Sous l'autorité de la directrice générale des services et au sein d'un service de 9 agents, cet agent administratif polyvalent sera référent des missions d'état-civil, des attestations d'accueil des étrangers, de la saisie des bons de commandes, des factures et de leur suivi, de la dématérialisation des actes.

MISSIONS PRINCIPALES

Etat-civil : missions accomplies en binôme
- Accueillir et renseigner le public.
- Réceptionner les déclarations, apprécier les demandes au regard des documents fournis et contrôler l'authenticité des attestations fournies.
- Etablir les actes d'état-civil.
- Délivrer les permis d'inhumer.
- Traiter les dossiers de changement de prénom.
- Préparer les dossiers de mariage.
- Enregistrer et publier les déclarations de Pacte Civil de Solidarité (PACS).
- Tenir les registres de l'état-civil.
- Etablir les arrêtés de délégation ponctuelle de fonction d'officier d'état-civil.
- Préparer les dossiers de baptême civil.
- Tenir à jour le planning de réservation de la salle des mariages et veiller à sa mise en place.

Attestation d'accueil des étrangers :
- Accueillir et renseigner le public.
- Réceptionner les documents et contrôler leur conformité et la complétude du dossier.
- Etablir l'attestation

Saisie dans le logiciel finances :
- Saisir dans le logiciel finances les bons de commande du service administratif, ressources humaines et écoles.
- Saisir les engagements annuels récurrents pour le service administratif, ressources humaines et écoles.
- Suivre la validation et l'envoi des bons de commande aux personnes concernées.
- Enregistrer informatiquement les factures dans la chaine comptable.
- Suivre le bon paiement desdites factures.

Dématérialisation des actes :
- Scanner et déposer sur la plateforme dématérialisée les actes transmissibles au contrôle de légalité pour la commune, le SIVU Arthès / Lescure et le CCAS
- Enregistrer les actes transmis dans le fichier informatique partagé du cloud mairie.
- Editer les actes transmis pour affichage.

MISSIONS SECONDAIRES

Cimetière : en l'absence de l'agent chargé de cette mission et dans le cadre de la continuité du service public :
- Accueillir et renseigner le public.
- Réceptionner les demandes d'autorisations de travaux, contrôler les documents et délivrer les autorisations.
- Vérifier la situation administrative du demandeur, vérifier le droit de propriété, le droit à l'inhumation et l'exhumation, procéder aux opérations d'attribution de concessions.

Courrier : en l'absence de l'agent chargé de cette mission
- Enregistrer le courrier arrivé papier et électronique.
- Communiquer le courrier et le distribuer dans le service.
- Affranchir et expédier le courrier départ.
- Gérer les consommables de la machine à affranchir.

MISSIONS TRES PONCTUELLES

Compte tenu de la taille de la collectivité, l'agent peut exceptionnellement être amené à exécuter d'autres missions en adéquation avec son cadre d'emplois.
- Accueil général : en cas d'absence des 2 agents assurant l'accueil et par roulement avec les autres agents du service

Savoirs généraux :
- Connaître les techniques rédactionnelles administratives.
- Avoir une bonne pratique des logiciels Word et Excel
- Connaître l'environnement des collectivités territoriales.
- Maitriser les techniques d'accueil et de régulation.

Savoirs Socioprofessionnels :
- Maitriser l'information générale relative à l'état-civil (l'IGREC).
- Connaître les règles communes à la rédaction des actes d'état-civil et à leur délivrance.
- Utiliser les logiciels métier : E-GR, Civil finances, plateforme S2Low.
- Suivre l'évolution réglementaire des différents domaines concernés.
- Connaître les règles générales en matière de comptabilité publique.

Le savoir-être :
- Respecter la confidentialité des informations délivrées et le devoir de discrétion.
- Travailler en équipe.
- Gérer les risques de tension avec le public.
- Prioriser un travail organisé, soigné et méthodique.
- Proposer des améliorations de fonctionnement afin de rendre le service plus qualitatif et plus efficient.