Assistant (h/f) administratif et comptable - agent d'accueil
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081230501041532
Publiée le 19/05/2023
Synthèse de l'offre
La communauté d'agglomération de l'Albigeois, créée en 2003, exerce des compétences clés pour le développement du territoire des 16 communes qui la composent (aménagement de l'espace, voirie, habitat, développement économique, assainissement, urbanisme, environnement, éclairage public et maîtrise énergétique ) et la vie quotidienne des 85 000 grands albigeois (transports, collecte des déchets, propreté, médiathèques, équipements aquatiques, ). Elle s appuie sur une administration regroupant aujourd'hui près de 550 agents.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
49 rue Henri Moissan, Albi (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
03/07/2023
Date limite de candidature
05/06/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
Au sein du service régie voirie, assure l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion des missions administratives et comptables du service.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* NBI : fonction d'accueil à titre principal
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Temps complet : 37 heures par semaine sur 5 jours
* Modifications exceptionnelles des horaires de travail notamment en cas d'événement majeur (hivernage, événements climatiques de type tempête, inondation...)
* Travail en open space (2 ou 3 bureaux)
Avantages
* Prime de fin d'année
* Participation employeur mutuelle, prévoyance
* COS (comité des œuvres sociales)
Au sein du service régie voirie, assure l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion des missions administratives et comptables du service.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* NBI : fonction d'accueil à titre principal
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Temps complet : 37 heures par semaine sur 5 jours
* Modifications exceptionnelles des horaires de travail notamment en cas d'événement majeur (hivernage, événements climatiques de type tempête, inondation...)
* Travail en open space (2 ou 3 bureaux)
Avantages
* Prime de fin d'année
* Participation employeur mutuelle, prévoyance
* COS (comité des œuvres sociales)
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Missions administratives
* Gérer l'accueil physique du service (orientation, renseignements généraux)
* Gérer les appels téléphoniques de la régie voirie, ponctuellement du service éclairage public et du Allô Mairie : saisie et suivi des demandes
* Organiser des réunions
* Transmettre les demandes d'interventions aux référents d'activité concernés et suivi
* Traiter le courrier : classement, réponse, suivi (Web-GFC pour courriers entrants et sortants)
* Mettre en forme les courriers et compte-rendus de réunion/transmission
* Suivre les circuits de signature et les visas de l'ensemble des documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats...)/diffusion et classement de ces documents
* Saisir les congés, suivre le plan de formation du personnel et les permis de conduire, CACES
* Gérer les contrats et conventions du service
* Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord nécessaires à l'activité
* Gérer les fournitures administratives, le mobilier et le matériel de bureau
* Intégrer des documents sur webdelib
* Traiter les déclarations de travaux à proximité des réseaux (DT) du service
* Classer et archiver des documents (correspondant(e) archives du service)
Missions comptables
* Assurer la revalorisation des travaux d'investissement réalisés en régie en lien avec le service des finances
* Assurer la gestion administrative des marchés : notification, classement, ordres de service, bons de commandes, avenants, préparation des documents nécessaires à la réception et à la levée des réserves, gestion des prix nouveaux, traitement des actes spéciaux de sous-traitance
* Gérer les opérations comptables des marchés (procédures d'engagement, de facturation, de mandatement)
* Participer à la préparation et au suivi budgétaire
* Mettre à jour les tableaux de suivi des CLECT par communes
Missions administratives
* Gérer l'accueil physique du service (orientation, renseignements généraux)
* Gérer les appels téléphoniques de la régie voirie, ponctuellement du service éclairage public et du Allô Mairie : saisie et suivi des demandes
* Organiser des réunions
* Transmettre les demandes d'interventions aux référents d'activité concernés et suivi
* Traiter le courrier : classement, réponse, suivi (Web-GFC pour courriers entrants et sortants)
* Mettre en forme les courriers et compte-rendus de réunion/transmission
* Suivre les circuits de signature et les visas de l'ensemble des documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats...)/diffusion et classement de ces documents
* Saisir les congés, suivre le plan de formation du personnel et les permis de conduire, CACES
* Gérer les contrats et conventions du service
* Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord nécessaires à l'activité
* Gérer les fournitures administratives, le mobilier et le matériel de bureau
* Intégrer des documents sur webdelib
* Traiter les déclarations de travaux à proximité des réseaux (DT) du service
* Classer et archiver des documents (correspondant(e) archives du service)
Missions comptables
* Assurer la revalorisation des travaux d'investissement réalisés en régie en lien avec le service des finances
* Assurer la gestion administrative des marchés : notification, classement, ordres de service, bons de commandes, avenants, préparation des documents nécessaires à la réception et à la levée des réserves, gestion des prix nouveaux, traitement des actes spéciaux de sous-traitance
* Gérer les opérations comptables des marchés (procédures d'engagement, de facturation, de mandatement)
* Participer à la préparation et au suivi budgétaire
* Mettre à jour les tableaux de suivi des CLECT par communes
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoirs
* Connaître le cadre institutionnel des collectivités territoriales et EPCI
* Connaître l'organisation et les compétences de la communauté d'agglomération de l'albigeois et de ses communes membres
* Connaître l'organigramme et les missions de chaque service
Savoir-faire
* Connaître et utiliser le cadre réglementaire des marchés publics et des finances publiques
* Connaître, suivre et appliquer les marchés, contrats et conventions du service régie voirie
* Maîtriser et mettre en pratique les techniques administratives : prise de notes, rédaction, classement
* Maîtriser parfaitement la bureautique
* Connaître les procédures budgétaires et comptables
* Être capable de classer et archiver des documents
* Évoluer et se former pour répondre aux nécessités du poste
Savoir-être
* Être motivé et efficace dans l'exécution de ses missions et activités
* Être autonome dans son travail en respectant les règles de fonctionnement du service
* Être capable d'évoluer
* Avoir le sens des relations humaines
* Être méthodique, consciencieux et organisé
* Être rigoureux
* Être disponible et curieux
* Être discret
Profil - formation - expérience
* Formation de type "secrétariat - comptabilité"
* Formations complémentaires dans les domaines de la commande publique et de la finance publique
* Autonome en informatique
Savoirs
* Connaître le cadre institutionnel des collectivités territoriales et EPCI
* Connaître l'organisation et les compétences de la communauté d'agglomération de l'albigeois et de ses communes membres
* Connaître l'organigramme et les missions de chaque service
Savoir-faire
* Connaître et utiliser le cadre réglementaire des marchés publics et des finances publiques
* Connaître, suivre et appliquer les marchés, contrats et conventions du service régie voirie
* Maîtriser et mettre en pratique les techniques administratives : prise de notes, rédaction, classement
* Maîtriser parfaitement la bureautique
* Connaître les procédures budgétaires et comptables
* Être capable de classer et archiver des documents
* Évoluer et se former pour répondre aux nécessités du poste
Savoir-être
* Être motivé et efficace dans l'exécution de ses missions et activités
* Être autonome dans son travail en respectant les règles de fonctionnement du service
* Être capable d'évoluer
* Avoir le sens des relations humaines
* Être méthodique, consciencieux et organisé
* Être rigoureux
* Être disponible et curieux
* Être discret
Profil - formation - expérience
* Formation de type "secrétariat - comptabilité"
* Formations complémentaires dans les domaines de la commande publique et de la finance publique
* Autonome en informatique
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement en pdf)
à Madame la Présidente
Communauté d'agglomération de l'Albigeois
BP 70304 - 81009 ALBI CEDEX
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : madame Patricia Jeanselme, responsable de la régie voirie, Tél. : 05 63 76 05 70
à Madame la Présidente
Communauté d'agglomération de l'Albigeois
BP 70304 - 81009 ALBI CEDEX
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : madame Patricia Jeanselme, responsable de la régie voirie, Tél. : 05 63 76 05 70
Adresse de l'employeur
Communauté d'Agglomération de l'Albigeois
>CS 70304
81024 Albi Cedex 9
>CS 70304
81024 Albi Cedex 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.