Assistant administratif, comptable et agent d'accueil (F/H)
Offre n° O081250709000451
Publiée le 09/07/2025
Synthèse de l'offre
La communauté d'agglomération de l'Albigeois, créée en 2003, exerce des compétences clés pour le développement du territoire des 16 communes qui la composent (aménagement de l'espace, voirie, habitat, développement économique, assainissement, urbanisme, environnement, éclairage public et maîtrise énergétique ) et la vie quotidienne des 85 000 grands albigeois (transports, collecte des déchets, propreté, médiathèques, équipements aquatiques, ). Elle s appuie sur une administration regroupant aujourd'hui près de 550 agents.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 70304, Albi (Tarn)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
30/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction :
La Direction des Ressources Logistiques assure pour le compte de la ville d’Albi et de la communauté d’agglomération de l’Albigeois, les missions relatives aux services parc auto, matériels et logistiques, achats et moyens communs.
Sous la responsabilité de la référente administrative de la direction, l’Assistant administratif, comptable et agent d’accueil réalise l’ensemble des
opérations d’accueil, de secrétariat, de comptabilité et de suivi qui sont associées aux activités de la direction. Il participe et effectue des missions
en lien avec les activités de gestion carburant et des achats et moyens communs sur l’ensemble du territoire de l’agglomération.
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste :
- Poste à temps complet : 37 heures hebdomadaires sur 5 jours
- Appliquer les règles de la sécurité du travail
- Travail en extérieur lors de l’accueil des livraisons carburant
- Modifications des horaires de travail en fonction des impératifs de fonctionnement du service
- Interventions exceptionnelles possibles en cas d’événement majeur (hivernage, événements climatiques de type tempête, inondation, -
La collectivité est engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention. Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
La Direction des Ressources Logistiques assure pour le compte de la ville d’Albi et de la communauté d’agglomération de l’Albigeois, les missions relatives aux services parc auto, matériels et logistiques, achats et moyens communs.
Sous la responsabilité de la référente administrative de la direction, l’Assistant administratif, comptable et agent d’accueil réalise l’ensemble des
opérations d’accueil, de secrétariat, de comptabilité et de suivi qui sont associées aux activités de la direction. Il participe et effectue des missions
en lien avec les activités de gestion carburant et des achats et moyens communs sur l’ensemble du territoire de l’agglomération.
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste :
- Poste à temps complet : 37 heures hebdomadaires sur 5 jours
- Appliquer les règles de la sécurité du travail
- Travail en extérieur lors de l’accueil des livraisons carburant
- Modifications des horaires de travail en fonction des impératifs de fonctionnement du service
- Interventions exceptionnelles possibles en cas d’événement majeur (hivernage, événements climatiques de type tempête, inondation, -
La collectivité est engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention. Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
Missions / conditions d'exercice
Missions - Activités :
Missions administratives :
- Ouverture, tri, lecture, traitement et enregistrement des documents entrants (courrier, mails, etc...)
- Contrôle des éléments soumis à la signature ou au visa du directeur ou de son représentant (charte de correspondance, orthographe) et suivi
des réponses aux courriers signalés
- Rédaction des documents nécessaires aux activités de la direction (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats, marchés,
-)
- Suivi du circuit des signatures et des visas de l’ensemble des documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats-),
diffusion et classement de ces documents
- Assurer la gestion et le suivi administratif et financier des contrats, conventions, marchés en terme de commandes, engagements, admissions,
facturations, certificats de paiement, ...
- S'assurer de la conformité des commandes (fournitures, sous traitances, carburants, ...) au regard du code des marchés publics et de
l'organisation de la direction
- Participer à la gestion administrative du service parc auto :
- Saisie des ordres de réparations des véhicules, engins et équipements motorisés au travers du logiciel de gestion parc
- Assure la gestion comptable et administrative de la réforme des véhicules, engins et équipements motorisés : en lien avec les éléments
transmis par le gestionnaire de parc et les données administratives possédées, réalise l'inventaire des véhicules à réformer, le suivi de la
vente auprès de l'établissement habilité, l'élaboration des certificats de réforme, les titres de recette, les informations assurances ainsi que
la mise à jour des outils (logiciel de gestion de parc, suppression badges carburants, tableaux de bords de suivi divers, ...)
- Gestion de l'exécution administrative des contrats de locations des véhicules
- Peut être amené à participer au traitement des sinistres en lien directe avec le service assurance
- Gestion des réservations des pools de véhicules sur le territoire
Missions comptables :
- Assurer le suivi et la gestion des budgets et des opérations comptables associées aux activités :
- Traitement et suivi des opérations budgétaires et comptables (procédures d'engagement, de mandatement, de facturations, .-)
- Suivi et mandatement des factures
- Aide à la préparation de l'ensemble des budgets de fonctionnement et d'investissement (budget primitif, budgets secondaires, décisions
modificatives) en collaboration directe avec les responsables des services de la direction
- Suivi de l'évolution des budgets, alertes et propositions de mesures correctives
- Effectuer les relevés de dépenses et facturations à destination des budgets annexes et/ou autres structures (ville d'Albi, CCAS, ...)
- Assurer le suivi et la gestion de la distribution des carburants :
- Élaboration et tenue de tableaux de bord en lien avec le logiciel de gestion carburant et les prises réelles de carburants, effectue les
corrections éventuelles
- Contrôle et suivi comptable des prises de carburants externes (stations privées, cartes accréditives, -)
- Programmation des badges de prise de carburant et traitement des anomalies pouvant être constatées
- Suivi et paiement des taxes applicables aux véhicules
Missions d’accueil :
- Gestion des appels téléphoniques, accueil physique, orientation, renseignements généraux, informations sur les formalités / procédures dans le
cadre des activités de la direction et des services associés (parc automobile, matériels et logistique et achats et moyens communs)
- Accueil et réception des véhicules citernes assurant la livraison des carburants en vrac sur les différents sites (contrôle des bons de livraison,
des quantités chargée en citerne (sondage physique des cuves)
Activités annexes :
- Participer occasionnellement à la gestion administrative des services matériels et logistiques, achats et moyens communs pendant les périodes
de congés des autres agents de la cellule administrative :
- Engagements comptables, réalisation et suivi des demandes en fournitures de bureaux et de mobiliers pour les services de la ville d’Albi et
de l’agglomération
- Gestion des commandes et des réceptions des produits d’entretien ménagers
- Gestion administrative et comptable du secteur reprographie
Missions administratives :
- Ouverture, tri, lecture, traitement et enregistrement des documents entrants (courrier, mails, etc...)
- Contrôle des éléments soumis à la signature ou au visa du directeur ou de son représentant (charte de correspondance, orthographe) et suivi
des réponses aux courriers signalés
- Rédaction des documents nécessaires aux activités de la direction (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats, marchés,
-)
- Suivi du circuit des signatures et des visas de l’ensemble des documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, conventions, contrats-),
diffusion et classement de ces documents
- Assurer la gestion et le suivi administratif et financier des contrats, conventions, marchés en terme de commandes, engagements, admissions,
facturations, certificats de paiement, ...
- S'assurer de la conformité des commandes (fournitures, sous traitances, carburants, ...) au regard du code des marchés publics et de
l'organisation de la direction
- Participer à la gestion administrative du service parc auto :
- Saisie des ordres de réparations des véhicules, engins et équipements motorisés au travers du logiciel de gestion parc
- Assure la gestion comptable et administrative de la réforme des véhicules, engins et équipements motorisés : en lien avec les éléments
transmis par le gestionnaire de parc et les données administratives possédées, réalise l'inventaire des véhicules à réformer, le suivi de la
vente auprès de l'établissement habilité, l'élaboration des certificats de réforme, les titres de recette, les informations assurances ainsi que
la mise à jour des outils (logiciel de gestion de parc, suppression badges carburants, tableaux de bords de suivi divers, ...)
- Gestion de l'exécution administrative des contrats de locations des véhicules
- Peut être amené à participer au traitement des sinistres en lien directe avec le service assurance
- Gestion des réservations des pools de véhicules sur le territoire
Missions comptables :
- Assurer le suivi et la gestion des budgets et des opérations comptables associées aux activités :
- Traitement et suivi des opérations budgétaires et comptables (procédures d'engagement, de mandatement, de facturations, .-)
- Suivi et mandatement des factures
- Aide à la préparation de l'ensemble des budgets de fonctionnement et d'investissement (budget primitif, budgets secondaires, décisions
modificatives) en collaboration directe avec les responsables des services de la direction
- Suivi de l'évolution des budgets, alertes et propositions de mesures correctives
- Effectuer les relevés de dépenses et facturations à destination des budgets annexes et/ou autres structures (ville d'Albi, CCAS, ...)
- Assurer le suivi et la gestion de la distribution des carburants :
- Élaboration et tenue de tableaux de bord en lien avec le logiciel de gestion carburant et les prises réelles de carburants, effectue les
corrections éventuelles
- Contrôle et suivi comptable des prises de carburants externes (stations privées, cartes accréditives, -)
- Programmation des badges de prise de carburant et traitement des anomalies pouvant être constatées
- Suivi et paiement des taxes applicables aux véhicules
Missions d’accueil :
- Gestion des appels téléphoniques, accueil physique, orientation, renseignements généraux, informations sur les formalités / procédures dans le
cadre des activités de la direction et des services associés (parc automobile, matériels et logistique et achats et moyens communs)
- Accueil et réception des véhicules citernes assurant la livraison des carburants en vrac sur les différents sites (contrôle des bons de livraison,
des quantités chargée en citerne (sondage physique des cuves)
Activités annexes :
- Participer occasionnellement à la gestion administrative des services matériels et logistiques, achats et moyens communs pendant les périodes
de congés des autres agents de la cellule administrative :
- Engagements comptables, réalisation et suivi des demandes en fournitures de bureaux et de mobiliers pour les services de la ville d’Albi et
de l’agglomération
- Gestion des commandes et des réceptions des produits d’entretien ménagers
- Gestion administrative et comptable du secteur reprographie
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises :
Savoirs :
- Connaître et diffuser si nécessaire le cadre institutionnel des collectivités territoriales et des EPCI
- Connaître et diffuser si nécessaire l’organisation et les compétences de la communauté d'agglomération de l'albigeois et de ses communes
membres
- Connaître et diffuser si nécessaire l’organigramme et les missions de chaque service
- Connaître et utiliser le cadre réglementaire des marchés publics et des finances publiques
- Maîtriser et mettre en pratique les techniques administratives : prise de notes, rédaction, classement, etc...
- Maîtriser et utiliser les outils de traitement de texte (Word, LibreOffice Writer), tableurs (Excel, LibreOffice Calc), navigation internet, messagerie
électronique, présentations de type Powerpoint, bases de données, finances (Civil finances), ressources humaines (Civil RH), gestion de plannings
- Maîtriser et appliquer les procédures budgétaires et comptables (instruction comptable M57 : section, fonction, nature, etc...)
Savoir-faire :
- Être capable de classer et archiver des documents
- Évoluer et se former pour répondre aux nécessités du poste (utilisation des logiciels, suivi des marchés publics, classement, archivage,
connaissances institutionnelles, connaissance des contrats et conventions, -)
- Être efficace dans l’exécution de ses misions et activités
- Être autonome dans son travail en respectant les règles de fonctionnement du service
Savoir être :
- Être capable d’évoluer, prendre en compte les remarques, vouloir comprendre, être motivé
- A l’aise dans les relations humaines
- Méthodique, consciencieux et organisé
- Disponible et curieux
- Dynamique et impliqué
- Discrétion
Savoirs :
- Connaître et diffuser si nécessaire le cadre institutionnel des collectivités territoriales et des EPCI
- Connaître et diffuser si nécessaire l’organisation et les compétences de la communauté d'agglomération de l'albigeois et de ses communes
membres
- Connaître et diffuser si nécessaire l’organigramme et les missions de chaque service
- Connaître et utiliser le cadre réglementaire des marchés publics et des finances publiques
- Maîtriser et mettre en pratique les techniques administratives : prise de notes, rédaction, classement, etc...
- Maîtriser et utiliser les outils de traitement de texte (Word, LibreOffice Writer), tableurs (Excel, LibreOffice Calc), navigation internet, messagerie
électronique, présentations de type Powerpoint, bases de données, finances (Civil finances), ressources humaines (Civil RH), gestion de plannings
- Maîtriser et appliquer les procédures budgétaires et comptables (instruction comptable M57 : section, fonction, nature, etc...)
Savoir-faire :
- Être capable de classer et archiver des documents
- Évoluer et se former pour répondre aux nécessités du poste (utilisation des logiciels, suivi des marchés publics, classement, archivage,
connaissances institutionnelles, connaissance des contrats et conventions, -)
- Être efficace dans l’exécution de ses misions et activités
- Être autonome dans son travail en respectant les règles de fonctionnement du service
Savoir être :
- Être capable d’évoluer, prendre en compte les remarques, vouloir comprendre, être motivé
- A l’aise dans les relations humaines
- Méthodique, consciencieux et organisé
- Disponible et curieux
- Dynamique et impliqué
- Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature
(CV et lettre d’accompagnement) à
Madame la Présidente
Communauté d’agglomération de l’Albigeois
16, rue de l’Hôtel de Ville - 81000 Albi
Contact :
Monsieur Fabien MOLINIER,
Directeur des ressources logistiques
Tél. : 05 63 76 05 40
(CV et lettre d’accompagnement) à
Madame la Présidente
Communauté d’agglomération de l’Albigeois
16, rue de l’Hôtel de Ville - 81000 Albi
Contact :
Monsieur Fabien MOLINIER,
Directeur des ressources logistiques
Tél. : 05 63 76 05 40
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.