Chargé d'accueil administratif (h/f)
Offre n° O078261111000020
Publiée le 11/11/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place de la Mairie - Hameau de la Haie de l'Ecu, Notre-Dame-de-la-Mer (Yvelines (78))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
16h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L’agent est placé sous l’autorité du Maire de la Commune.
Son supérieur hiérarchique direct est la secrétaire générale de mairie.
L’agent assure l’accueil physique et téléphonique des administrés tout public.
L’agent assure les tâches administratives suivants les directives et en fonction du besoin
L’agent est polyvalent
Le poste est de 16 heures hebdomadaire ;
o Mardi : 9h30 – 12h00 / 13h00 – 17h00
o Mercredi: 9h30 - 12h00
o Jeudi : 9h30 – 12h00 / 13h00 – 17h30
Son supérieur hiérarchique direct est la secrétaire générale de mairie.
L’agent assure l’accueil physique et téléphonique des administrés tout public.
L’agent assure les tâches administratives suivants les directives et en fonction du besoin
L’agent est polyvalent
Le poste est de 16 heures hebdomadaire ;
o Mardi : 9h30 – 12h00 / 13h00 – 17h00
o Mercredi: 9h30 - 12h00
o Jeudi : 9h30 – 12h00 / 13h00 – 17h30
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales du poste
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels (bibliothèque/périscolaire ou secrétariat)
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Compléter le registre d’accueil en mentionnant tous les échanges avec le public
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, gérer les documents mis à disposition du public…)
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
• Assurer l’affichage et son suivi sur les différents panneaux mis à disposition du public
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
• Gérer la réservation et tenir le planning de la salle des fêtes
• Assurer la gestion des matériels de bureautique
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent
- Gérer le courrier
• Réceptionner le courrier et le transmettre au secrétariat général
• Affranchir le courrier départ et le mettre dans la boîte aux lettres de la poste
- Gérer les stocks
• Gérer les stocks des produits pharmaceutiques durant les congés scolaires
• Gérer le stock des produits d’entretien ; distribuer les fournitures en fonction des besoins des services ; assurer le suivi des commandes
• Remplissage hebdomadairement des essuis mains sous le préau de l’école
Tâches administratives
- Etat civil :
• Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlement en matière d’état civil
• Délivrer les extraits ou copies intégrales d’état civil dans le respect des règles de publicité,
• Apposer les mentions marginales
• Gérer les demandes de livrets de famille
• Maîtriser les règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil
- Gérer les attestations d’accueil
- Inscription des jeunes pour leur recensement
- Urbanisme : renseigner les administrés en fonction du PLU avant dépôt des dossiers
- Elections : organier matériellement le bureau de vote
- Gestion du cimetière :
• Renseigner le public sur l’organisation du cimetière
• Maîtriser le règlement du cimetière et ses différents plans
• Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
• Gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels (bibliothèque/périscolaire ou secrétariat)
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Compléter le registre d’accueil en mentionnant tous les échanges avec le public
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, gérer les documents mis à disposition du public…)
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
• Assurer l’affichage et son suivi sur les différents panneaux mis à disposition du public
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
• Gérer la réservation et tenir le planning de la salle des fêtes
• Assurer la gestion des matériels de bureautique
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent
- Gérer le courrier
• Réceptionner le courrier et le transmettre au secrétariat général
• Affranchir le courrier départ et le mettre dans la boîte aux lettres de la poste
- Gérer les stocks
• Gérer les stocks des produits pharmaceutiques durant les congés scolaires
• Gérer le stock des produits d’entretien ; distribuer les fournitures en fonction des besoins des services ; assurer le suivi des commandes
• Remplissage hebdomadairement des essuis mains sous le préau de l’école
Tâches administratives
- Etat civil :
• Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlement en matière d’état civil
• Délivrer les extraits ou copies intégrales d’état civil dans le respect des règles de publicité,
• Apposer les mentions marginales
• Gérer les demandes de livrets de famille
• Maîtriser les règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil
- Gérer les attestations d’accueil
- Inscription des jeunes pour leur recensement
- Urbanisme : renseigner les administrés en fonction du PLU avant dépôt des dossiers
- Elections : organier matériellement le bureau de vote
- Gestion du cimetière :
• Renseigner le public sur l’organisation du cimetière
• Maîtriser le règlement du cimetière et ses différents plans
• Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
• Gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
Profils recherchés
Compétences liées au poste
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,…) et des logiciels spécifiques (connaissance du logiciel AGEDI est un plus)
- Rédaction de rapports
- Techniques rédactionnelles administratives
- Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
- Méthode et rigueur
- Autonomie, Initiative et Discrétion
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,…) et des logiciels spécifiques (connaissance du logiciel AGEDI est un plus)
- Rédaction de rapports
- Techniques rédactionnelles administratives
- Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
- Méthode et rigueur
- Autonomie, Initiative et Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0130930616
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
A l'attention de Monsieur le Maire
Jean-Luc MAILLOC
1 place de la Mairie
78270 NOTRE-DAME-DE-LA-MER
A l'attention de Monsieur le Maire
Jean-Luc MAILLOC
1 place de la Mairie
78270 NOTRE-DAME-DE-LA-MER
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.