Le Département des Deux-Sèvres recrute par voie contractuelle à la Direction de l'Enfance et de la Famille pour son antenne médico-sociale action sociale généraliste de Bressuire une secrétaire logistique (F/H) - CDD 4 mois
Au nord de la Région Nouvelle-Aquitaine, entre Loire et océan, à 1h50 de Paris en TGV et 30 minutes du littoral, le Département des Deux-Sèvres bénéficie d'un environnement attractif et d'un cadre de vie agréable, connecté et dynamique.

Le service action sociale généraliste recrute une secrétaire logistique pour son antenne médico-sociale de Bressuire pour un contrat à durée déterminée de 4 mois qui aura pour missions :
1- Gestion et coordination des moyens matériels et humains pour l'ensemble des agents :
a. Accueille les nouveaux arrivants,
b. Gère les plannings des congés, RTT, temps partiel, absences pour l'ensemble des agents du territoire (et selon les sites, gestion du personnel d'entretien), référent Incovar,
c. Coordonne le secrétariat ASG et veille aux bonnes pratiques professionnelles des secrétaires Gère les moyens matériels :
* Locaux : planning d'utilisation des salles, suivi de travaux, veille au rangement des parties communes,
* Véhicules de service : planning d'utilisation, relevé kilométrique, suivi de l'entretien,
* Équipements bureautiques et informatiques : commande, suivi de l'entretien,
* Commande de fournitures, gestion des stocks,
* Commande de produits d'entretien,
* Gestion de la documentation et de la circulation de l'information en interne et en externe,
* Référente pour l'archivage.
2- Gestion du courrier (arrivée/départ) pour l'ensemble des agents de l'AMS.
3- Participation à l'accueil physique et téléphonique du public :
a. Assure la gestion de l'accueil du public (tenue du planning de présence des agents de gestion administrative et sociale / articulation de celui-ci avec le Chef de bureau),
b. Participe à l'accueil physique et téléphonique du public (notamment du public en difficulté) : écoute, informe, évalue l'objet de la demande, oriente,
c. Prend les messages et les rendez-vous pour l'ensemble des agents de l'AMS.
4- Gestion et suivi des dossiers sociaux et médico-sociaux :
a. Saisie informatique, dactylographie, traitement de texte, reprographie, affranchissement, tenue des échéanciers,
b. Expédie les demandes d'aide et des écrits de l'ensemble des agents de l'ASG,
c. Travaille en collaboration avec les référents sociaux des dossiers,
d. Accompagne sous forme de tutorat les agents nouvellement arrivés.
5- Travail en lien avec le chef de bureau ASG :
a. Assure la coordination du travail des secrétaires de l'AMS, le tutorat des agents nouvellement arrivées,
b. Assure le suivi des enveloppes financières susceptibles d'être affectées,
c. Assure le secrétariat du chef de bureau en l'absence de la secrétaire référente action sociale,
d. Participe aux réunions transversales pour l'ensemble des agents et assure la prise de notes,
e. Participe aux réunions des chefs de bureau suivant le besoin,
f. Participe aux réunions de régulation, de mission, de concertation, en l'absence de l'agent de gestion administrative et sociale - référent action sociale.

Conditions de travail liées au poste :
* CDD de 4 mois en remplacement d'un agent en maladie
* Poste à pourvoir à compter du 11 décembre 2023
* Rémunération statutaire et régime indemnitaire
* Poste à temps complet ouvrant droit à 23 jours de congés annuels et 23 RTT
* Permis de conduire obligatoire,
* Horaires de travail compatibles avec l'ouverture et la fermeture de l'ASM,
* Déplacements occasionnels sur l'ensemble du département (réunions, formations...

* Connaissances en secrétariat et de l'action sociale,
* Maîtrise de l'outil informatique (et logiciels métier...),
* Connaissances de l'environnement institutionnel,
* Goût du travail en équipe,
* Capacité de négociation et de coordination,
* Veille documentaire
* Organisation et rigueur,
* Sens des priorités,
* Ecoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité,
* Intérêt pour la prise en compte du public en difficulté