Assistant(e) de gestion administrative -Toulon -931-03DBEP
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O083220700703218
Publiée le 05/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Terre de tourisme, de culture , de loisirs, mais aussi d'idées, d'innovation et d'échange, le département du var a depuis toujours su s'adapter et diversifier ses atouts. les fonctionnaires y travaillent dans une culture de résultat. le département offre à ses collaborateurs une organisation du temps de travail et un régime de primes motivants. au coeur d'un département à l'identité géographique , climatique et historique renommée, rejoignez nous et donnez une impulsion à votre carrière professionnelle.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
., Toulon (Var (83))
Poste à pourvoir le
01/11/2022
Date limite de candidature
06/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction des Bâtiments et Équipements Publics gère les travaux de construction, de restructuration, d'entretien et de maintenance des bâtiments et des équipements publics (collèges, gymnases, équipements culturels, sociaux ou administratifs...) pour un budget de plus de 50 millions d'euros environ (fonctionnement et investissement).
Elle assure le:
- pilotage opérationnel des grands projets bâtimentaires, des travaux d'aménagement, des travaux de gros entretien renouvellement, des interventions sur sites
- pilotage et de la mise en oeuvre des actions liées aux obligations réglementaires en matière de sécurité, de santé et de gestion des risques
- pilotage et de la mise en oeuvre des actions en matière de qualité durable des constructions.
***************************************************************************************
Missions du poste : sous l'autorité du responsable hiérarchique, en lien fonctionnel avec la chargée de gestion administrative, vous êtes chargé(e)
d'assurer le secrétariat du pôle technique
d'assurer la gestion administrative des ressources logistique du pôle
Elle assure le:
- pilotage opérationnel des grands projets bâtimentaires, des travaux d'aménagement, des travaux de gros entretien renouvellement, des interventions sur sites
- pilotage et de la mise en oeuvre des actions liées aux obligations réglementaires en matière de sécurité, de santé et de gestion des risques
- pilotage et de la mise en oeuvre des actions en matière de qualité durable des constructions.
***************************************************************************************
Missions du poste : sous l'autorité du responsable hiérarchique, en lien fonctionnel avec la chargée de gestion administrative, vous êtes chargé(e)
d'assurer le secrétariat du pôle technique
d'assurer la gestion administrative des ressources logistique du pôle
Missions / conditions d'exercice
Activités :
Assurer le secrétariat du pôle en cohérence avec les procédures internes :
Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle
Assurer la gestion du courrier du pôle et de son responsable (rédaction, mise en forme, frappe, enregistrement, envoi, suivi du courrier départ et arrivée sous Elise et en format papier)
Assurer la gestion du planning du responsable
Planifier et organiser des réunions (réservation de salle, invitations, fond de dossiers, rédaction et diffusion des compte-rendus)
Mettre à jour et mettre en forme les tableaux de suivi d'activité du pôle en lien avec le responsable de pôle et la chargée de gestion administrative (listing des marchés notifiés, listing des biens)
Classer et archiver les informations, documents, courriers transitant par le secrétariat,
Organiser les visites annuelles dans les collèges,
Préparer les entretiens individuels,
Contribuer à la gestion administrative des ressources en lien avec le service administration générale :
Au niveau des ressources humaines :
Enregistrer et suivre les éléments variables de paie (frais de déplacement, heures supplémentaires, astreintes)
Recueillir, suivre et compléter les habilitations et les besoins en formation des agents du pôle
Au niveau des ressources logistiques du pôle :
Recenser, suivre le stock et commander les besoins en fournitures, en consommables et en équipements divers,
Recueillir et suivre les besoins en vêtements de travail et EPI
Faire les réservations de véhicule en délégation (durée supérieure à 24h) et suivre les remisages à domicile le cas échéant
Assurer la distribution des tickets restaurant papier le cas échéant
Référent informatique
Référent "économat"
Délégataire réservations de véhicules
Assurer le secrétariat du pôle en cohérence avec les procédures internes :
Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle
Assurer la gestion du courrier du pôle et de son responsable (rédaction, mise en forme, frappe, enregistrement, envoi, suivi du courrier départ et arrivée sous Elise et en format papier)
Assurer la gestion du planning du responsable
Planifier et organiser des réunions (réservation de salle, invitations, fond de dossiers, rédaction et diffusion des compte-rendus)
Mettre à jour et mettre en forme les tableaux de suivi d'activité du pôle en lien avec le responsable de pôle et la chargée de gestion administrative (listing des marchés notifiés, listing des biens)
Classer et archiver les informations, documents, courriers transitant par le secrétariat,
Organiser les visites annuelles dans les collèges,
Préparer les entretiens individuels,
Contribuer à la gestion administrative des ressources en lien avec le service administration générale :
Au niveau des ressources humaines :
Enregistrer et suivre les éléments variables de paie (frais de déplacement, heures supplémentaires, astreintes)
Recueillir, suivre et compléter les habilitations et les besoins en formation des agents du pôle
Au niveau des ressources logistiques du pôle :
Recenser, suivre le stock et commander les besoins en fournitures, en consommables et en équipements divers,
Recueillir et suivre les besoins en vêtements de travail et EPI
Faire les réservations de véhicule en délégation (durée supérieure à 24h) et suivre les remisages à domicile le cas échéant
Assurer la distribution des tickets restaurant papier le cas échéant
Référent informatique
Référent "économat"
Délégataire réservations de véhicules
Profils recherchés
Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes....) :
Remplacement ponctuellement, sur certaines activités, de la chargée de gestion administrative sur demande du Chef de pôle ou de l'Adjoint Chef de pôle
Habilitations et EPI obligatoires : sans objet
Compétences requises :
*Savoir (connaissances)
Connaître le fonctionnement de l'institution départementale
Maîtriser les procédures administratives,
Maîtriser l'orthographe.
*Savoir-faire (compétences techniques)
Maîtrise de l'outil bureautique et applications métier (Elise,Google suite,...)
Capacités rédactionnelles
*Savoir-être (aptitudes personnelles)
Qualités relationnelles,
Capacité d'adaptation
Sens du travail d'équipe ,
Autonomie et esprit d'initiative
Discrétion,
Rigueur
Réactivité
Remplacement ponctuellement, sur certaines activités, de la chargée de gestion administrative sur demande du Chef de pôle ou de l'Adjoint Chef de pôle
Habilitations et EPI obligatoires : sans objet
Compétences requises :
*Savoir (connaissances)
Connaître le fonctionnement de l'institution départementale
Maîtriser les procédures administratives,
Maîtriser l'orthographe.
*Savoir-faire (compétences techniques)
Maîtrise de l'outil bureautique et applications métier (Elise,Google suite,...)
Capacités rédactionnelles
*Savoir-être (aptitudes personnelles)
Qualités relationnelles,
Capacité d'adaptation
Sens du travail d'équipe ,
Autonomie et esprit d'initiative
Discrétion,
Rigueur
Réactivité
Contact et modalités de candidature
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.