Planification des besoins nécessaires à la réalisation de spectacles :
demande et suivi des arrêtés d’occupation du domaine public, de circulation, de débits de boissons et de nuisances sonores pour les associations ;
planification et commande des matériels nécessaires aux besoins tant des associations culturelles que de la cellule événementielle auprès des services
de la collectivité ;
saisie et mise à jour des données dans le logiciel « gestion des évènements ».
Gestion et suivi des demandes de salles municipales :
vérification des disponibilités des salles et enregistrement des informations et des demandes de réservation dans le logiciel dédié ;
demande de besoins techniques (fiches navettes et fiches techniques) ;
participation aux réunions du comité des salles.
Gestion administrative en collaboration avec l’assistante administrative et comptable de la cellule événementielle & programmation culturelle :
Gestion comptable :
- engagement des bons de commande, liquidation des factures, envoi aux prestataires...
Gestion administrative :
- rédaction, suivi et distribution de divers documents (courriers, courriers signalés, flyers, contrats de cession, conventions de co-réalisation & conventions de
partenariat, délibérations, publipostages, demandes de devis, dossiers d’appels d’offres, etc.) ;
- établissement de planning ;
- accueil téléphonique.
Gestion de la billetterie :
- vente d’abonnements lors de la journée dédiée aux abonnements et tout au long de l’année
- vente de places à l’unité le soir de chaque représentation, au guichet du théâtre, occasionnellement ;
- gestion de la régie de caisse avec manipulation de numéraires (paiement en carte bleue, chèque et espèces) ;
- gestion des réclamations clients et des annulations de spectacles (remboursements).
Pour les besoins du service, certaines missions peuvent être amenées à évoluer, en lien notamment avec les missions de l’assistante administrative et comptable.