur Accueil/Recueil :
* Vous recevez et enregistrez les naissances, reconnaissances et en délivrez les actes ;
* Vous instruisez les dossiers de Cartes Nationales d'Identité et de Passeports, et en effectuez la remise ;
* Vous délivrez des légalisations de signature, copies conformes, certificats de vie et de vie maritale ;
* Vous traitez les demandes de changement de nom et de prénom
* Vous recevez les demandes d'attestation d'accueil et en effectuez la remise ;
* Vous recevez les demandes d'inscription sur les listes électorales ainsi que les recensements ;
CONTRAINTES DU POSTE
* Disponibilité ;
* Tenue correcte exigée ;
* Nécessité d'assurer par roulement des nocturnes le mardi jusqu'à 19 h 00 et les permanences du samedi matin, les scrutins électoraux, les mariages, parrainages civils et noces d'or.
Profils recherchés
QUALITÉS ET CAPACITÉS REQUISES
* Connaissances juridiques en droit civil et funéraire appréciées
* Sens du service public, neutralité
* Discrétion, respect de la confidentialité,
* Rigueur et esprit méthodique,
* Esprit d'initiative, adaptabilité
* Aisance relationnelle,
* Aptitude au travail en équipe
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel) et de communication (Outlook)
Aptitudes/qualités
* Bonne présentation générale
* Autonomie et poly-compétence
* Sens de la communication et de la politesse
* Curiosité pour l'amélioration des dispositifs
NIVEAUX DE FORMATION ET/OU D'EXPÉRIENCE SOUHAITES
* Type d'emploi : Emploi permanent
* Temps de travail : Temps complet
* 38 heures par semaine : de 8 h 30 à 17 h 15 avec une heure de pause méridienne à prendre entre 12 h et 14 h en concertation avec vos équipiers. Sauf : le mardi, nocturne jusqu'à 19 h à assurer par roulement
* Permanences le samedi matin de 9 h à 12 h à assurer par roulement.
CATÉGORIE & GRADE : Catégorie C - cadre d'emplois des adjoints administratifs
* Connaissances juridiques en droit civil et funéraire appréciées
* Sens du service public, neutralité
* Discrétion, respect de la confidentialité,
* Rigueur et esprit méthodique,
* Esprit d'initiative, adaptabilité
* Aisance relationnelle,
* Aptitude au travail en équipe
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel) et de communication (Outlook)
Aptitudes/qualités
* Bonne présentation générale
* Autonomie et poly-compétence
* Sens de la communication et de la politesse
* Curiosité pour l'amélioration des dispositifs
NIVEAUX DE FORMATION ET/OU D'EXPÉRIENCE SOUHAITES
* Type d'emploi : Emploi permanent
* Temps de travail : Temps complet
* 38 heures par semaine : de 8 h 30 à 17 h 15 avec une heure de pause méridienne à prendre entre 12 h et 14 h en concertation avec vos équipiers. Sauf : le mardi, nocturne jusqu'à 19 h à assurer par roulement
* Permanences le samedi matin de 9 h à 12 h à assurer par roulement.
CATÉGORIE & GRADE : Catégorie C - cadre d'emplois des adjoints administratifs
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.