Officer de l'état civil délégué assistant·e élections (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081240101333935
Publiée le 26/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue de l'hôtel de ville, Albi (Tarn)
Poste à pourvoir le
08/04/2024
Date limite de candidature
21/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
Sous la responsabilité du chef de service, qu'il a pour mission de seconder, il est chargé au sein d'une équipe d'accueillir et d'orienter les usagers, de les renseigner dans la constitution de différents types de dossiers identifiés et d'instruire leurs demandes afférentes à ses compétences et à son expertise notamment dans le domaine des élections.
Dans le cadre du projet d'amélioration de l'accueil des usagers, il est chargé d'effectuer des prestations rapides, identifiées pour être réalisées au niveau de l'accueil central.
En alternance, il traite les appels téléphoniques dans cette même logique.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : B
* Filière : administrative
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Poste marqué par l'importance de l'accueil du public en guichet
* participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
* travail le samedi et le dimanche lors des scrutins électoraux
* Amplitude horaire du service : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
* Horaires de travail quotidien dans ce cadre = 7h24
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.
* Temps complet
Sous la responsabilité du chef de service, qu'il a pour mission de seconder, il est chargé au sein d'une équipe d'accueillir et d'orienter les usagers, de les renseigner dans la constitution de différents types de dossiers identifiés et d'instruire leurs demandes afférentes à ses compétences et à son expertise notamment dans le domaine des élections.
Dans le cadre du projet d'amélioration de l'accueil des usagers, il est chargé d'effectuer des prestations rapides, identifiées pour être réalisées au niveau de l'accueil central.
En alternance, il traite les appels téléphoniques dans cette même logique.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : B
* Filière : administrative
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Poste marqué par l'importance de l'accueil du public en guichet
* participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
* travail le samedi et le dimanche lors des scrutins électoraux
* Amplitude horaire du service : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
* Horaires de travail quotidien dans ce cadre = 7h24
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.
* Temps complet
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Activités et tâches principales
* Assurer l'accueil physique des administrés et de tout type de public
◦ Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs demandes afférentes aux domaines de l'état civil et des élections et de les orienter, dans le cadre de leurs démarches administratives, vers les services territoriaux ou organismes compétents
◦ Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
◦ Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
◦ Prendre en charge l'ensemble des questions de 1er niveau et les prestations rapides identifiées pour être réalisées au niveau de l'accueil central, constituant le socle commun de connaissances et de compétences (délivrance formulaires, prises de rendez-vous, réservations salles de réunion et de véhicules)
◦ Traiter les demandes de titres d'identité et les délivrer
* En alternance, assurer la tenue du standard général
◦ Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les différents services
◦ Identifier les demandes en évaluant leur degré de priorité
Activités spécifiques
* Élections
◦ Enregistrer les demandes d'inscription sur les listes électorales
◦ Mettre à jour les listes électorales (Elire et OpenElec) ; coordonner la saisie des documents électoraux non parvenus aux électeurs aux fins de radiation à soumettre au Maire
◦ Réunion des commissions de contrôle : extraire les données du logiciel métiers, préparer les documents et exécuter les décisions
◦ Éditer et imprimer les cartes électorales
◦ Organise et participe à la cérémonie de citoyenneté
◦ Collabore à l'organisation des mises sous pli
◦ Période de scrutin : collaborer à la préparation et à l'organisation des scrutins (examen des circulaires et instructions préfectorales correspondantes) ; éditer les documents nécessaires au président pour la tenue des bureaux de vote (listes d'émargement, feuilles de dépouillement, de résultat....) et préparer matériel de bureau nécessaire
◦ Jour de vote : relais auprès du directeur pour toute difficulté ; centraliser et analyser les recours des électeurs et préparer les éléments pour la saisine du juge aux fins d'inscription sur ordonnance. renseigner et orienter les électeurs vérifier les procès-verbaux et préparer le transfert à la Préfecture
Contacts réguliers avec le bureau des élections de la Préfecture, avec les directeurs des établissements pénitentiaires pour l'organisation des scrutins des détenus.
* Recensement citoyen
◦ Traiter les demandes et délivrer les attestations
◦ Pour chaque période, procéder à la vérification des jeunes recensés dans la période, corriger le fichier établi (Pecoto) et le déposer sur l'espace dédié (majdc.fr -Présage)
* Jury d'assises
◦ Participer aux opérations relatives au tirage au sort des jurés d'assises, diffuser la lettre d'information aux électeurs et transmettre la liste au greffe de la cour d'assises
* État civil
◦ Établir les actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage)
◦ Collaborer avec le chef de service au traitement des demandes de changement de nom
◦ Traiter les demandes de rectification administratives
◦ Recevoir, contrôler et traiter les demandes de délivrance d'actes, légalisation de signature, certification conforme de copie
◦ Traiter les demandes de livrets de famille et les délivrer
◦ Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais de service-public.fr
◦ Mariages : vérifier les éléments du dossier et le préparer, diffuser la convocation au rendez-vous, recevoir les prétendants au mariage, établir le projet et l'acte de mariage, organiser et participer aux cérémonies
◦ PACS conclusion/modification : vérifier les éléments du dossier et le prépare, diffuser la convocation au rendez-vous, recevoir les partenaires et enregistrer la déclaration
◦ PACS dissolution : vérifier et traiter le dossier
◦ Participer à la tenue et à la mise à jour régulière des registres de l'état civil
◦ Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC)
Missions transversales
* Apporter une aide ponctuelle aux différents services rattachés à la direction (mises sous pli, pointages...)
Activités et tâches principales
* Assurer l'accueil physique des administrés et de tout type de public
◦ Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs demandes afférentes aux domaines de l'état civil et des élections et de les orienter, dans le cadre de leurs démarches administratives, vers les services territoriaux ou organismes compétents
◦ Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
◦ Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
◦ Prendre en charge l'ensemble des questions de 1er niveau et les prestations rapides identifiées pour être réalisées au niveau de l'accueil central, constituant le socle commun de connaissances et de compétences (délivrance formulaires, prises de rendez-vous, réservations salles de réunion et de véhicules)
◦ Traiter les demandes de titres d'identité et les délivrer
* En alternance, assurer la tenue du standard général
◦ Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les différents services
◦ Identifier les demandes en évaluant leur degré de priorité
Activités spécifiques
* Élections
◦ Enregistrer les demandes d'inscription sur les listes électorales
◦ Mettre à jour les listes électorales (Elire et OpenElec) ; coordonner la saisie des documents électoraux non parvenus aux électeurs aux fins de radiation à soumettre au Maire
◦ Réunion des commissions de contrôle : extraire les données du logiciel métiers, préparer les documents et exécuter les décisions
◦ Éditer et imprimer les cartes électorales
◦ Organise et participe à la cérémonie de citoyenneté
◦ Collabore à l'organisation des mises sous pli
◦ Période de scrutin : collaborer à la préparation et à l'organisation des scrutins (examen des circulaires et instructions préfectorales correspondantes) ; éditer les documents nécessaires au président pour la tenue des bureaux de vote (listes d'émargement, feuilles de dépouillement, de résultat....) et préparer matériel de bureau nécessaire
◦ Jour de vote : relais auprès du directeur pour toute difficulté ; centraliser et analyser les recours des électeurs et préparer les éléments pour la saisine du juge aux fins d'inscription sur ordonnance. renseigner et orienter les électeurs vérifier les procès-verbaux et préparer le transfert à la Préfecture
Contacts réguliers avec le bureau des élections de la Préfecture, avec les directeurs des établissements pénitentiaires pour l'organisation des scrutins des détenus.
* Recensement citoyen
◦ Traiter les demandes et délivrer les attestations
◦ Pour chaque période, procéder à la vérification des jeunes recensés dans la période, corriger le fichier établi (Pecoto) et le déposer sur l'espace dédié (majdc.fr -Présage)
* Jury d'assises
◦ Participer aux opérations relatives au tirage au sort des jurés d'assises, diffuser la lettre d'information aux électeurs et transmettre la liste au greffe de la cour d'assises
* État civil
◦ Établir les actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage)
◦ Collaborer avec le chef de service au traitement des demandes de changement de nom
◦ Traiter les demandes de rectification administratives
◦ Recevoir, contrôler et traiter les demandes de délivrance d'actes, légalisation de signature, certification conforme de copie
◦ Traiter les demandes de livrets de famille et les délivrer
◦ Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais de service-public.fr
◦ Mariages : vérifier les éléments du dossier et le préparer, diffuser la convocation au rendez-vous, recevoir les prétendants au mariage, établir le projet et l'acte de mariage, organiser et participer aux cérémonies
◦ PACS conclusion/modification : vérifier les éléments du dossier et le prépare, diffuser la convocation au rendez-vous, recevoir les partenaires et enregistrer la déclaration
◦ PACS dissolution : vérifier et traiter le dossier
◦ Participer à la tenue et à la mise à jour régulière des registres de l'état civil
◦ Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC)
Missions transversales
* Apporter une aide ponctuelle aux différents services rattachés à la direction (mises sous pli, pointages...)
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoirs
* Connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen et de la délivrance des titres d'identité
* Connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information
Savoir-faire
* Maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des usagers
* Être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
* Maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
* Analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
* Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Open Elec, Open Résultats, Open Scrutin, Elire, Application ANTS, CapDémat, Mélodie, Maestro Opus)
* Se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
* Être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers
Savoir-être
* Sens affirmé du service public
* Goût du contact avec le public
* Excellente présentation
* Sens du travail en équipe
* Discrétion professionnelle
* Rigueur pour l'application de la réglementation et des procédures
* Polyvalence et flexibilité
* Méthode, organisation, sens des priorités et esprit d'initiative
Savoirs
* Connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen et de la délivrance des titres d'identité
* Connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information
Savoir-faire
* Maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des usagers
* Être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
* Maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
* Analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
* Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Open Elec, Open Résultats, Open Scrutin, Elire, Application ANTS, CapDémat, Mélodie, Maestro Opus)
* Se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
* Être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers
Savoir-être
* Sens affirmé du service public
* Goût du contact avec le public
* Excellente présentation
* Sens du travail en équipe
* Discrétion professionnelle
* Rigueur pour l'application de la réglementation et des procédures
* Polyvalence et flexibilité
* Méthode, organisation, sens des priorités et esprit d'initiative
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement)
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : madame Florence Bardy, directrice accueil des publics Tél. : 05 63 49 11 80 ou 05 63 49 11 22
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : madame Florence Bardy, directrice accueil des publics Tél. : 05 63 49 11 80 ou 05 63 49 11 22
Adresse de l'employeur
Mairie d'ALBI
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.