Agent administration polyvalent (h/f)
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Offre n° O081231201299681
Publiée le 20/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
47 bis, rue Charcot, Albi (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
04/03/2024
Date limite de candidature
15/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
Au sein de la direction des ressources logistiques, vous réalisez selon les consignes de votre supérieur hiérarchique, le responsable du service achats et moyens communs, les activités administratives comptables et de gestion des ressources pour la cellule fournitures administratives/mobiliers de bureaux ainsi que la gestion du stock des produits d'entretien ménagers et de sa livraison pour le compte de la ville d'Albi et pour la communauté d'agglomération de l'Albigeois.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative ou technique
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Travail en extérieur lors de réception de livraison de produits d'entretien ménager ou de livraison de carburant
* Temps complet : 37h/semaine (1607h/an)
* Modifications des horaires de travail en fonction des impératifs du service
* Interventions exceptionnelles possibles en cas d'événement majeur
* Activité physique, port de charge, manutention, station debout
* Permis B en cours de validité
Au sein de la direction des ressources logistiques, vous réalisez selon les consignes de votre supérieur hiérarchique, le responsable du service achats et moyens communs, les activités administratives comptables et de gestion des ressources pour la cellule fournitures administratives/mobiliers de bureaux ainsi que la gestion du stock des produits d'entretien ménagers et de sa livraison pour le compte de la ville d'Albi et pour la communauté d'agglomération de l'Albigeois.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative ou technique
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Travail en extérieur lors de réception de livraison de produits d'entretien ménager ou de livraison de carburant
* Temps complet : 37h/semaine (1607h/an)
* Modifications des horaires de travail en fonction des impératifs du service
* Interventions exceptionnelles possibles en cas d'événement majeur
* Activité physique, port de charge, manutention, station debout
* Permis B en cours de validité
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Activités courantes
* Gestion des appels téléphoniques, accueil physique, orientation, renseignements généraux, informations sur les formalités et procédures dans le cadre des activités du service achats et moyens communs
* Ouverture, tri, lecture, traitement et enregistrement des documents entrants (courrier, mails...) ; contrôle des éléments soumis à la signature ou au visa du responsable du service ou directeur (charte de correspondance, orthographe), suivi des réponses aux courriers signalés
* Rédaction des documents nécessaires aux activités du service (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats, marchés...)
* Suivi du circuit des signatures et des visas de l'ensemble des documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats...), diffusion et classement de ces documents
* Assurer le suivi et la gestion des budgets et des opérations comptables associées aux activités :
◦ traitement et suivi des opérations budgétaires et comptables (procédures d'engagement, de mandatement, de facturations....)
◦ aide à la préparation de l'ensemble des budgets de fonctionnement et d'investissement en collaboration directe avec le responsable du service
◦ suivi de l'évolution des budgets, alertes et propositions de mesures correctives
* S'assurer de la conformité des commandes (fournitures, sous traitances...) au regard du code des marchés publics et de l'organisation du service
* Gérer et piloter les déménagements des services de la ville d'Albi et de l'agglomération en lien avec des structures d'insertion et des prestataires privés
* Gestion administrative et physique du stock de produits d'entretien ménagers en lien avec les services demandeurs et prestataires privés
* Participation à la livraison de produits d'entretien ménagers sur les sites ville
* Assurer le suivi des commandes et la gestion des fournitures administratives
* Assurer la gestion et la redistribution du stock mobilier de réemploi pour les besoins des services de la ville d'Albi et de l'agglomération
* Assurer les engagements comptables, la réalisation et le suivi des livraisons des demandes en fournitures de bureaux et de mobiliers pour les services de la ville d'Albi et de l'agglomération
* Gestion des réservations des pools de véhicules sur le territoire
Activités annexes
* Participer à la gestion administrative des services matériels et logistique et parc auto pendant les périodes de congés des autres agents de la cellule administrative
◦ engagements comptables, réalisation et suivi des commandes,
◦ gestion des commandes et de livraison en carburants
◦ gestion administrative et comptable du secteur reprographie
Activités courantes
* Gestion des appels téléphoniques, accueil physique, orientation, renseignements généraux, informations sur les formalités et procédures dans le cadre des activités du service achats et moyens communs
* Ouverture, tri, lecture, traitement et enregistrement des documents entrants (courrier, mails...) ; contrôle des éléments soumis à la signature ou au visa du responsable du service ou directeur (charte de correspondance, orthographe), suivi des réponses aux courriers signalés
* Rédaction des documents nécessaires aux activités du service (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats, marchés...)
* Suivi du circuit des signatures et des visas de l'ensemble des documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats...), diffusion et classement de ces documents
* Assurer le suivi et la gestion des budgets et des opérations comptables associées aux activités :
◦ traitement et suivi des opérations budgétaires et comptables (procédures d'engagement, de mandatement, de facturations....)
◦ aide à la préparation de l'ensemble des budgets de fonctionnement et d'investissement en collaboration directe avec le responsable du service
◦ suivi de l'évolution des budgets, alertes et propositions de mesures correctives
* S'assurer de la conformité des commandes (fournitures, sous traitances...) au regard du code des marchés publics et de l'organisation du service
* Gérer et piloter les déménagements des services de la ville d'Albi et de l'agglomération en lien avec des structures d'insertion et des prestataires privés
* Gestion administrative et physique du stock de produits d'entretien ménagers en lien avec les services demandeurs et prestataires privés
* Participation à la livraison de produits d'entretien ménagers sur les sites ville
* Assurer le suivi des commandes et la gestion des fournitures administratives
* Assurer la gestion et la redistribution du stock mobilier de réemploi pour les besoins des services de la ville d'Albi et de l'agglomération
* Assurer les engagements comptables, la réalisation et le suivi des livraisons des demandes en fournitures de bureaux et de mobiliers pour les services de la ville d'Albi et de l'agglomération
* Gestion des réservations des pools de véhicules sur le territoire
Activités annexes
* Participer à la gestion administrative des services matériels et logistique et parc auto pendant les périodes de congés des autres agents de la cellule administrative
◦ engagements comptables, réalisation et suivi des commandes,
◦ gestion des commandes et de livraison en carburants
◦ gestion administrative et comptable du secteur reprographie
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoirs et savoir-faire
* Connaître et diffuser si nécessaire le cadre institutionnel des collectivités territoriales et des EPCI
* Connaître et diffuser si nécessaire l'organisation et les compétences de la communauté d'agglomération de l'Albigeois et de ses communes membres
* Connaître et diffuser si nécessaire l'organigramme et les missions de chaque service
* Connaître et utiliser le cadre réglementaire des marchés publics et des finances publiques
* Maîtriser et mettre en pratique les techniques administratives : prise de notes, rédaction, classement...
* Maîtriser et utiliser les outils de traitement de texte (Word, Writer), tableurs (Excel, Calc), navigation internet, messagerie électronique, présentations de type powerpoint, base de données, logiciels finances (civil finances) et ressources humaines (civil RH), gestion de plannings
* Maîtriser et appliquer les procédures budgétaires et comptables (instruction comptable M57 : section, fonction, nature...)
Savoir-être
* Être efficace dans l'exécution de ses missions et activités
* Être autonome dans son travail en respectant les règles de fonctionnement du service
* Être capable d'évoluer, de se former, prendre en compte les remarques, vouloir comprendre, être motivé·e
* A l'aise dans les relations humaines
* Disponible et curieux·se
* Dynamique et impliqué.e
* Discrétion, respect de la confidentialité des informations traitées
Profil - formation - expérience
* Formation de type "secrétariat - comptabilité - gestion"
* Formations complémentaires dans les domaines de la commande publique et de la finance publique
Savoirs et savoir-faire
* Connaître et diffuser si nécessaire le cadre institutionnel des collectivités territoriales et des EPCI
* Connaître et diffuser si nécessaire l'organisation et les compétences de la communauté d'agglomération de l'Albigeois et de ses communes membres
* Connaître et diffuser si nécessaire l'organigramme et les missions de chaque service
* Connaître et utiliser le cadre réglementaire des marchés publics et des finances publiques
* Maîtriser et mettre en pratique les techniques administratives : prise de notes, rédaction, classement...
* Maîtriser et utiliser les outils de traitement de texte (Word, Writer), tableurs (Excel, Calc), navigation internet, messagerie électronique, présentations de type powerpoint, base de données, logiciels finances (civil finances) et ressources humaines (civil RH), gestion de plannings
* Maîtriser et appliquer les procédures budgétaires et comptables (instruction comptable M57 : section, fonction, nature...)
Savoir-être
* Être efficace dans l'exécution de ses missions et activités
* Être autonome dans son travail en respectant les règles de fonctionnement du service
* Être capable d'évoluer, de se former, prendre en compte les remarques, vouloir comprendre, être motivé·e
* A l'aise dans les relations humaines
* Disponible et curieux·se
* Dynamique et impliqué.e
* Discrétion, respect de la confidentialité des informations traitées
Profil - formation - expérience
* Formation de type "secrétariat - comptabilité - gestion"
* Formations complémentaires dans les domaines de la commande publique et de la finance publique
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement)
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville - 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : M. Lionel Lacan, responsable du service achats et moyens communs Tél. : 05 36 35 14 33
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville - 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : M. Lionel Lacan, responsable du service achats et moyens communs Tél. : 05 36 35 14 33
Adresse de l'employeur
Mairie d'ALBI
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.