Définition du métier ou de la fonction
La ville de Saint-Juéry (Tarn, 6800 habitants, deuxième commune de la communauté d'agglomération du Grand-Albigeois) recrute son responsable du Pôle Proximité (H/F).
Le Pôle Proximité regroupe l'accueil général de la mairie, le service des élections, de l'état civil, des affaires scolaires, des titres d'identité (CNI/Passeport).

Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : B ou A
* Filière : administrative

Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Travail le dimanche pour l'organisation et le déroulement des scrutins
* Réunions en dehors des heures d'ouverture de la mairie
* Temps de travail : 37 h/semaine et 12 jours RTT

Missions
Activités principales
* Gestion du pôle proximité
◦ Manager une équipe de 4 agents
◦ Organiser le service et ses activités
◦ Animer les réunions d'équipe
◦ Établir le budget du service
◦ Engager les dépenses du service
* Guichet Unique
◦ Organiser l'accueil et l'information au public
◦ Assurer l'accueil et les missions de l'agent d'accueil en son absence
* Élections
◦ Organiser le suivi des listes électorales
◦ Organiser les scrutins et les bureaux de vote
◦ Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
* Recensement de la population (tous les 5 ans - prochain recensement janvier/février 2025
◦ Assurer les missions de coordonnateur de la collecte
◦ Établir le découpage de la commune en districts
◦ Constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs (16 agents)
◦ Assurer le suivi et le contrôle de la collecte
◦ Organiser la transmission des documents à l'INSEE
* Manifestation/festivité - associations
◦ Assurer le lien avec le pôle cadre de vie dans l'organisation de certaines manifestations et cérémonies
◦ Assurer le suivi des dépenses engagées pour toutes les manifestations
◦ Tenir à jour la base de données des associations
◦ Gérer les demandes de subventions et rédiger les courriers aux associations
◦ Assister aux réunions de la commission Festivités et rédiger les comptes-rendus
* Cimetière
◦ Délivrer les autorisations funéraires (inhumations, exhumations et travaux)
◦ Assurer la gestion du cimetière (maîtrise du temps et de l'espace)
◦ Accueillir, renseigner les familles et les professionnels (vente concessions...)

Activités secondaires
* Marchés de plein vent
◦ Contrôler le bon fonctionnement des marchés en relation avec le placier
◦ Appui administratif au placier
◦ Convoquer et assister aux réunions de la commission extramunicipale du marché et rédiger les comptes rendus

* Conseils de quartiers
◦ Gérer les demandes d'interventions avec le DGS
◦ Aide apportée aux habitants
◦ Gestion administrative (liste des membres, convocations, comptes-rendus de réunions)

* Enregistrer les demandes de titres d'identité et remettre les titres produits
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie

Ressources ou compétences requises - expériences
* Maîtrise du cadre réglementaire et juridique des actes administratifs, de l'état civil, de la législation funéraire et de la matière électorale, connaissance de l'aide sociale
* Maîtrise des techniques et outils de management d'équipe
* Connaissance des procédures budgétaires et comptables
* Aisance avec l'outil informatique et connaissance de logiciels métiers
* Connaissances du mode de fonctionnement et de l'environnement juridique des collectivités territoriales
* Expérience sur un poste similaire
* Rigueur, méthode, sens de l'organisation, réactivité, pédagogie et autonomie
* Aptitude rédactionnelle avérée
* Force de proposition et de conseils
* Qualités de communication et de dialogue, capacité à travailler en équipe et en transversalité