Agent d'accueil et d'instruction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081220400615669
Publiée le 21/04/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue de l'hôtel de ville, Albi (Tarn)
Poste à pourvoir le
06/06/2022
Date limite de candidature
11/05/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
Sous la responsabilité du chef de service, il est chargé au sein d'une équipe d'accueillir les usagers, de les renseigner et d'instruire leurs demandes afférentes à l'ensemble des domaines de compétences du service état civil/cimetières.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* poste marqué par l'importance de l'accueil du public
* participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
* travail le dimanche lors des scrutins électoraux
* NBI fonction d'accueil à titre principal
* amplitude horaire du service : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
* horaires de travail quotidien dans ce cadre = 7h24
* Temps complet
Sous la responsabilité du chef de service, il est chargé au sein d'une équipe d'accueillir les usagers, de les renseigner et d'instruire leurs demandes afférentes à l'ensemble des domaines de compétences du service état civil/cimetières.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* poste marqué par l'importance de l'accueil du public
* participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
* travail le dimanche lors des scrutins électoraux
* NBI fonction d'accueil à titre principal
* amplitude horaire du service : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
* horaires de travail quotidien dans ce cadre = 7h24
* Temps complet
Missions / conditions d'exercice
Missions
État civil
* en guichet
◦ accueil, renseignement, instruction des demandes
◦ titres d'identité : traite les demandes de cartes nationales d'identité, passeports et délivre les titres d'identité
◦ état civil : réceptionne les déclarations et établit des actes d'état civil (naissance, reconnaissance, décès, mariage) ; reçoit, contrôle et traite les demandes de ce domaine (délivrance d'actes, légalisation de signature, certification conforme de copie) ; remet des imprimés de demande de duplicata et délivre les livrets de famille
◦ attestations d'accueil : renseigne sur la composition des dossiers
◦ élections : enregistre les demandes d'inscription sur les listes électorales
◦ prise de rendez-vous : prend des rendez-vous pour le dépôt de dossier de demande de titres d'identité, de mariage et d'attestation d'accueil
* hors guichet
◦ réceptionne et traite les appels téléphoniques
◦ enregistre et traite les demandes des usagers parvenues par courrier, mail, site mairie et service public
◦ mariages : vérifie les éléments du dossier et le prépare, diffuse la convocation au rendez-vous, reçoit les prétendants au mariage, établit le projet et l'acte de mariage, organise et participe aux cérémonies
◦ PACS : vérifie les éléments du dossier et le prépare, diffuse la convocation au rendez-vous, reçoit les partenaires et enregistre la déclaration de PACS
◦ participe à la tenue et à la mise à jour régulière des registres de l'état civil
◦ traite les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC)
◦ Attestations d'accueil : réceptionne et vérifie les éléments du dossier, établit l'attestation d'accueil et la soumet à la signature
Élections
* met à jour les listes électorales (Elire et OpenElec)
* période de scrutin : gère les procurations, organise les scrutins, traite les données recueillies les jours de scrutin
Recensement citoyen
* pour chaque période, procède à la vérification des jeunes recensés dans la période, corrige le fichier établi (Pecoto) et le dépose sur l'espace dédié (majdc.fr -Présage)
L'agent est susceptible d'exercer l'ensemble des activités du service état civil/cimetières
État civil
* en guichet
◦ accueil, renseignement, instruction des demandes
◦ titres d'identité : traite les demandes de cartes nationales d'identité, passeports et délivre les titres d'identité
◦ état civil : réceptionne les déclarations et établit des actes d'état civil (naissance, reconnaissance, décès, mariage) ; reçoit, contrôle et traite les demandes de ce domaine (délivrance d'actes, légalisation de signature, certification conforme de copie) ; remet des imprimés de demande de duplicata et délivre les livrets de famille
◦ attestations d'accueil : renseigne sur la composition des dossiers
◦ élections : enregistre les demandes d'inscription sur les listes électorales
◦ prise de rendez-vous : prend des rendez-vous pour le dépôt de dossier de demande de titres d'identité, de mariage et d'attestation d'accueil
* hors guichet
◦ réceptionne et traite les appels téléphoniques
◦ enregistre et traite les demandes des usagers parvenues par courrier, mail, site mairie et service public
◦ mariages : vérifie les éléments du dossier et le prépare, diffuse la convocation au rendez-vous, reçoit les prétendants au mariage, établit le projet et l'acte de mariage, organise et participe aux cérémonies
◦ PACS : vérifie les éléments du dossier et le prépare, diffuse la convocation au rendez-vous, reçoit les partenaires et enregistre la déclaration de PACS
◦ participe à la tenue et à la mise à jour régulière des registres de l'état civil
◦ traite les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC)
◦ Attestations d'accueil : réceptionne et vérifie les éléments du dossier, établit l'attestation d'accueil et la soumet à la signature
Élections
* met à jour les listes électorales (Elire et OpenElec)
* période de scrutin : gère les procurations, organise les scrutins, traite les données recueillies les jours de scrutin
Recensement citoyen
* pour chaque période, procède à la vérification des jeunes recensés dans la période, corrige le fichier établi (Pecoto) et le dépose sur l'espace dédié (majdc.fr -Présage)
L'agent est susceptible d'exercer l'ensemble des activités du service état civil/cimetières
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoir
* connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen, de la délivrance des titres d'identité et du funéraire
* connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information
Savoir faire
* maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des usagers
* être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
* maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
* analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
* maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (application ANTS, Mélodie, OpenElec, Maestro Opus, cimetières...)
* se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
* capacités rédactionnelles
* être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers
Savoir être
* sens affirmé du service public et goût du contact avec le public
* sens du travail en équipe
* discrétion
* rigueur pour l'application de la réglementation et des procédures
* polyvalence et flexibilité
* méthode, organisation, sens des priorités et esprit d'initiative
* bonne présentation
Savoir
* connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen, de la délivrance des titres d'identité et du funéraire
* connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information
Savoir faire
* maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des usagers
* être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
* maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
* analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
* maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (application ANTS, Mélodie, OpenElec, Maestro Opus, cimetières...)
* se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
* capacités rédactionnelles
* être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers
Savoir être
* sens affirmé du service public et goût du contact avec le public
* sens du travail en équipe
* discrétion
* rigueur pour l'application de la réglementation et des procédures
* polyvalence et flexibilité
* méthode, organisation, sens des priorités et esprit d'initiative
* bonne présentation
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement)
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à :
Madame Florence Bardy, directrice accueil des publics Tél. : 05 63 49 11 80
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à :
Madame Florence Bardy, directrice accueil des publics Tél. : 05 63 49 11 80
Adresse de l'employeur
Mairie d'ALBI
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.