SECRETAIRE MEDICO SOCIAL
Offre n° O081240426001165
Publiée le 26/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département recrute des talents, rejoignez-nous!
Entre Méditerranée et montagnes, à 45 min de Toulouse, le Tarn offre au cœur de l’Occitanie, un cadre de vie riche et un environnement remarquable à 2 heures des Pyrénées et de la Méditerranée. Avec ses 400 000 habitants, le Département concilie dynamisme et qualité de vie.
Le Département, c'est, entre autres : le Plan (pionnier) de lutte contre les perturbateurs endocriniens, le jeu Eco'N'Home primé aux Trophées des Héros Territoriaux et inventé par une conseillère FSL, ou encore un vaste chantier de rénovation énergétique.
Posez vos valises dans le Tarn, où se mêlent patrimoine classé, loisirs, nature, gastronomie et douceur de vivre ! Le Tarn est une destination pour tous et pour toute la famille !
Vous souhaitez partager vos idées au sein d’un collectif engagé ? Rejoignez l'équipe dynamique, enthousiaste et investie du Département du Tarn (2300 agents). Apportez idées et appui-conseil à de nombreux projets.
Entre Méditerranée et montagnes, à 45 min de Toulouse, le Tarn offre au cœur de l’Occitanie, un cadre de vie riche et un environnement remarquable à 2 heures des Pyrénées et de la Méditerranée. Avec ses 400 000 habitants, le Département concilie dynamisme et qualité de vie.
Le Département, c'est, entre autres : le Plan (pionnier) de lutte contre les perturbateurs endocriniens, le jeu Eco'N'Home primé aux Trophées des Héros Territoriaux et inventé par une conseillère FSL, ou encore un vaste chantier de rénovation énergétique.
Posez vos valises dans le Tarn, où se mêlent patrimoine classé, loisirs, nature, gastronomie et douceur de vivre ! Le Tarn est une destination pour tous et pour toute la famille !
Vous souhaitez partager vos idées au sein d’un collectif engagé ? Rejoignez l'équipe dynamique, enthousiaste et investie du Département du Tarn (2300 agents). Apportez idées et appui-conseil à de nombreux projets.
Lieu de travail
ALBI
Poste à pourvoir le
17/06/2024
Date limite de candidature
06/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du Service Médico-Social Evaluation et Accompagnement Albigeois (SMSEA)
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
- Assistance du responsable du service, de l’adjoint administratif et des référents techniques dans la mise en œuvre de la politique gérontologique départementale et dans la coordination des équipes médico-sociales situées sur les territoires
ACTIVITES
- Assurer un accueil téléphonique de second niveau dans le cadre de la MDA
- Gérer l’ensemble du courrier et courriels arrivant et partant du service et assurer la ventilation aux équipes PA et PH
- Assurer le secrétariat du médecin chef de service, de l’adjoint au chef de service et des référents techniques : frappe des courriers et des notes, des comptes rendus de réunions.
- Organiser les réunions de service (réservation de salle, préparation des documents, convocations)
- Assurer la gestion des dossiers transmis SOLIHA (aide au logement) : mise à jour des données dans Excel, envoi des courriers, participer aux réunions de suivi des demandes
- Assurer la gestion des dossiers Personnes Majeures Vulnérables : Enregistrement dans Excel, mise à jour des données, constitution des dossiers, ventilation vers les EMS, classement.
- Assurer la gestion des échanges avec les DAC par le biais de la boite MEDIMAIL du service : enregistrement dans Excel, ventilation des mails et fiche de liaison vers les EMS, envoi des courriers
- Gérer la planification du contrôle GIR dans les EHPAD en lien avec les médecins du service et l’ARS : planifier les contrôles dans un tableau Excel en fonction des données de l’ARS, mise à jour des données en lien avec l’ARS et les médecins du service, envoi de courriers spécifiques.
- Assurer le secrétariat de la mission accueil familial : enregistrer les dossiers de demande d’agrément, de renouvellement, de modification concernant l’accueil familial, assurer la frappe des courriers et des comptes rendus de visite ou d’évaluation, gérer la formation des accueillants en lien avec l’adjointe à la responsable et le psychologue de la mission Accueil Familial adulte
- Gérer Horoquartz et les agendas de la responsable du Service, de son adjointe et des référentes techniques
- Assurer un relais avec la DRH pour les frais de déplacement, les formations des agents du service
- Assurer un relais avec le Service Intérieur (commande fournitures), la Direction des Bâtiments, la Direction des Systèmes d’Information
- Assurer l’arrivée des nouveaux agents (accès informatique, horoquartz, …)
- Enregistrer, mettre à jour et transmettre les informations et la documentation à l’usage des équipes médico-sociales
- Assister les référents techniques sur une ou plusieurs thématiques : GED, GENESIS, Archivage, WELKOM etc…
- Participer aux réunions des assistants du service animées par les référents techniques.
- Assurer la gestion des échanges avec les Caisses de retraite signataires de la Convention de partenariat pour la reconnaissance mutuelle des évaluations des personnes âgées en perte d’autonomie par le biais de la boite MEDIMAIL du service : enregistrement dans Excel, ventilation des mails reçus et à transmettre et fiches de liaison vers les EMS
- Assistance du responsable du service, de l’adjoint administratif et des référents techniques dans la mise en œuvre de la politique gérontologique départementale et dans la coordination des équipes médico-sociales situées sur les territoires
ACTIVITES
- Assurer un accueil téléphonique de second niveau dans le cadre de la MDA
- Gérer l’ensemble du courrier et courriels arrivant et partant du service et assurer la ventilation aux équipes PA et PH
- Assurer le secrétariat du médecin chef de service, de l’adjoint au chef de service et des référents techniques : frappe des courriers et des notes, des comptes rendus de réunions.
- Organiser les réunions de service (réservation de salle, préparation des documents, convocations)
- Assurer la gestion des dossiers transmis SOLIHA (aide au logement) : mise à jour des données dans Excel, envoi des courriers, participer aux réunions de suivi des demandes
- Assurer la gestion des dossiers Personnes Majeures Vulnérables : Enregistrement dans Excel, mise à jour des données, constitution des dossiers, ventilation vers les EMS, classement.
- Assurer la gestion des échanges avec les DAC par le biais de la boite MEDIMAIL du service : enregistrement dans Excel, ventilation des mails et fiche de liaison vers les EMS, envoi des courriers
- Gérer la planification du contrôle GIR dans les EHPAD en lien avec les médecins du service et l’ARS : planifier les contrôles dans un tableau Excel en fonction des données de l’ARS, mise à jour des données en lien avec l’ARS et les médecins du service, envoi de courriers spécifiques.
- Assurer le secrétariat de la mission accueil familial : enregistrer les dossiers de demande d’agrément, de renouvellement, de modification concernant l’accueil familial, assurer la frappe des courriers et des comptes rendus de visite ou d’évaluation, gérer la formation des accueillants en lien avec l’adjointe à la responsable et le psychologue de la mission Accueil Familial adulte
- Gérer Horoquartz et les agendas de la responsable du Service, de son adjointe et des référentes techniques
- Assurer un relais avec la DRH pour les frais de déplacement, les formations des agents du service
- Assurer un relais avec le Service Intérieur (commande fournitures), la Direction des Bâtiments, la Direction des Systèmes d’Information
- Assurer l’arrivée des nouveaux agents (accès informatique, horoquartz, …)
- Enregistrer, mettre à jour et transmettre les informations et la documentation à l’usage des équipes médico-sociales
- Assister les référents techniques sur une ou plusieurs thématiques : GED, GENESIS, Archivage, WELKOM etc…
- Participer aux réunions des assistants du service animées par les référents techniques.
- Assurer la gestion des échanges avec les Caisses de retraite signataires de la Convention de partenariat pour la reconnaissance mutuelle des évaluations des personnes âgées en perte d’autonomie par le biais de la boite MEDIMAIL du service : enregistrement dans Excel, ventilation des mails reçus et à transmettre et fiches de liaison vers les EMS
Profils recherchés
CONNAISSANCES INDISPENSABLES
- Connaissances informatiques, bureautiques et maîtrise des outils WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, GENESIS, HOROQUARTZ, WELKOM, GED…
- Connaissance du fonctionnement, des activités, des procédures du service
- Connaissance des structures et dispositifs du secteur gérontologique et du handicap
COMPÉTENCES REQUISES
Être capable de :
- Écrire et mettre en forme des courriers, notes, mails, comptes rendus…
- Prioriser les demandes des responsables
- Fournir un travail soigné
QUALITÉS SOUHAITÉES
- Respect des règles de déontologie
- Secret professionnel
- Sens du travail en équipe
- Disponibilité
- Discrétion
- Sens du service public
- Esprit d’initiative
SPECIFICITES DU POSTE
- Résidence administrative fixée à Albi
- Permanences journalières jusqu’à 12h30 et 17h30 à organiser avec le ou la collègue du secrétariat Central
- Ce poste n’ouvre pas droit à une NBI (nouvelle bonification indiciaire)
- Connaissances informatiques, bureautiques et maîtrise des outils WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, GENESIS, HOROQUARTZ, WELKOM, GED…
- Connaissance du fonctionnement, des activités, des procédures du service
- Connaissance des structures et dispositifs du secteur gérontologique et du handicap
COMPÉTENCES REQUISES
Être capable de :
- Écrire et mettre en forme des courriers, notes, mails, comptes rendus…
- Prioriser les demandes des responsables
- Fournir un travail soigné
QUALITÉS SOUHAITÉES
- Respect des règles de déontologie
- Secret professionnel
- Sens du travail en équipe
- Disponibilité
- Discrétion
- Sens du service public
- Esprit d’initiative
SPECIFICITES DU POSTE
- Résidence administrative fixée à Albi
- Permanences journalières jusqu’à 12h30 et 17h30 à organiser avec le ou la collègue du secrétariat Central
- Ce poste n’ouvre pas droit à une NBI (nouvelle bonification indiciaire)
Contact
Contact
0563456587
Informations complémentaires
LES AVANTAGES DE LA COLLECTIVITÉ
- Un accompagnement renforcé tout au long de votre carrière : accès aux préparations concours, présence d’une conseillère en évolution professionnelle, d’une assistante sociale du personnel…
- De nombreuses prestations d’actions sociales mises en œuvre par le Comité des Œuvres Sociales
- De 52.5 à 58,5 jours de repos (congés et RTT), horaires flexibles…
- Participation employeur abonnement transports en commun à hauteur de 75%
- Titres restaurant
DÉPOSEZ VOTRE CANDIDATURE !
Le Département lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap, à toute personne motivée, créative et ayant l’esprit d’initiative !
Adressez votre curriculum vitae + votre lettre de motivation + votre dernier arrêté (pour les titulaires) + le diplôme (si le poste le mentionne) en un seul document PDF en indiquant en objet la référence à :
drh@tarn.fr ou par courrier à Monsieur le Président, Direction des Ressources Humaines, Service Emploi Compétences, 35 Lices Georges Pompidou 81013 ALBI CEDEX 9 avant le 17/05/2024.
- Un accompagnement renforcé tout au long de votre carrière : accès aux préparations concours, présence d’une conseillère en évolution professionnelle, d’une assistante sociale du personnel…
- De nombreuses prestations d’actions sociales mises en œuvre par le Comité des Œuvres Sociales
- De 52.5 à 58,5 jours de repos (congés et RTT), horaires flexibles…
- Participation employeur abonnement transports en commun à hauteur de 75%
- Titres restaurant
DÉPOSEZ VOTRE CANDIDATURE !
Le Département lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap, à toute personne motivée, créative et ayant l’esprit d’initiative !
Adressez votre curriculum vitae + votre lettre de motivation + votre dernier arrêté (pour les titulaires) + le diplôme (si le poste le mentionne) en un seul document PDF en indiquant en objet la référence à :
drh@tarn.fr ou par courrier à Monsieur le Président, Direction des Ressources Humaines, Service Emploi Compétences, 35 Lices Georges Pompidou 81013 ALBI CEDEX 9 avant le 17/05/2024.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.