Agent d'accueil et de gestion administrative inscriptions et facturation
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Offre n° O079240531001433
Publiée le 31/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Au cœur de l'arc atlantique, la ville de Niort est située aux portes du marais poitevin, bénéficiant d'une situation privilégiée. Préfecture des Deux-Sèvres, avec ses 60 000 habitants, elle est la capitale française des mutuelles d'assurance, tournée vers l'économie solidaire (30 000 emplois tertiaires), l'environnement, l'art et le sport. Ville centre d'une communauté d'agglomération de 120 000 habitants.
Lieu de travail
Mairie de niort - direction des ressources humaines - 1 place martin bastard - cs 58755, Niort (Deux-Sèvres)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
24/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Agent d'accueil et de gestion administrative inscriptions et facturation
Missions / conditions d'exercice
A côté de ses missions obligatoires en matière de gestion des écoles du 1er degré (carte scolaire, ressources humaines et financières, patrimoine), la Direction de l'Education contribue à la mise en œuvre d’une politique éducative au sens large, souhaitée par la Municipalité, en investissant les temps périscolaires et extra scolaires dans le cadre d’un projet Educatif de Territoire, renouvelé en 2023. Plus de 4 000 enfants fréquentent les 19 groupes scolaires répartis sur le territoire Niortais. Le périmètre d’activité de la Direction est vaste avec de multiples partenaires internes et externes.
Le service Affaires scolaires a en charge la sectorisation scolaire, la gestion des inscriptions scolaires et en accueil de loisirs, la facturation des activités périscolaires, des accueils de loisirs, de la restauration, la gestion des actions éducatives sur le temps scolaires (classes de découvertes, projets fédérateurs…), la gestion des conseils d’écoles, l’accompagnement des écoles, le suivi des travaux sur les écoles, l’utilisation des locaux scolaires.
A ce titre, au sein de la cellule Inscriptions/Facturation (5 agents) et sous l'autorité de la Responsable du service, vous assurerez les missions suivantes :
ACTIVITES PRINCIPALES :
L'accueil physique et téléphonique dans une démarche de qualité de la relation usagers :
Inscriptions scolaires des enfants
Inscriptions aux activités périscolaires (accueils du matin et du soir, restaurant scolaire)
Inscriptions dans les accueils de loisirs (mercredis, petites vacances, grandes vacances)
Renseignements aux usagers
La gestion des dossiers familles :
Saisie informatique des différentes inscriptions
Mise à jour des dossiers familles (quotients familiaux, coordonnées,…)
Copies, classement
La gestion de l’affectation des effectifs scolaires :
Saisie des affectations par classe
Suivi des effectifs en lien avec les directeurs d’école (inscriptions en cours d’année, radiation)
Suivi des effectifs des accueils de loisirs :
Mise à jour des listings sur le logiciel Business Objects
Liaison avec les agents du service Animation en charge des accueils de loisirs
Traitement administratif et comptable de la facturation :
Remontée des pointages
Exploitation des pointages et saisie des absences signalées dans le cadre de la préparation de la facturation
Saisie et édition des trains de facturation
Contrôle et vérification des données facturées
Transmission des données à la Direction des Finances
Inscription comptable des titres
Traitement administratif et comptable des réclamations :
Recueil des réclamations
Rréparation des réponses aux demandes des usagers
Régularisations comptables le cas échéant
ACTIVITES SECONDAIRES
Suivi des dispositifs particuliers mis en place pour l’accueil des populations scolaires spécifiques (CLIS, enfants de Sciecq, primo arrivants, enfants du voyage…)
Envoi de courriers simples (demande de documents complémentaires...)
Mise à jour de tableaux de bords
Gestion comptable de recettes diverses (subventions, versement de l’Education Nationale dans le cadre de la mise en œuvre du SMA, participations des communes extérieures…)
Participation à l’amélioration des procédures et des outils de suivi
En appui de la cellule vie scolaire pour notamment la saisie des demandes de travaux des écoles mais également pour apporter de l’aide lors des moments de forte activité.
CONTRAINTES DU POSTE
Ouverture du service continue de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi
Permanence assurée par roulement des agents de la cellule
Environnement exposé au bruit
Le service Affaires scolaires a en charge la sectorisation scolaire, la gestion des inscriptions scolaires et en accueil de loisirs, la facturation des activités périscolaires, des accueils de loisirs, de la restauration, la gestion des actions éducatives sur le temps scolaires (classes de découvertes, projets fédérateurs…), la gestion des conseils d’écoles, l’accompagnement des écoles, le suivi des travaux sur les écoles, l’utilisation des locaux scolaires.
A ce titre, au sein de la cellule Inscriptions/Facturation (5 agents) et sous l'autorité de la Responsable du service, vous assurerez les missions suivantes :
ACTIVITES PRINCIPALES :
L'accueil physique et téléphonique dans une démarche de qualité de la relation usagers :
Inscriptions scolaires des enfants
Inscriptions aux activités périscolaires (accueils du matin et du soir, restaurant scolaire)
Inscriptions dans les accueils de loisirs (mercredis, petites vacances, grandes vacances)
Renseignements aux usagers
La gestion des dossiers familles :
Saisie informatique des différentes inscriptions
Mise à jour des dossiers familles (quotients familiaux, coordonnées,…)
Copies, classement
La gestion de l’affectation des effectifs scolaires :
Saisie des affectations par classe
Suivi des effectifs en lien avec les directeurs d’école (inscriptions en cours d’année, radiation)
Suivi des effectifs des accueils de loisirs :
Mise à jour des listings sur le logiciel Business Objects
Liaison avec les agents du service Animation en charge des accueils de loisirs
Traitement administratif et comptable de la facturation :
Remontée des pointages
Exploitation des pointages et saisie des absences signalées dans le cadre de la préparation de la facturation
Saisie et édition des trains de facturation
Contrôle et vérification des données facturées
Transmission des données à la Direction des Finances
Inscription comptable des titres
Traitement administratif et comptable des réclamations :
Recueil des réclamations
Rréparation des réponses aux demandes des usagers
Régularisations comptables le cas échéant
ACTIVITES SECONDAIRES
Suivi des dispositifs particuliers mis en place pour l’accueil des populations scolaires spécifiques (CLIS, enfants de Sciecq, primo arrivants, enfants du voyage…)
Envoi de courriers simples (demande de documents complémentaires...)
Mise à jour de tableaux de bords
Gestion comptable de recettes diverses (subventions, versement de l’Education Nationale dans le cadre de la mise en œuvre du SMA, participations des communes extérieures…)
Participation à l’amélioration des procédures et des outils de suivi
En appui de la cellule vie scolaire pour notamment la saisie des demandes de travaux des écoles mais également pour apporter de l’aide lors des moments de forte activité.
CONTRAINTES DU POSTE
Ouverture du service continue de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi
Permanence assurée par roulement des agents de la cellule
Environnement exposé au bruit
Profils recherchés
Expérience souhaitée dans des missions similaires d'accueil.
Aptitude pour l'accueil des usagers.
Connaissances de 1er niveau de la comptabilité publique.
Maîtrise appréciée des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers (Maelis, Business Objects, Sedit Finances, ATAL).
Capacités d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Organisation, rigueur et discrétion.
Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.
Disponibilité.
Aptitude pour l'accueil des usagers.
Connaissances de 1er niveau de la comptabilité publique.
Maîtrise appréciée des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers (Maelis, Business Objects, Sedit Finances, ATAL).
Capacités d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Organisation, rigueur et discrétion.
Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.
Disponibilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0549785329
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation + 2 dernières évaluations professionnelles et copie du diplôme et/ou attestation de réussite au concours et/ou arrêté de la dernière situation administrative, les 2 ou 3 derniers bulletins de salaire ) à l'attention de M. le Maire - DRH - Place Martin Bastard - CS 58755 - 79027 NIORT Cedex ou par mail : drh-recrutement@mairie-niort.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE NIORT
>Mairie de Niort - direction des ressources humaines - 1 place Martin Bastard - CS 58755
79027 Niort cedex
>Mairie de Niort - direction des ressources humaines - 1 place Martin Bastard - CS 58755
79027 Niort cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.