Chargé(e) de gestion administrative
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Offre n° O080230901195946
Publiée le 22/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
49 Bvd Châteaudun, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
13/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la direction de la MDPH et au sein du pôle ressources, le/la chargé(e) de gestion Ressources Humaines RH et Finances effectue prioritairement ses missions d'élaboration, d'exécution, de suivi et de contrôle dans les domaines de la gestion des Ressources Humaines et des Finances.
Il/elle assure par ailleurs des missions d'assistance pour l'administration générale de la MDPH.
Il/elle assure par ailleurs des missions d'assistance pour l'administration générale de la MDPH.
Missions / conditions d'exercice
Éxécution budgétaire :
- Créer, suivre et gérer les bons de commande et engagements
- Suivre et traiter les factures
- Exécuter et gérer les mandatements et titres
- Suivre les crédits de fonctionnement des différents budgets et les virements de crédits
- Assurer et suivre le remboursement du personnel mis à disposition avec refacturation
- Participer à l'élaboration des tableaux de bord de suivi financier avec la direction
- Assurer le suivi périodique de l'exécution du budget avec extraction des tableaux de bord
- Travailler en collaboration avec la direction des finances, la paierie départementale et la Trésorerie
- Assurer la gestion du patrimoine de la MDPH
- Tenir des statistiques permettant d'alimenter le rapport d'activité de la MDPH
- Assister la direction dans l'élaboration des propositions budgétaires
- Assister la direction dans la production du compte administratif et du budget prévisionnel avec édition des documents
- Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre de la comptabilité analytique
- Assurer le classement et l'archivage des documents financiers
Référent RH :
- Assister la direction et suivre les processus de recrutement : diffusion, candidatures, convocation entretiens et retours
- Assurer l'administration du personnel :
- Gestion des arrivées (DPAE, rédaction des contrats de travail, préparation du matériel, point RH avec la personne à son arrivée, organigramme, ...) et des départs (établissement des documents de fin de contrat, ...)
- Suivi des absences, du temps de travail, du télétravail, des visites médicales, des périodes d'essai et rédiger des documents divers (avenant au contrat de travail, promesse d'embauche, ...)
- Assurer les missions de suivi et le lien avec l'agence de service et de paiement pour les contrats de service civique
- Assurer l'administration et la gestion de la paie. Être l'Interlocuteur privilégié du prestataire de paie
- Être l'interlocuteur RH privilégié des agents de la MDPH
- Assurer une veille réglementaire et informer les agents sur les droits et obligations statutaires
- Mettre à jour les fiches de poste et suivre les carrières des agents (entretien annuel, avancements, promotion, ...)
- Participer à l'élaboration du plan de formation des agents de la MDPH et en assurer le suivi
- Être l'interlocuteur privilégié des organismes de formation
- Assister la direction dans l'administration des instances du personnel
- Participer à l'élaboration des tableaux de bord de suivi RH avec la direction
- Tenir des statistiques permettant d'alimenter le rapport d'activité de la MDPH
- Assurer le classement et l'archivage de documents
- Travailler en collaboration avec la direction des ressources humaines du département et des partenaires pour les agents mis à disposition du GIP
Assistance administrative :
- Concevoir et rédiger différents courriers, notes et rapports
- Planifier divers rendez-vous pour la direction et préparer les réunions partenariales
- Gérer divers plannings logistiques en lien avec les autres agents du pôle ressources (salles de réunion, véhicules, interventions diverses...)
- Assurer la continuité de service et l'accueil téléphonique au sein du pôle ressources
- Participer à la dynamique du Pôle Ressources.
- Participer aux réunions institutionnelles
- Créer, suivre et gérer les bons de commande et engagements
- Suivre et traiter les factures
- Exécuter et gérer les mandatements et titres
- Suivre les crédits de fonctionnement des différents budgets et les virements de crédits
- Assurer et suivre le remboursement du personnel mis à disposition avec refacturation
- Participer à l'élaboration des tableaux de bord de suivi financier avec la direction
- Assurer le suivi périodique de l'exécution du budget avec extraction des tableaux de bord
- Travailler en collaboration avec la direction des finances, la paierie départementale et la Trésorerie
- Assurer la gestion du patrimoine de la MDPH
- Tenir des statistiques permettant d'alimenter le rapport d'activité de la MDPH
- Assister la direction dans l'élaboration des propositions budgétaires
- Assister la direction dans la production du compte administratif et du budget prévisionnel avec édition des documents
- Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre de la comptabilité analytique
- Assurer le classement et l'archivage des documents financiers
Référent RH :
- Assister la direction et suivre les processus de recrutement : diffusion, candidatures, convocation entretiens et retours
- Assurer l'administration du personnel :
- Gestion des arrivées (DPAE, rédaction des contrats de travail, préparation du matériel, point RH avec la personne à son arrivée, organigramme, ...) et des départs (établissement des documents de fin de contrat, ...)
- Suivi des absences, du temps de travail, du télétravail, des visites médicales, des périodes d'essai et rédiger des documents divers (avenant au contrat de travail, promesse d'embauche, ...)
- Assurer les missions de suivi et le lien avec l'agence de service et de paiement pour les contrats de service civique
- Assurer l'administration et la gestion de la paie. Être l'Interlocuteur privilégié du prestataire de paie
- Être l'interlocuteur RH privilégié des agents de la MDPH
- Assurer une veille réglementaire et informer les agents sur les droits et obligations statutaires
- Mettre à jour les fiches de poste et suivre les carrières des agents (entretien annuel, avancements, promotion, ...)
- Participer à l'élaboration du plan de formation des agents de la MDPH et en assurer le suivi
- Être l'interlocuteur privilégié des organismes de formation
- Assister la direction dans l'administration des instances du personnel
- Participer à l'élaboration des tableaux de bord de suivi RH avec la direction
- Tenir des statistiques permettant d'alimenter le rapport d'activité de la MDPH
- Assurer le classement et l'archivage de documents
- Travailler en collaboration avec la direction des ressources humaines du département et des partenaires pour les agents mis à disposition du GIP
Assistance administrative :
- Concevoir et rédiger différents courriers, notes et rapports
- Planifier divers rendez-vous pour la direction et préparer les réunions partenariales
- Gérer divers plannings logistiques en lien avec les autres agents du pôle ressources (salles de réunion, véhicules, interventions diverses...)
- Assurer la continuité de service et l'accueil téléphonique au sein du pôle ressources
- Participer à la dynamique du Pôle Ressources.
- Participer aux réunions institutionnelles
Profils recherchés
MOYENS MIS A DISPOSITION : Téléphone, ordinateur portable et double écran, scanner, logiciels métiers.
CONTRAINTES DU POSTE :
- Travail quasi constant sur écran d'ordinateur.
- Continuité de service avec l'assistante de direction.
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
* Maîtrise de l'environnement bureautique.
* Connaissance des pratiques en matière de ressources humaines.
* Connaissance des règles de la comptabilité publique, de la comptabilité analytique et du contrôle de gestion.
* Maîtrise des techniques d'expression écrite et orale.
* Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités.
Aptitudes professionnelles :
* Capacités d'anticipation
* Capacités à définir et à hiérarchiser les priorités et respect des délais
* Sens de l'organisation
* Capacités à travailler en équipe.
* Capacités rédactionnelles et de prise de notes.
* Respect des procédures et des normes rédactionnelles.
Comportements/motivations :
* Avoir le sens des responsabilités.
* Etre rigoureux et méthodique.
* Avoir un très bon relationnel.
* Avoir l'esprit d'initiative.
* Etre dynamique.
* Etre autonome.
* Avec une forte capacité d'adaptation.
* Avoir le devoir de réserve.
* Etre discret et respecter la confidentialité.
CONTRAINTES DU POSTE :
- Travail quasi constant sur écran d'ordinateur.
- Continuité de service avec l'assistante de direction.
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
* Maîtrise de l'environnement bureautique.
* Connaissance des pratiques en matière de ressources humaines.
* Connaissance des règles de la comptabilité publique, de la comptabilité analytique et du contrôle de gestion.
* Maîtrise des techniques d'expression écrite et orale.
* Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités.
Aptitudes professionnelles :
* Capacités d'anticipation
* Capacités à définir et à hiérarchiser les priorités et respect des délais
* Sens de l'organisation
* Capacités à travailler en équipe.
* Capacités rédactionnelles et de prise de notes.
* Respect des procédures et des normes rédactionnelles.
Comportements/motivations :
* Avoir le sens des responsabilités.
* Etre rigoureux et méthodique.
* Avoir un très bon relationnel.
* Avoir l'esprit d'initiative.
* Etre dynamique.
* Etre autonome.
* Avec une forte capacité d'adaptation.
* Avoir le devoir de réserve.
* Etre discret et respecter la confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Contact
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Lien de candidature
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.