Encadrement de l’équipe technique et des agents de ménage
• Programmation et coordination des interventions : internes / externes / utilisateurs ;
• Rapport mensuel d’activités ;
Instruction et Gestion de Dossiers / Commande Publique et Achats ;
• Instruire les dossiers techniques des services (procédures administratives/subventions) ;
• Vérifier l'éligibilité des demandes, instruire les dossiers techniques et notifier les décisions de l’autorité ;
• Assurer le suivi, le contrôle et l'archivage des dossiers ;
• Assurer la complétude du cahier des charges ;
• Vérification de l'éligibilité : Contrôler les pièces constitutives d'un dossier et s'assurer que la demande répond aux critères réglementaires ;
• Précontrôle de légalité : Effectuer une analyse juridique avant la prise de décision pour limiter les risques de contentieux ;
• Conformité des procédures : Vérifier le respect des obligations réglementaires et déclencher des procédures de régularisation ou de sanction si nécessaire ;
• Contrôle des ordres de service : Mettre en place un système de suivi et de contrôle pour encadrer les instructions données aux prestataires ;
• Définir les besoins avec les services prescripteurs et élaborer des stratégies d’achat, pour garantir une rationalisation des coûts et une optimisation des ressources ;
• Rédiger les pièces des marchés publics (DCE/CCTP) et piloter les procédures de mise en concurrence ;
• Négocier avec les prestataires et mesurer la performance des achats ;
• Conformité de l'exécution : Vérifier, auprès des services concernés, la réception des biens et services en termes de délais, qualité et quantité, documentation, livrables ;
• Suivre les contrats notamment en énergie.

Gestion des Risques et Assurances :
• Identifier les risques de la collectivité et élaborer les cahiers des charges de consultation d'assurance ;
• Gérer les sinistres : déclarations, évaluation des responsabilités et suivi des indemnisations ;
• Évaluation des responsabilités : Dans le cadre de la gestion des sinistres, analyser les responsabilités et solliciter des expertises juridiques ou techniques ;
• Suivi des indemnisations : Contrôler le versement des indemnités et assurer le suivi administratif et financier des contrats d'assurance ;
Maintenance du Patrimoine Bâti et du Patrimoine technique
• Planifier et faire réaliser les travaux de maintenance, en régie ou par des entreprises ;
• Contrôler la conformité des travaux et l'engagement des dépenses ;
• Conformité aux normes : Veiller à l'application des règles techniques (DTU), des normes de sécurité incendie propres aux ERP (Établissements Recevant du Public) et aux ERT ;
• Contrôle de chantier : Vérifier la conformité des prestations des entreprises par rapport aux clauses techniques définies dans les marchés ;
• Santé et Sécurité au Travail : Contrôler le respect des règles d'hygiène et de sécurité lors des interventions de maintenance ;
• Respect des clauses techniques : Il vérifie que les prestataires respectent les clauses définies dans les marchés publics de maintenance ;
• Maintenance préventive et curative : Il élabore un plan d'actions pour anticiper les pannes et assure le suivi du carnet de santé du patrimoine ;
• Assurer le suivi des contrôles périodiques et obligatoires (gaz/matériels de levage/ascenseurs/ portes automatiques/véhicules /…) ;
• Assurer le suivi, la gestion et le contrôle de l’organigramme des clés et badges des bâtiments communaux ;
• Gestion de la documentation relative au bâtiment : plans, notices techniques, rapports de contrôle.
Contraintes et Conditions d'Exercice :
• Environnement de travail : Partage entre le travail en bureau et des déplacements fréquents sur le terrain ou sur les sites de la collectivité ;
• Responsabilités : Devoir de réserve, discrétion professionnelle (confidentialité) et sens aigu du service public ;
• Facteurs d'évolution : Forte nécessité d'adaptation à la dématérialisation des procédures et aux nouvelles normes environnementales (développement durable).