Ce syndicat mixte, labellisé Établissement Public Territorial de Bassin s’étend sur un territoire de 823 communes. Il est constitué des Conseils Départementaux de la Somme, de l’Aisne, de l’Oise, de 31 Établissements Publics de Coopération Intercommunale et de 15 associations syndicales de propriétaires riverains. Il réalise les études, anime et met en œuvre les programmes d’actions dans les domaines de la prévention des inondations, de la restauration et la gestion des rivières et zones humides, de l’eau potable et l’assainissement auprès des collectivités du territoire.
Il compte à ce jour 32 agents et son siège social est situé à Dury (Amiens Sud).

Le pôle administratif comptant aujourd’hui 4 agents et 1 responsable, l’EPTB Somme recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative. L’agent évoluera au sein du pôle dont les missions sont organisées en système « pilote/relais » permettant d’assurer une continuité de service auprès de l’ensemble de la collectivité et de ses membres.

RECRUTE UN(E) CHARGĒ(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE

Sous l'autorité du Président de l'AMEVA, sous la conduite du Directeur et sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif, le(a) chargé(e) de gestion administrative devra assurer les missions suivantes :


Pour 60% de son temps de travail :

Gestion administrative :
- Traiter le courrier postal et les courriels départ / arrivée (mise en page des courriers, bordereaux d’envoi, réponses aux invités, enregistrement, affranchissement, …)
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Traiter et diffuser l'information
- Tenir à jour l'annuaire des membres et des partenaires
- Classement et archivage
- Préparer les réunions : gestion du fichier des membres, envoi des dates à retenir, des convocations avec ordre du jour et dossier de séance, pointage des réponses pour le quorum
- Préparer les délibérations, les envoyer au contrôle de légalité et les diffuser (courrier et site internet), Préparer la rédaction des comptes-rendus, …
- Assistance administrative et appui aux pôles techniques

Gestion logistique :
- Suivi et gestion des contrats de maintenance (parc informatique, téléphonie, messagerie, photocopieur, …)
- Suivi des contrats et relations avec les prestataires (nettoyage de locaux, petit entretien du bâtiment, espaces verts…)
- Suivi de la flotte véhicules (Contrôles techniques, contrats entretien, cartes accréditives, location, assurances…)
- Gestion des achats courants et des équipements de protection individuels (fournitures administratives, petit équipement…) en lien avec les responsables de pôles
- Suivi des réservations et mise à jour des tableaux (salles, véhicules, matériels…)
- Renouvellement des abonnements et adhésions


Pour 30% de son temps de travail :

Gestion administrative de l’assistance technique Eau/Assainissement :
- Calcul annuel du coût des prestations aux collectivités locales
- Rédaction, envoi et suivi administratif des conventions avec les collectivités (assistance technique SATESE, SATEP, assistance à maîtrise d’ouvrage, …)
- Mise à jour de l’inventaire du matériel en relation avec les techniciens.
- Participation à la rédaction du rapport annuel d’activité du service d’Assistance Technique Départementale, suivi de la reprographie du document et envoi.


Pour 10% de son temps de travail :

Communication :
- Actions de communication : Diffusion de la Newsletter/évènements
- Administration et mises à jour du site internet, interlocuteur administrateur et référent des agents, actualités…
- Participation aux actions de communication de la structure (rapport d’activité annuel, commande des supports de communication, …)
- Veille à la bonne circulation interne et externe de l’information

PROFIL

Compétences requises
• Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Internet
• Connaissance des collectivités territoriales et des procédures administratives
• Notions sur la rédaction des actes administratifs
• Notions de comptabilité publique locale
• Expérience professionnelle dans des fonctions similaires appréciée

Aptitudes professionnelles
• Autonomie dans l’organisation du travail
• Maîtrise des codes de communication verbale et corporelle
• Rigueur et méthode
• Adaptabilité
• Esprit d’initiative
• Sens du travail en équipe
• Discrétion


Filière : Administrative
Cadre d’emploi : Adjoint Administratifs Territoriaux
Catégorie : C