SECRETAIRE – AGENT DE NUMERISATION (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081240514001207
Publiée le 14/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
35 Lices Georges Pompidou, Albi (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
14/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du Service Instruction des Droits et Paiement des Prestations (SIDPP)
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
Assurer le secrétariat de l’ensemble du service ainsi que la numérisation de l’activité de certaines missions spécifiques, sous l’autorité directe du responsable de service
ACTIVITÉS :
- Assurer l’ensemble des missions relatives au secrétariat du service :
- Assurer l’accueil téléphonique du service (transfert au bon interlocuteur ou prise de message en cas d’absence)
- Assurer l’accueil physique du public et savoir informer et orienter au besoin
- Traiter chaque jour, en flux continu, le courrier entrant et sortant ainsi que la boite de messagerie générique du service (enregistrement et distribution)
- Assurer et tracer la chaine de signature des parapheurs
- Assurer la pré-saisie des dossiers de demande d’allocation
- Réaliser les comptes rendus de réunions et assurer la diffusion auprès des participants concernés
- Gérer les stocks de fournitures et réaliser régulièrement les commandes de fournitures et/ou d’enveloppes nécessaires au bon fonctionnement du service
- Assurer le soutien logistique des locaux et/ou du matériel informatique
- Assurer la numérisation des documents issus de l’activité des référents techniques (PA et PH), des gestionnaires administratifs et financiers, de la cellule contrôles et de la cellule PCH / ACTP.
Un soutien à la numérisation des documents issus de l’activité des instructeurs (PA et PH) pourra aussi être demandé.
Assurer le secrétariat de l’ensemble du service ainsi que la numérisation de l’activité de certaines missions spécifiques, sous l’autorité directe du responsable de service
ACTIVITÉS :
- Assurer l’ensemble des missions relatives au secrétariat du service :
- Assurer l’accueil téléphonique du service (transfert au bon interlocuteur ou prise de message en cas d’absence)
- Assurer l’accueil physique du public et savoir informer et orienter au besoin
- Traiter chaque jour, en flux continu, le courrier entrant et sortant ainsi que la boite de messagerie générique du service (enregistrement et distribution)
- Assurer et tracer la chaine de signature des parapheurs
- Assurer la pré-saisie des dossiers de demande d’allocation
- Réaliser les comptes rendus de réunions et assurer la diffusion auprès des participants concernés
- Gérer les stocks de fournitures et réaliser régulièrement les commandes de fournitures et/ou d’enveloppes nécessaires au bon fonctionnement du service
- Assurer le soutien logistique des locaux et/ou du matériel informatique
- Assurer la numérisation des documents issus de l’activité des référents techniques (PA et PH), des gestionnaires administratifs et financiers, de la cellule contrôles et de la cellule PCH / ACTP.
Un soutien à la numérisation des documents issus de l’activité des instructeurs (PA et PH) pourra aussi être demandé.
Profils recherchés
CONNAISSANCES INDISPENSABLES
- Connaissance approfondies des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…)
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance en rédaction administrative et méthode de classement
- Connaissance de base de la législation en matière d’aide sociale
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- Connaissance des logiciels GENESIS / GED
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
- Comprendre les demandes, savoir s’exprimer correctement à l’oral et par écrit
- Classer et ordonner des dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
- Appliquer des procédures
- Rechercher des informations nécessaires
- Mettre en forme et présenter des documents administratifs
- Diffuser de l’information auprès des agents du service, d’interlocuteurs internes à la collectivité ou extérieurs, en s’assurant de leur bonne compréhension
QUALITES SOUHAITEES
- Capacités d’analyse et de réflexion
- Esprit d’équipe
- Rigueur
- Organisation
- Capacité relationnelle
- Patience et courtoisie
SPECIFICITES DU POSTE
- Résidence administrative fixée à Albi
- Permanences journalières jusqu’à 12h30 et 17h30 à organiser avec le ou la collègue du secrétariat Central
- Ce poste n’ouvre pas droit à une NBI (nouvelle bonification indiciaire)
- Connaissance approfondies des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…)
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance en rédaction administrative et méthode de classement
- Connaissance de base de la législation en matière d’aide sociale
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- Connaissance des logiciels GENESIS / GED
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
- Comprendre les demandes, savoir s’exprimer correctement à l’oral et par écrit
- Classer et ordonner des dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
- Appliquer des procédures
- Rechercher des informations nécessaires
- Mettre en forme et présenter des documents administratifs
- Diffuser de l’information auprès des agents du service, d’interlocuteurs internes à la collectivité ou extérieurs, en s’assurant de leur bonne compréhension
QUALITES SOUHAITEES
- Capacités d’analyse et de réflexion
- Esprit d’équipe
- Rigueur
- Organisation
- Capacité relationnelle
- Patience et courtoisie
SPECIFICITES DU POSTE
- Résidence administrative fixée à Albi
- Permanences journalières jusqu’à 12h30 et 17h30 à organiser avec le ou la collègue du secrétariat Central
- Ce poste n’ouvre pas droit à une NBI (nouvelle bonification indiciaire)
Contact et modalités de candidature
Contact
0563456587
Informations complémentaires
LES AVANTAGES DE LA COLLECTIVITÉ
- Un accompagnement renforcé tout au long de votre carrière : accès aux préparations concours, présence d’une conseillère en évolution professionnelle, d’une assistante sociale du personnel…
- De nombreuses prestations d’actions sociales mises en œuvre par le Comité des Œuvres Sociales
- De 52.5 à 58,5 jours de repos (congés et RTT), horaires flexibles…
- Participation employeur abonnement transports en commun à hauteur de 75%
- Titres restaurant
DÉPOSEZ VOTRE CANDIDATURE !
Le Département lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap, à toute personne motivée, créative et ayant l’esprit d’initiative !
Adressez votre curriculum vitae + votre lettre de motivation + votre dernier arrêté (pour les titulaires) + le diplôme (si le poste le mentionne) en un seul document PDF en indiquant en objet la référence à :
drh@tarn.fr ou par courrier à Monsieur le Président, Direction des Ressources Humaines, Service Emploi Compétences, 35 Lices Georges Pompidou 81013 ALBI CEDEX 9 avant le 14/06/2024.
- Un accompagnement renforcé tout au long de votre carrière : accès aux préparations concours, présence d’une conseillère en évolution professionnelle, d’une assistante sociale du personnel…
- De nombreuses prestations d’actions sociales mises en œuvre par le Comité des Œuvres Sociales
- De 52.5 à 58,5 jours de repos (congés et RTT), horaires flexibles…
- Participation employeur abonnement transports en commun à hauteur de 75%
- Titres restaurant
DÉPOSEZ VOTRE CANDIDATURE !
Le Département lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap, à toute personne motivée, créative et ayant l’esprit d’initiative !
Adressez votre curriculum vitae + votre lettre de motivation + votre dernier arrêté (pour les titulaires) + le diplôme (si le poste le mentionne) en un seul document PDF en indiquant en objet la référence à :
drh@tarn.fr ou par courrier à Monsieur le Président, Direction des Ressources Humaines, Service Emploi Compétences, 35 Lices Georges Pompidou 81013 ALBI CEDEX 9 avant le 14/06/2024.
Adresse de l'employeur
LE DEPARTEMENT DU TARN
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.