Gestionnaire administratif et comptable - circuit d'Albi (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081240101336536
Publiée le 29/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Circuit d'Albi, Puygouzon (Tarn)
Poste à pourvoir le
25/03/2024
Date limite de candidature
14/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
* Assurer les différentes tâches de secrétariat et assurer l'accueil des usagers du circuit
* Réaliser le suivi budgétaire en lien avec l'agent comptable de la direction
* Rédiger les différents documents de contractualisation avec les associations (conventions, avenants) et autres structures
* Préparer et suivre les différents dossiers de demande de subventions aux collectivités, ainsi qu'à l'État pour les différents travaux d'investissement
* Assister le coordonnateur du circuit sur l'ensemble des missions et notamment sur la gestion des événements
* Assister la collectivité, sur le plan administratif, comptable et organisationnel sur certains événements portés par la vile (eco-race notamment)
Le poste est susceptible d'évolutions selon les orientations prises par la collectivité et le développement des activités sur site.
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur du service des sports et sous la responsabilité fonctionnelle du Coordonnateur du circuit.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Horaires de travail : 37 heures hebdomadaires
* Travail en semaine de 8h à 18h (en journée coupée)
* Poste administratif avec travail sur ordinateur
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.
* Assurer les différentes tâches de secrétariat et assurer l'accueil des usagers du circuit
* Réaliser le suivi budgétaire en lien avec l'agent comptable de la direction
* Rédiger les différents documents de contractualisation avec les associations (conventions, avenants) et autres structures
* Préparer et suivre les différents dossiers de demande de subventions aux collectivités, ainsi qu'à l'État pour les différents travaux d'investissement
* Assister le coordonnateur du circuit sur l'ensemble des missions et notamment sur la gestion des événements
* Assister la collectivité, sur le plan administratif, comptable et organisationnel sur certains événements portés par la vile (eco-race notamment)
Le poste est susceptible d'évolutions selon les orientations prises par la collectivité et le développement des activités sur site.
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur du service des sports et sous la responsabilité fonctionnelle du Coordonnateur du circuit.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Horaires de travail : 37 heures hebdomadaires
* Travail en semaine de 8h à 18h (en journée coupée)
* Poste administratif avec travail sur ordinateur
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Accueil
* Traiter les appels téléphoniques
* Accueillir les différents utilisateurs des installations du circuit, les usagers et les partenaires
* Présence lors des différents événements sur le circuit (semaines et week-ends)
Gestion administrative
* Traiter le courrier du service et archiver les courriers et documents reçus
* Gérer les fournitures de bureau
* Organiser des réunions
* Planifier les créneaux des utilisateurs du circuit sur le logiciel de réservation
* Suivre les mises à jour et archiver dans le logiciel protocole l'ensemble des renseignements inhérents au fonctionnement des associations (statuts, adresses, RIB, dossiers de demande de subventions, conventions annuelles, contrats d'objectifs...)
* Rédiger les conventions d'occupation des locaux et des équipements
* Rédiger les réponses aux mails et courriers reçus (logiciel Courriers signalés)
* Rédiger différents courriers
* Le cas échéant, suivre les marchés publics de travaux et de fourniture initiés par le service
* Assister le coordinateur sur les opérations des commandes techniques en lien avec l'agent technique
* Assister le coordinateur sur la planification et l'organisation des événements
Gestion financière
* Renseigner et suivre les tableaux de bord
* Collaborer à l'élaboration et au suivi des budgets
* Etablir les bons de commande en lien avec le service des finances (logiciel Ciril Finance)
* Suivre les engagements et les factures (logiciel Ciril Finance)
Accueil
* Traiter les appels téléphoniques
* Accueillir les différents utilisateurs des installations du circuit, les usagers et les partenaires
* Présence lors des différents événements sur le circuit (semaines et week-ends)
Gestion administrative
* Traiter le courrier du service et archiver les courriers et documents reçus
* Gérer les fournitures de bureau
* Organiser des réunions
* Planifier les créneaux des utilisateurs du circuit sur le logiciel de réservation
* Suivre les mises à jour et archiver dans le logiciel protocole l'ensemble des renseignements inhérents au fonctionnement des associations (statuts, adresses, RIB, dossiers de demande de subventions, conventions annuelles, contrats d'objectifs...)
* Rédiger les conventions d'occupation des locaux et des équipements
* Rédiger les réponses aux mails et courriers reçus (logiciel Courriers signalés)
* Rédiger différents courriers
* Le cas échéant, suivre les marchés publics de travaux et de fourniture initiés par le service
* Assister le coordinateur sur les opérations des commandes techniques en lien avec l'agent technique
* Assister le coordinateur sur la planification et l'organisation des événements
Gestion financière
* Renseigner et suivre les tableaux de bord
* Collaborer à l'élaboration et au suivi des budgets
* Etablir les bons de commande en lien avec le service des finances (logiciel Ciril Finance)
* Suivre les engagements et les factures (logiciel Ciril Finance)
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoirs
* Connaissances générales des règles comptables et administratives des collectivités territoriales
* Connaissances en marchés publics (travaux et fourniture)
* Connaissances dans le domaine de l'événementiel appréciées
Savoir-faire
* Diffuser et faire circuler l'information
* Maîtriser les logiciels finances (ciril et outil budgétaire) et les autres logiciels spécifiques (webdelib, décisions, courriers signalés, protocole...)
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de bureautique (calc, writer...)
* Maîtrise des techniques de communication événementielle.
Savoir-être
* Rigueur et autonomie
* Disponible, dynamique
* Sens de l'organisation
* Sens du relationnel
* Sens de l'initiative et sens du service public
* Aptitudes au travail en équipe
* Aptitudes rédactionnelles
* Esprit d'équipe
* Excellentes aptitudes en relation interpersonnelles et en communication
* Disponible durant les week-ends sur les opérations événementielles
Profil - formation - expérience
* Formation et expériences en secrétariat
* Formation comptable ou expériences en comptabilité
* Expérience dans le domaine de l'événementiel appréciée
Savoirs
* Connaissances générales des règles comptables et administratives des collectivités territoriales
* Connaissances en marchés publics (travaux et fourniture)
* Connaissances dans le domaine de l'événementiel appréciées
Savoir-faire
* Diffuser et faire circuler l'information
* Maîtriser les logiciels finances (ciril et outil budgétaire) et les autres logiciels spécifiques (webdelib, décisions, courriers signalés, protocole...)
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de bureautique (calc, writer...)
* Maîtrise des techniques de communication événementielle.
Savoir-être
* Rigueur et autonomie
* Disponible, dynamique
* Sens de l'organisation
* Sens du relationnel
* Sens de l'initiative et sens du service public
* Aptitudes au travail en équipe
* Aptitudes rédactionnelles
* Esprit d'équipe
* Excellentes aptitudes en relation interpersonnelles et en communication
* Disponible durant les week-ends sur les opérations événementielles
Profil - formation - expérience
* Formation et expériences en secrétariat
* Formation comptable ou expériences en comptabilité
* Expérience dans le domaine de l'événementiel appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement)
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : monsieur Eric Laurens, coordonnateur activités circuit Tél. : 05 63 49 15 51
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : monsieur Eric Laurens, coordonnateur activités circuit Tél. : 05 63 49 15 51
Adresse de l'employeur
Mairie d'ALBI
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.