Assistant(e) administrative du pôle logement et habitat
Offre n° O080251016000980
Publiée le 16/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
49 Boulevard Châteaudun, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
17/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique du responsable du pôle logement et habitat, l'assistant(e) administrative du pôle apporte une assistance au responsable. Afin d'optimiser l'organisation administrative du pôle logement habitat, il ou elle peut également être amené(e) à assister l'ensemble de l'équipe d'encadrement. Il ou elle organise et coordonne la diffusion des informations en interne, et en direction des partenaires externes en assurant un rôle d'interface avec les directions du Conseil départemental et ses partenaires. Garant(e) de la bonne organisation administrative du pôle, il ou elle assure l'ensemble du suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés.
Missions / conditions d'exercice
Appui au responsable du pôle départemental logement et habitat
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Conseiller et orienter les usagers et partenaires
Fournir une information fiable et régulière au responsable par reporting et l'alerter dès que nécessaire (parapheurs, délais de réponse des courriers)
Gérer le suivi de parapheurs, vérifier les courriers mis à la signature du responsable, en veillant à l'application des règles administratives du Conseil départemental et de la charte graphique du Département
Constituer et suivre les dossiers confiés par le responsable du pôle
Procéder à des recherches documentaires sur les sujets traités par le pôle
Assistance administrative du pôle
Assurer une réponse de premier niveau des appels téléphoniques et gérer les demandes, en évaluant leur urgence
Rédiger, saisir et mettre en forme tout type de document (courriers, notes, synthèses, comptes-rendus, rapports...) dans le respect de la charte graphique du Conseil départemental et des règles administratives
Organiser, planifier les réunions internes et externes (convocation, préparation des dossiers et envoi de l'ordre du jour, réservation de salles) et rédiger, diffuser les comptes-rendus après validation
Élaborer, mettre en forme et actualiser les outils (rétro planning, tableaux de bord et de suivi, répertoire des contacts
Réceptionner, enregistrer, trier, redistribuer et traiter le courrier du pôle logement habitat
Assurer l'appui administratif et bureautique du pôle (participer au suivi administratif des dossiers) avec les membres du pôle, si besoin en lien avec le correspondant informatique
Assurer la continuité de service (accueil physique et téléphonique, assistance administrative) pour les secrétariats des autres pôles et de la Direction
Mettre en forme les comptes rendus des réunions
Apporter un appui bureautique de premier niveau à l'ensemble du pôle logement habitat
Gestion RH
Suivre et tenir à jour la liste des personnels du pôle logement habitat et de la continuité de service (organigrammes, tableaux de bord RH) et transmettre l'information à la direction
Assurer l'accueil administratif et logistique de l'équipe
Préparer le tableau de suivi annuel des congés du pôle logement habitat, veiller à son renseignement par les agents selon les délais établis et alerter, si besoin, le responsable du pôle logement habitat par rapport à la continuité de service
Recueillir les demandes d'absences des agents placés sous la hiérarchie directe du responsable de pôle logement habitat (congés, formation, garde d'enfants...)
Recueillir et transmettre les arrêts de travail des agents placés sous la hiérarchie directe du responsable de pôle logement habitat et les transmettre au chef de service à la DRRH
Organiser les plannings et le suivi des formations, centraliser la réalisation du plan de formation du pôle
Préparer les déplacements des agents du pôle
Gestion logistique
Garantir le bon fonctionnement des équipements des agents du pôle logement habitat
Assurer les commandes de fournitures et la gestion logistique du pôle logement habitat (réservation de salles, véhicule de service...)
Garantir la logistique pour les réunions organisées par le responsable de pôle logement habitat
Gérer le classement et l'archivage du pôle logement habitat y compris l'arborescence informatique
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Conseiller et orienter les usagers et partenaires
Fournir une information fiable et régulière au responsable par reporting et l'alerter dès que nécessaire (parapheurs, délais de réponse des courriers)
Gérer le suivi de parapheurs, vérifier les courriers mis à la signature du responsable, en veillant à l'application des règles administratives du Conseil départemental et de la charte graphique du Département
Constituer et suivre les dossiers confiés par le responsable du pôle
Procéder à des recherches documentaires sur les sujets traités par le pôle
Assistance administrative du pôle
Assurer une réponse de premier niveau des appels téléphoniques et gérer les demandes, en évaluant leur urgence
Rédiger, saisir et mettre en forme tout type de document (courriers, notes, synthèses, comptes-rendus, rapports...) dans le respect de la charte graphique du Conseil départemental et des règles administratives
Organiser, planifier les réunions internes et externes (convocation, préparation des dossiers et envoi de l'ordre du jour, réservation de salles) et rédiger, diffuser les comptes-rendus après validation
Élaborer, mettre en forme et actualiser les outils (rétro planning, tableaux de bord et de suivi, répertoire des contacts
Réceptionner, enregistrer, trier, redistribuer et traiter le courrier du pôle logement habitat
Assurer l'appui administratif et bureautique du pôle (participer au suivi administratif des dossiers) avec les membres du pôle, si besoin en lien avec le correspondant informatique
Assurer la continuité de service (accueil physique et téléphonique, assistance administrative) pour les secrétariats des autres pôles et de la Direction
Mettre en forme les comptes rendus des réunions
Apporter un appui bureautique de premier niveau à l'ensemble du pôle logement habitat
Gestion RH
Suivre et tenir à jour la liste des personnels du pôle logement habitat et de la continuité de service (organigrammes, tableaux de bord RH) et transmettre l'information à la direction
Assurer l'accueil administratif et logistique de l'équipe
Préparer le tableau de suivi annuel des congés du pôle logement habitat, veiller à son renseignement par les agents selon les délais établis et alerter, si besoin, le responsable du pôle logement habitat par rapport à la continuité de service
Recueillir les demandes d'absences des agents placés sous la hiérarchie directe du responsable de pôle logement habitat (congés, formation, garde d'enfants...)
Recueillir et transmettre les arrêts de travail des agents placés sous la hiérarchie directe du responsable de pôle logement habitat et les transmettre au chef de service à la DRRH
Organiser les plannings et le suivi des formations, centraliser la réalisation du plan de formation du pôle
Préparer les déplacements des agents du pôle
Gestion logistique
Garantir le bon fonctionnement des équipements des agents du pôle logement habitat
Assurer les commandes de fournitures et la gestion logistique du pôle logement habitat (réservation de salles, véhicule de service...)
Garantir la logistique pour les réunions organisées par le responsable de pôle logement habitat
Gérer le classement et l'archivage du pôle logement habitat y compris l'arborescence informatique
Profils recherchés
Contraintes du poste :
• continuité de service (accueil physique et téléphonique, assistance administrative) pour les secrétariats de la direction de l’insertion, du logement et de l’emploi
• Permis B exigé
Compétences requises :
Connaissances :
Maîtrise de l'environnement bureautique sous Windows et Libre Office, Writer, Calc, Impress
Maîtrise des outils de messagerie électronique Zimbra
Connaissance des logiciels métier Oxyad courriers réservés et Oxyad délibérations, Logaweb
Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du Conseil départemental
Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités
Aptitudes professionnelles
Capacité d'anticipation
Capacité à définir et hiérarchiser les urgences
Capacité d'organisation et de coordination
Aptitude au travail en équipe
Capacités rédactionnelles et de prise de notes
Respect des procédures et des normes rédactionnelles (ex : charte graphique)
Aisance dans l'expression orale
Force de proposition
Comportements professionnels
Motivations
Sens de la qualité du service au public
Disponibilité
Sens des responsabilités
Rigueur et méthode
Très bon relationnel écoute, diplomatie
Esprit d'initiative
Dynamisme
Réactivité
Autonomie
Forte capacité d'adaptation
Devoir de réserve loyauté institutionnelle discrétion
Résistance au stress
• continuité de service (accueil physique et téléphonique, assistance administrative) pour les secrétariats de la direction de l’insertion, du logement et de l’emploi
• Permis B exigé
Compétences requises :
Connaissances :
Maîtrise de l'environnement bureautique sous Windows et Libre Office, Writer, Calc, Impress
Maîtrise des outils de messagerie électronique Zimbra
Connaissance des logiciels métier Oxyad courriers réservés et Oxyad délibérations, Logaweb
Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du Conseil départemental
Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités
Aptitudes professionnelles
Capacité d'anticipation
Capacité à définir et hiérarchiser les urgences
Capacité d'organisation et de coordination
Aptitude au travail en équipe
Capacités rédactionnelles et de prise de notes
Respect des procédures et des normes rédactionnelles (ex : charte graphique)
Aisance dans l'expression orale
Force de proposition
Comportements professionnels
Motivations
Sens de la qualité du service au public
Disponibilité
Sens des responsabilités
Rigueur et méthode
Très bon relationnel écoute, diplomatie
Esprit d'initiative
Dynamisme
Réactivité
Autonomie
Forte capacité d'adaptation
Devoir de réserve loyauté institutionnelle discrétion
Résistance au stress
Contact et modalités de candidature
Contact
https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.