Officier Délégué de l’État Civil, chargé de l'instruction juridique, des acte d'état civil et des procédures associées (F/H)
Offre n° O081250702000820
Publiée le 02/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue de l'hôtel de ville, Albi (Tarn)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
24/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction :
Sous l’autorité du chef de service État civil, l’officier de l’état civil délégué est chargé de l’établissement, de la conservation, de la rectification et de la délivrance des actes d’état civil, dans le strict respect du cadre juridique en vigueur. Il participe à la sécurisation juridique des actes, à l'information du public sur ses droits et démarches. Il exerce également des fonctions relatives aux élections, au recensement citoyen et à la tenue des jurys d’assises.
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste :
- Poste marqué par l'importance de l'accueil du public en guichet
- Port d’une tenue conforme aux attentes de représentation de la collectivité
- Participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
- Travail le samedi et le dimanche lors des scrutins électoraux
- Amplitude horaire du service : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
- Horaires de travail quotidien dans ce cadre - 7h24
- Poste à temps complet : 37 heures hebdomadaires
La collectivité est engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées
avec la même attention. Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
Sous l’autorité du chef de service État civil, l’officier de l’état civil délégué est chargé de l’établissement, de la conservation, de la rectification et de la délivrance des actes d’état civil, dans le strict respect du cadre juridique en vigueur. Il participe à la sécurisation juridique des actes, à l'information du public sur ses droits et démarches. Il exerce également des fonctions relatives aux élections, au recensement citoyen et à la tenue des jurys d’assises.
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste :
- Poste marqué par l'importance de l'accueil du public en guichet
- Port d’une tenue conforme aux attentes de représentation de la collectivité
- Participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
- Travail le samedi et le dimanche lors des scrutins électoraux
- Amplitude horaire du service : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
- Horaires de travail quotidien dans ce cadre - 7h24
- Poste à temps complet : 37 heures hebdomadaires
La collectivité est engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées
avec la même attention. Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
Missions / conditions d'exercice
Missions - Activités :
Activités et tâches principales :
- Rédiger, enregistrer et conserver les actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès) dans le respect des règles du Code civil
- Appliquer les procédures de vérification, d’authentification et de rectification des actes
- Accueillir, informer et orienter le public concernant ses droits civils
- Participer aux cérémonies civiles et les formaliser juridiquement
- Assurer la délivrance des actes, légalisation, certification conforme, livrets de famille, vérifications
- Gérer les PACS (conclusion, modification, dissolution)
Activités spécifiques :
Élections :
- Gérer les inscriptions, radiations, et procurations
- Suivre des recours électoraux (examen de la régularité des inscriptions, rédaction d’observations éventuelles)Mettre à jour des listes, préparer les commissions de contrôle, centraliser des recours au juge
- Coordonner la logistique lors des scrutins
- Lors de la période de scrutin : collaborer à la préparation et à l’organisation des scrutins (examen des circulaires et instructions préfectorales
Lors du jour de vote : relais auprès du directeur pour toute difficulté ; centraliser et analyser les recours des électeurs et préparer les éléments pour la saisine du juge aux fins d’inscription sur ordonnance
- Changement de nom et prénom :
- Instruire des demandes de changement de prénom et de nom
- Accompagner les usagers sur la recevabilité et les conséquences de ces procédures
Procédure de mariage et auditions :
- Analyser les pièces fournies par les futurs époux
- Conduire les auditions préalables menées à titre de vérification systématique (article 63 du Code Civil)Évaluer la réalité de l’intention matrimoniale des futurs conjoints, conformément à l’article 146 du Code civil
- Rédiger des rapports circonstanciés à l’issue des auditions et, le cas échéant, signaler au procureur de la République les situations suspectes conformément à l’article 175-2 du Code civil
Recensement citoyen :
- Traiter les demandes et délivrer les attestations
- Pour chaque période, procéder à la vérification des jeunes recensés dans la période, corriger le fichier établi (Pecoto) et le déposer sur l'espace dédié (majdc.fr -Présage)
Jury d'assises :
- Organisation du tirage au sort, notification et transmission au greffe
Missions transversales :
- Apporter une aide ponctuelle aux différents services rattachés à la direction (mises sous pli, pointages...)Dans le cadre des missions dévolues, à la direction peut être amené à organiser et à participer aux activités liées à l’accueil des visiteurs de l’Hôtel de Ville (accueil général et standard)Délivrer des titres d’identité
Activités et tâches principales :
- Rédiger, enregistrer et conserver les actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès) dans le respect des règles du Code civil
- Appliquer les procédures de vérification, d’authentification et de rectification des actes
- Accueillir, informer et orienter le public concernant ses droits civils
- Participer aux cérémonies civiles et les formaliser juridiquement
- Assurer la délivrance des actes, légalisation, certification conforme, livrets de famille, vérifications
- Gérer les PACS (conclusion, modification, dissolution)
Activités spécifiques :
Élections :
- Gérer les inscriptions, radiations, et procurations
- Suivre des recours électoraux (examen de la régularité des inscriptions, rédaction d’observations éventuelles)Mettre à jour des listes, préparer les commissions de contrôle, centraliser des recours au juge
- Coordonner la logistique lors des scrutins
- Lors de la période de scrutin : collaborer à la préparation et à l’organisation des scrutins (examen des circulaires et instructions préfectorales
Lors du jour de vote : relais auprès du directeur pour toute difficulté ; centraliser et analyser les recours des électeurs et préparer les éléments pour la saisine du juge aux fins d’inscription sur ordonnance
- Changement de nom et prénom :
- Instruire des demandes de changement de prénom et de nom
- Accompagner les usagers sur la recevabilité et les conséquences de ces procédures
Procédure de mariage et auditions :
- Analyser les pièces fournies par les futurs époux
- Conduire les auditions préalables menées à titre de vérification systématique (article 63 du Code Civil)Évaluer la réalité de l’intention matrimoniale des futurs conjoints, conformément à l’article 146 du Code civil
- Rédiger des rapports circonstanciés à l’issue des auditions et, le cas échéant, signaler au procureur de la République les situations suspectes conformément à l’article 175-2 du Code civil
Recensement citoyen :
- Traiter les demandes et délivrer les attestations
- Pour chaque période, procéder à la vérification des jeunes recensés dans la période, corriger le fichier établi (Pecoto) et le déposer sur l'espace dédié (majdc.fr -Présage)
Jury d'assises :
- Organisation du tirage au sort, notification et transmission au greffe
Missions transversales :
- Apporter une aide ponctuelle aux différents services rattachés à la direction (mises sous pli, pointages...)Dans le cadre des missions dévolues, à la direction peut être amené à organiser et à participer aux activités liées à l’accueil des visiteurs de l’Hôtel de Ville (accueil général et standard)Délivrer des titres d’identité
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises :
Savoirs :
- Connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen et de la délivrance des titresd'identité
- Connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information
Savoir-faire :
- Analyser des pièces d’état civil
- Conduire des entretiens à finalité juridique (auditions)Rédiger des rapports administratifs et circonstanciés
- Instruire un dossier dans le respect des délais, des textes, et de la chaîne hiérarchique
- Adapter la communication au niveau de compréhension des usagers
- Utiliser les logiciels métiers (OpenElec, Mélodie Opus, Elire, CapDémat, ANTS, etc.)
- Assurer une veille juridique régulière (via circulaires, notes, etc.)
Savoir-être :
- Sens affirmé du service public
- Goût du contact avec le public
- Capacité de neutralité, empathie, diplomatie
- Excellente présentation
- Sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle
- Rigueur et méthode dans l’analyse juridique
- Réactivité et autonomie dans la gestion des imprévus
- Méthode, organisation, sens des priorités et esprit d’initiative
Profil - Formation - Expérience :
- Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2
- Expérience dans le domaine de l’état civil ou de l’instruction juridique appréciée
Savoirs :
- Connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen et de la délivrance des titresd'identité
- Connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information
Savoir-faire :
- Analyser des pièces d’état civil
- Conduire des entretiens à finalité juridique (auditions)Rédiger des rapports administratifs et circonstanciés
- Instruire un dossier dans le respect des délais, des textes, et de la chaîne hiérarchique
- Adapter la communication au niveau de compréhension des usagers
- Utiliser les logiciels métiers (OpenElec, Mélodie Opus, Elire, CapDémat, ANTS, etc.)
- Assurer une veille juridique régulière (via circulaires, notes, etc.)
Savoir-être :
- Sens affirmé du service public
- Goût du contact avec le public
- Capacité de neutralité, empathie, diplomatie
- Excellente présentation
- Sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle
- Rigueur et méthode dans l’analyse juridique
- Réactivité et autonomie dans la gestion des imprévus
- Méthode, organisation, sens des priorités et esprit d’initiative
Profil - Formation - Expérience :
- Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2
- Expérience dans le domaine de l’état civil ou de l’instruction juridique appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre d’accompagnement) à
Madame la Maire
Mairie d’Albi
16, rue de l’Hôtel de Ville - 81000 Albi
Contact :
Madame Florence BARDY,
Directrice accueil des publics
Tél. : 05 63 49 11 80
Madame la Maire
Mairie d’Albi
16, rue de l’Hôtel de Ville - 81000 Albi
Contact :
Madame Florence BARDY,
Directrice accueil des publics
Tél. : 05 63 49 11 80
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.