Sous la hiérarchie des deux Responsables de Pôle, l'assistant(e) partage son temps entre les missions liées à l’assistance à l’activité du Pôle Accès aux Droits et celle du Pôle Évaluation de la MDPH. L’assistant(e) effectue prioritairement des missions d’assistance auprès des responsables de pôle en matière de planification, organisation, gestion administrative, et de communication. Il/elle contribue au travail en transversalité au sein de l’organisation de la MDPH

Assistance auprès des responsables de pôle
• Assurer les missions d'assistance auprès des responsables de pôle
• Apporter un soutien technique aux coordonnateurs du Pôle Évaluation et aux agents ressources du Pôle Accès aux Droits (organisation, logistique)
• Élaborer, organiser et diffuser le planning des temps de travail des pôles : planning activités accueil, instruction et équipes pluridisciplinaires notamment
• Assurer le secrétariat des réunions des pôles (convocation, ordre du jour, comptes-rendus, diffusion, etc.)
• Participer à l’élaboration et au recueil des données d’activités et assister les responsables de pôle dans l’élaboration des rapports d’activités.
• Contribuer à la réponse et au suivi des interventions au niveau des pôles.
• Planifier divers rendez-vous pour les cadres des équipes, préparer les réunions partenariales et assurer la gestion logistique (réservations salles, véhicules, etc.)
• Participer à la création et l’actualisation de documents, procédures et outils utiles sollicités et utiles au bon fonctionnement des pôles
• Assurer l’interface et insuffler l’articulation et la transversalité entre les pôles et les dominantes et participer aux groupes de travail dédiés
• Apporter un soutien technique pour l’élaboration et la mise à jour d’outils spécifiques (planning, diaporama, fiches de procédures, etc.
• Veiller à la bonne diffusion des informations liées au quotidien des différents pôles




Assistance en lien avec les chargés de gestion
• Assurer le traitement de l’instruction des dossiers d'usagers en accès restreint en binôme avec la chargée de gestion administrative du Pôle Accès aux Droits.
• Assurer la ventilation des bannettes MultiGest en lien avec la chargée de gestion administrative (affectation de dossiers à traiter par thématique ou nominatives)

Assistance administrative et polyvalence
• Concevoir et rédiger différents courriers, notes, rapports et présentations
• Gérer divers plannings logistiques en lien avec les agents du pôle ressources (salles de réunion, véhicules, etc.)
• Suivre, mettre à jour et relayer à l’assistante de direction : les stocks et les besoins en termes de fournitures, équipements et imprimés nécessaires aux pôles, les besoins en termes d’entretien des véhicules de service
• Préparer et participer à l’accueil des nouveaux arrivants en lien avec la chargée de gestion RH
• Assurer la continuité de service et l’accueil téléphonique et organiser les transferts d’appels des agents des pôles
• Participer à la dynamique de transversalité entre les Pôles et au sein de la MDPH et contribuer à l’amélioration du service
• Participer aux réunions d'équipes et réunions institutionnelles

Contraintes du poste :

• Travail quasi constant sur écran d’ordinateur
• Continuité de service avec les assistantes et chargées de gestion administrative

Compétences requises :

Connaissances :
• Connaître les dispositifs et les partenaires dans le champ du handicap
• Maîtriser les outils bureautiques (power point, publipostage, etc.), informatiques et les logiciels de gestion internes à la MDPH
• Connaître les procédures administratives
• Savoir mettre en œuvre les techniques d’expression orale et écrite
• Maîtriser l’orthographe et la syntaxe de la langue française




Aptitudes professionnelles :
• Etre réactif, savoir gérer le quotidien
• Etre en capacité de hiérarchiser les urgences
• Savoir s’adapter à la diversité des tâches confiées
• Avoir des capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction
• Savoir recueillir et transmettre de l’information avec réactivité
• Avoir une bonne organisation et savoir gérer son temps
• Développer des savoirs d'animation de réunion

Comportements professionnels – motivations :
• Etre dynamique et disponible
• Faire preuve d’autonomie dans le travail
• Etre rigoureux et méthodique
• Avoir le sens de l’initiative
• Etre discret et respecter la confidentialité