Assistant (h/f) chargé des réservations des salles culturelles et de l'instruction du comité des salles
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081230601061331
Publiée le 06/06/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue de l'hôtel de ville, Albi (Tarn)
Poste à pourvoir le
17/07/2023
Date limite de candidature
23/06/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La direction congrès et gestion des salles, rattachée au pôle vie sociale/proximité et citoyenneté, est composée de 11 agents. Cette direction est chargée de faciliter la réservation des équipements culturels et évènementiels tout en permettant à chaque organisateur de bénéficier d'un accompagnement personnalisé.
Définition du métier ou de la fonction
Placée sous la responsabilité de la directrice, l'assistant.e de réservation des salles culturelles de la ville d'Albi est en charge :
* de l'instruction des demandes de réservations liées à l'utilisation des équipements culturels (grand théâtre, Athanor, théâtre des Lices, Arcé) et des procédures administratives en découlant. Il est à ce titre l'interlocuteur dédié des organisateurs et des services de la ville. Il est en charge de les renseigner, de les conseiller et de faciliter l'organisation de leur événement en lien avec la Scène Nationale, gestionnaire technique des lieux
* de la préparation et du suivi du "comité des salles"en charge d'étudier tous les 15 jours les demandes de réservations exprimées sur la totalité des équipements culturels et événementiels propriétés de la ville
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Disponibilité nécessaire sur certains événements portés par la direction
Avantages
* Prime de fin d'année
* Participation employeur mutuelle, prévoyance
* COS (comité des œuvres sociales)
Définition du métier ou de la fonction
Placée sous la responsabilité de la directrice, l'assistant.e de réservation des salles culturelles de la ville d'Albi est en charge :
* de l'instruction des demandes de réservations liées à l'utilisation des équipements culturels (grand théâtre, Athanor, théâtre des Lices, Arcé) et des procédures administratives en découlant. Il est à ce titre l'interlocuteur dédié des organisateurs et des services de la ville. Il est en charge de les renseigner, de les conseiller et de faciliter l'organisation de leur événement en lien avec la Scène Nationale, gestionnaire technique des lieux
* de la préparation et du suivi du "comité des salles"en charge d'étudier tous les 15 jours les demandes de réservations exprimées sur la totalité des équipements culturels et événementiels propriétés de la ville
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Disponibilité nécessaire sur certains événements portés par la direction
Avantages
* Prime de fin d'année
* Participation employeur mutuelle, prévoyance
* COS (comité des œuvres sociales)
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Missions principales
* Gérer les réservations des salles culturelles (grand théâtre, Athanor, théâtre des Lices, Arcé) :
◦ gérer les appels téléphoniques, renseignements et conseils auprès des organisateurs privés, associations, services de la collectivité (hors congrès/événements "affaires" gérés en direct par le pôle dédié au sein de la direction)
◦ accompagner l'organisateur pour des visites de sites en lien avec la Scène Nationale
◦ instruire et suivre les demandes de réservation : gestion du logiciel "réservation des salles", préparation des dossiers de demandes étudiés en comité des salles
◦ Instruire et suivre les procédures : courriers, conventions, devis, factures...
* Préparer et suivre le comité d'attribution des salles
◦ garantir la bonne instruction du "comité des salles" siégeant tous les 15 jours avec participation présentielle
◦ préparer les notes de synthèse en lien avec le directeur du service
◦ Établir le compte rendu du comité des salles dans les 24h suivant son organisation adressé par mail à l'ensemble des correspondants de service ainsi qu'aux gestionnaires des sites
* Gérer le logiciel de planification/agenda dédié aux salles culturelles
◦ actualisation/contrôle du planning en interface avec le coordonnateur de la Scène Nationale : organisation de rendez-vous réguliers afin de garantir une parfaite coordination/suivi des événements
◦ Garantir une mise à jour du logiciel dès réception d'une nouvelle demande
* Référent du logiciel "réservations des salles"
◦ interface avec les services de la collectivité : accompagnement, conseils, assistance des correspondants nommés au sein des services
◦ édition de bilans
* Gestion de l'inbox congres.salles@mairie-albi.fr (message dédiée aux demandes de réservations)
◦ gérer quotidiennement les mails ; enregistrer en courriers signalées auprès de la direction générale
* Mise à jours des référentiels
◦ participer aux côtés de la direction à la mise à jour des référentiels liés aux salles culturelles (conventions, guide méthodologique liée aux réservations de salles...)
Missions secondaires
* Participer en mode projet aux événements portés par la direction
* Être le binôme/suppléant de l'assistante financière
◦ procéder aux paiements et aux liquidations des dépenses engagées par le service, encaisser les recettes générées par la location des salles événementielles et culturelles
Missions principales
* Gérer les réservations des salles culturelles (grand théâtre, Athanor, théâtre des Lices, Arcé) :
◦ gérer les appels téléphoniques, renseignements et conseils auprès des organisateurs privés, associations, services de la collectivité (hors congrès/événements "affaires" gérés en direct par le pôle dédié au sein de la direction)
◦ accompagner l'organisateur pour des visites de sites en lien avec la Scène Nationale
◦ instruire et suivre les demandes de réservation : gestion du logiciel "réservation des salles", préparation des dossiers de demandes étudiés en comité des salles
◦ Instruire et suivre les procédures : courriers, conventions, devis, factures...
* Préparer et suivre le comité d'attribution des salles
◦ garantir la bonne instruction du "comité des salles" siégeant tous les 15 jours avec participation présentielle
◦ préparer les notes de synthèse en lien avec le directeur du service
◦ Établir le compte rendu du comité des salles dans les 24h suivant son organisation adressé par mail à l'ensemble des correspondants de service ainsi qu'aux gestionnaires des sites
* Gérer le logiciel de planification/agenda dédié aux salles culturelles
◦ actualisation/contrôle du planning en interface avec le coordonnateur de la Scène Nationale : organisation de rendez-vous réguliers afin de garantir une parfaite coordination/suivi des événements
◦ Garantir une mise à jour du logiciel dès réception d'une nouvelle demande
* Référent du logiciel "réservations des salles"
◦ interface avec les services de la collectivité : accompagnement, conseils, assistance des correspondants nommés au sein des services
◦ édition de bilans
* Gestion de l'inbox congres.salles@mairie-albi.fr (message dédiée aux demandes de réservations)
◦ gérer quotidiennement les mails ; enregistrer en courriers signalées auprès de la direction générale
* Mise à jours des référentiels
◦ participer aux côtés de la direction à la mise à jour des référentiels liés aux salles culturelles (conventions, guide méthodologique liée aux réservations de salles...)
Missions secondaires
* Participer en mode projet aux événements portés par la direction
* Être le binôme/suppléant de l'assistante financière
◦ procéder aux paiements et aux liquidations des dépenses engagées par le service, encaisser les recettes générées par la location des salles événementielles et culturelles
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoirs
* Maîtrise de Libre Office
* Utilisation de logiciels métiers (formation prévue / logiciels accessibles et simples d'utilisation) : "réservation des salles municipales", "planification/agenda des salles", "courriers signalés", messagerie Zimbra, ciril
* Capacités rédactionnelles
* Connaissance des services de nos collectivités
Savoir-être
* Ponctualité, réactivité et disponibilité
* Esprit d'équipe, qualité d'écoute
* Rigueur, sens de l'organisation, discrétion professionnelle
* Sens des responsabilités, initiative et autonomie
* Capacité d'adaptation et sens des priorités
Savoirs
* Maîtrise de Libre Office
* Utilisation de logiciels métiers (formation prévue / logiciels accessibles et simples d'utilisation) : "réservation des salles municipales", "planification/agenda des salles", "courriers signalés", messagerie Zimbra, ciril
* Capacités rédactionnelles
* Connaissance des services de nos collectivités
Savoir-être
* Ponctualité, réactivité et disponibilité
* Esprit d'équipe, qualité d'écoute
* Rigueur, sens de l'organisation, discrétion professionnelle
* Sens des responsabilités, initiative et autonomie
* Capacité d'adaptation et sens des priorités
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement)
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : madame Karine Lemaire, directrice du service congrès et gestion des salles Tél. : 05 63 49 11 05
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : madame Karine Lemaire, directrice du service congrès et gestion des salles Tél. : 05 63 49 11 05
Adresse de l'employeur
Mairie d'ALBI
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.