Sous l'autorité du responsable territorial accueil et action sociale, le ou la conseiller(ère) administratif(ve)et social(e) assure, l'accueil et l'orientation du public, la gestion du secrétariat du centre médico-social en lien avec une équipe pluridisciplinaire dont il ou elle garantit l'assistance administrative.

Accueil, orientation des usagers et réponse de premier niveau
assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires,
assurer une première écoute afin d'identifier la demande et le besoin
orienter les usagers vers le bon interlocuteur, en particulier lorsqu'un intervenant spécialisé est nécessaire (travailleur médico-social, agent d'une administration)
a la demande des usagers, aider à la réalisation des démarches administratives d'accès aux droits (aide au remplissage de documents, rédaction de courriers simples, prise de rendez-vous, etc.)
accompagner et/ou favoriser l'inclusion numérique en aidant l'usager à l'utilisation des outils numériques
informer les usagers sur toutes les permanences et les activités offertes en MDSI/siège du territoire
saisir et actualiser les données dans les logiciels (Solis)

Activités administratives
participer à la gestion de la boite mél générique
enregistrer (arrivée et départ) et ventiler le courrier
contribuer à la mise en oeuvre des procédures dématérialisées
participer à l'archivage papier et informatique
aider au respect de la charte graphique (règles et mise en forme des documents si nécessaire)
apporter un soutien administratif aux travailleurs médico-sociaux (planification des rendez-vous et envoi du courrier, mise en page de documents et conseils en bureautique)
prendre des messages/mails et transmettre les transcriptions aux professionnels concernés (saisie Solis afférente)





Coordination de la MDSI
contribuer à la préparation des conventions d?occupation des locaux par les partenaires,(concernant les possibilités de réservation de salles/bureaux)
gérer les plannings d'occupation des salles de réunion, des bureaux de permanence, des permanences des partenaires, des droits de visites médiatisées, des actions éducatives, des actions collectives d'insertion, des ateliers, réservation de véhicules, etc.
aider à la mise en place des actions collectives et ateliers notamment sur le plan logistique
organiser et gérer les espaces d'accueil du public et espaces collectifs de la MDSI (aménagement, rangement, affichage, etc.), veiller à la mise en valeur de l'espace (expositions)
contribuer au recueil de données statistiques
participer à des réunions

Gestion de la MDSI (uniquement pour les référents de site)
gérer la maintenance technique du matériel commun au sein de la MDSI
assurer la gestion des fournitures
faire le lien avec l'assistante du directeur/directeur pour tout problème humain, technique ou matériel relatif au fonctionnement du site
alerter le Responsable territorial accueil et action sociale pour tout problème de continuité

Contraintes du poste :

continuité de service

Compétences requises :

Connaissances :
connaissance de l'organisation de l'action sociale du Département
connaissance de la structure d'un territoire médico-social, de l'organisation et du fonctionnement d'un centre médico-social
connaissance de la législation médico-sociale et de ses applications pratiques
maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
connaissance des méthodes de classement et d'archivage







Aptitudes professionnelles :
capacité d'analyse et de synthèse
aptitude à hiérarchiser les urgences
adaptabilité
aptitude à l'organisation
capacité d'anticipation et de prévision

Comportements professionnels et motivations :
sens de la qualité du service offert au public
excellent relationnel
écoute
maîtrise de soi
disponibilité
réactivité
sens du travail en équipe
prise de recul
rigueur et méthode