Secrétaire
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081231201295312
Publiée le 18/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
35 Lices Georges Pompidou, Albi (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
27/01/2024
Date limite de candidature
20/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'agent est placé sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du Service Médico-Social Evaluation et Accompagnement Albigeois (SMSEA)
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Assistance du responsable du service, de l'adjointe administrative et des référentes techniques dans la mise en œuvre de la politique gérontologique départementale et dans la coordination des équipes médico-sociales situées sur les territoires
ACTIVITES
Assurer un accueil téléphonique de second niveau dans le cadre de la MDA
Gérer l'ensemble du courrier et courriels arrivant et partant du service et assurer la ventilation aux équipes PA et PH
Assurer le secrétariat du médecin chef de service, de l'adjoint au chef de service et des référents techniques : frappe des courriers et des notes, des comptes rendus de réunions.
Organiser les réunions de service (réservation de salle, préparation des documents, convocations)
Assurer la gestion des dossiers transmis SOLIHA (aide au logement) : mise à jour des données dans Excel, envoi des courriers, participer aux réunions de suivi des demandes
Assurer la gestion des dossiers Personnes Majeures Vulnérables : Enregistrement dans Excel, mise à jour des données, constitution des dossiers, ventilation vers les EMS, classement.
Assurer la gestion des échanges avec les DAC par le biais de la boite MEDIMAIL du service : enregistrement dans Excel, ventilation des mails et fiche de liaison vers les EMS, envoi des courriers
Gérer la planification du contrôle GIR dans les EHPAD en lien avec les médecins du service et l'ARS : planifier les contrôles dans un tableau Excel en fonction des données de l'ARS, mise à jour des données en lien avec l'ARS et les médecins du service, envoi de courriers spécifiques.
Assurer le secrétariat de la mission accueil familial : enregistrer les dossiers de demande d'agrément, de renouvellement, de modification concernant l'accueil familial, assurer la frappe des courriers et des comptes rendus de visite ou d'évaluation, gérer la formation des accueillants en lien avec l'adjointe à la responsable et le psychologue de la mission AF.
Gérer Horoquartz et les agendas de la responsable du Service, de son adjointe et des référentes techniques
Assurer un relais avec la DRH pour les frais de déplacement, les formations des agents du service
Assurer un relais avec le BMS (commande fournitures), la Direction des Bâtiments, la Direction des Systèmes d'Information
Assurer l'arrivée des nouveaux agents (accès informatique, horoquartz, ...)
Enregistrer, mettre à jour et transmettre les informations et la documentation à l'usage des équipes médico-sociales
Assister les référentes techniques sur une ou plusieurs thématiques : GED, GENESIS, Archivage, WELKOM etc...
Participer aux réunions des assistantes du service animées par les référents techniques.
Assurer la gestion des échanges avec les Caisses de retraite signataires de la Convention de partenariat pour la reconnaissance mutuelle des évaluations des personnes âgées en perte d'autonomie par le biais de la boite MEDIMAIL du service : enregistrement dans Excel, ventilation des mails reçus et à transmettre et fiches de liaison vers les EMS
Assistance du responsable du service, de l'adjointe administrative et des référentes techniques dans la mise en œuvre de la politique gérontologique départementale et dans la coordination des équipes médico-sociales situées sur les territoires
ACTIVITES
Assurer un accueil téléphonique de second niveau dans le cadre de la MDA
Gérer l'ensemble du courrier et courriels arrivant et partant du service et assurer la ventilation aux équipes PA et PH
Assurer le secrétariat du médecin chef de service, de l'adjoint au chef de service et des référents techniques : frappe des courriers et des notes, des comptes rendus de réunions.
Organiser les réunions de service (réservation de salle, préparation des documents, convocations)
Assurer la gestion des dossiers transmis SOLIHA (aide au logement) : mise à jour des données dans Excel, envoi des courriers, participer aux réunions de suivi des demandes
Assurer la gestion des dossiers Personnes Majeures Vulnérables : Enregistrement dans Excel, mise à jour des données, constitution des dossiers, ventilation vers les EMS, classement.
Assurer la gestion des échanges avec les DAC par le biais de la boite MEDIMAIL du service : enregistrement dans Excel, ventilation des mails et fiche de liaison vers les EMS, envoi des courriers
Gérer la planification du contrôle GIR dans les EHPAD en lien avec les médecins du service et l'ARS : planifier les contrôles dans un tableau Excel en fonction des données de l'ARS, mise à jour des données en lien avec l'ARS et les médecins du service, envoi de courriers spécifiques.
Assurer le secrétariat de la mission accueil familial : enregistrer les dossiers de demande d'agrément, de renouvellement, de modification concernant l'accueil familial, assurer la frappe des courriers et des comptes rendus de visite ou d'évaluation, gérer la formation des accueillants en lien avec l'adjointe à la responsable et le psychologue de la mission AF.
Gérer Horoquartz et les agendas de la responsable du Service, de son adjointe et des référentes techniques
Assurer un relais avec la DRH pour les frais de déplacement, les formations des agents du service
Assurer un relais avec le BMS (commande fournitures), la Direction des Bâtiments, la Direction des Systèmes d'Information
Assurer l'arrivée des nouveaux agents (accès informatique, horoquartz, ...)
Enregistrer, mettre à jour et transmettre les informations et la documentation à l'usage des équipes médico-sociales
Assister les référentes techniques sur une ou plusieurs thématiques : GED, GENESIS, Archivage, WELKOM etc...
Participer aux réunions des assistantes du service animées par les référents techniques.
Assurer la gestion des échanges avec les Caisses de retraite signataires de la Convention de partenariat pour la reconnaissance mutuelle des évaluations des personnes âgées en perte d'autonomie par le biais de la boite MEDIMAIL du service : enregistrement dans Excel, ventilation des mails reçus et à transmettre et fiches de liaison vers les EMS
Profils recherchés
CONNAISSANCES INDISPENSABLES
Connaissances informatiques, bureautiques et maîtrise des outils WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, GENESIS, HOROQUARTZ, WELKOM, GED...
Connaissance du fonctionnement, des activités, des procédures du service
Connaissance des structures et dispositifs du secteur gérontologique et du handicap
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
Ecrire et mettre en forme des courriers, notes, mails, comptes rendus...
Prioriser les demandes des responsables
Fournir un travail soigné
QUALITES SOUHAITEES
Respect des règles de déontologie
Secret professionnel
Sens du travail en équipe
Disponibilité
Discrétion
Sens du service public
Esprit d'initiative
Connaissances informatiques, bureautiques et maîtrise des outils WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, GENESIS, HOROQUARTZ, WELKOM, GED...
Connaissance du fonctionnement, des activités, des procédures du service
Connaissance des structures et dispositifs du secteur gérontologique et du handicap
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
Ecrire et mettre en forme des courriers, notes, mails, comptes rendus...
Prioriser les demandes des responsables
Fournir un travail soigné
QUALITES SOUHAITEES
Respect des règles de déontologie
Secret professionnel
Sens du travail en équipe
Disponibilité
Discrétion
Sens du service public
Esprit d'initiative
Contact et modalités de candidature
Contact
0563456587
Informations complémentaires
Les candidatures composées d'une LETTRE DE MOTIVATION et d'un CURRICULUM VITAE devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines
Adresse de l'employeur
LE DEPARTEMENT DU TARN
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.