Missions - activités
Activités courantes
* Gestion des appels téléphoniques, accueil physique, orientation, renseignements généraux, informations sur les formalités et procédures dans le cadre des activités de la direction et des services associés (parc automobile, matériels et logistique, achats et moyens communs)
* Ouverture, tri, lecture, traitement et enregistrement des documents entrants (courrier, mails...) ; contrôle des éléments soumis à la signature ou au visa du directeur ou de son représentant (charte de correspondance, orthographe), suivi des réponses aux courriers signalés
* Rédaction des documents nécessaires aux activités de la direction (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats, marchés...)
* Suivi du circuit des signatures et des visas de l'ensemble des documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats...), diffusion et classement de ces documents
* Assurer le suivi et la gestion des budgets et des opérations comptables associées aux activités :
◦ traitement et suivi des opérations budgétaires et comptables (procédures d'engagement, de mandatement, de facturations....)
◦ aide à la préparation de l'ensemble des budgets de fonctionnement et d'investissement en collaboration directe avec les responsables des services
◦ suivi de l'évolution des budgets, alertes et propositions de mesures correctives
* Assurer la gestion et le suivi administratif et financier des contrats, conventions, marchés en terme de commandes, engagements, admissions, facturations, certificats de paiement...
* S'assurer de la conformité des commandes (fournitures, sous traitances...) au regard du code des marchés publics et de l'organisation de la direction
* Effectuer les relevés de dépenses et facturations à destination des budgets annexes et ou autres structures (ville d'Albi, CCAS...)
* Assurer le suivi et la gestion de la distribution des carburants :
◦ contrôle l'état des stocks des sites placés sous la gestion du service parc auto, assure l'approvisionnement lorsque cela est nécessaire avec établissement de bons de commandes en lien avec les marchés publics en vigueur
◦ élaboration et tenue de tableaux de bord en lien avec le logiciel de gestion carburant et les prises réelles de carburants, effectue les corrections éventuelles
◦ contrôle et suivi comptable des prises de carburants externes (stations privées, cartes accréditives...)
◦ programmation des badges de prise de carburant et traitement des anomalies pouvant être constatées
◦ accueil et réception des véhicules citernes assurant la livraison des carburants en vrac sur les différents sites (contrôle des bons de livraison, des quantités chargée en citerne (sondage physique des cuves))
* Participer à la gestion administrative du service parc auto :
◦ saisie des ordres de réparations des véhicules, engins et équipements motorisés au travers du logiciel de gestion parc
◦ assure la gestion comptable et administrative de la réforme des véhicules, engins et équipements motorisés : en lien avec les éléments transmis par le gestionnaire de parc et les données administratives possédées, réalise l'inventaire des véhicules à réformer, le suivi de la vente auprès de l'établissement habilité, l'élaboration des certificats de réforme, les titres de recette, les informations assurances ainsi que la mise à jour des outils (logiciel de gestion de parc, suppression badges carburants, tableaux de bords de suivi divers...)
◦ gestion de l'exécution administrative des contrats de locations des véhicules
◦ suivi et paiement des taxes applicables aux véhicules
◦ peut être amené à participer au traitement des sinistres en lien directe avec le service assurance
◦ gestion des réservations des pools de véhicules sur le territoire

Activités annexes
* Participer occasionnellement à la gestion administrative des services matériels et logistique, achats et moyens communs pendant les périodes de congés des autres agents de la cellule administrative
◦ engagements comptables, réalisation et suivi des demandes en fournitures de bureaux et de mobiliers pour les services de la ville d'Albi et de l'agglomération
◦ gestion des commandes et des réceptions des produits d'entretien ménagers
◦ gestion administrative et comptable du secteur reprographie