• Etablit la diffusion et contrôle l’enregistrement du courrier
• Reçoit, filtre et transmet les courriers d’informatiques
• Assure le suivi des notes, contrôle et supervise la circulation des parapheurs
• Lit et corrige les procès-verbaux de séances
• Organise le classement et l’archivage des dossiers
• Met en œuvre la reliure des registres des actes (contrôle des tables, contacts avec le prestataire extérieur)
• Gère les décisions (contrôle, mise à la signature, vérifie les pièces constitutives des dossiers, pré-contrôle de légalité avant transmission au contrôle de légalité),
• Rédige des notes, courriers, mails
• Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques internes et externes,
• Organise la tenue de l’agenda (rendez-vous, réunions)
• Prend en notes, rédige des courriers, notes de service
• Organise et planifie des réunions (chefs de service et divers)
• Suivi de divers dossiers thématiques
• Contact direct et échanges permanents avec les responsables de service, les agents de l’équipe et le DGS
• Communique avec l’ensemble des services municipaux, la direction générale, le Maire et les élus
• Communication avec les autres collectivités et organismes extérieurs
• Mise en place de la gestion électronique des documents
• Mise en place du logiciel de la gestion électronique des délibérations, arrêtés et délégations

Savoirs socioprofessionnels
• Techniques de secrétariat
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité, règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
• Utilisation de progiciels
• Procédures du service,
• Connaître le cadre réglementaire et savoir suivre son évolution (communication de documents, contrôle de légalité, affichage…)
• Techniques de recherche d’information, fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail

Savoir-faire
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Savoir faire face à des pics d'activité en fonction des obligations du service
• Utilisation des logiciels et adaptation aux nouvelles technologies

Au niveau du secrétariat du DGS :
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités.
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Établir une relation de confiance