Située en centre Var, autour de sa ville centre Draguignan, Dracénie Provence Verdon agglomération est composée de 23 communes et compte 110 000 habitants. Afin de préserver et aménager son environnement en cohérence avec les enjeux écologiques, l’agglomération est lancée dans un projet de transition écologique qui s’appuie sur son PCAET et vise la labellisation Territoire engagé transition écologique de l’ADEME.


CONTEXTE ET FONCTION DU POSTE :
Au sein de la Direction du Patrimoine et de l’Ingénierie Communautaire, l’assistant(e) de gestion administrative et référent(e) RH assure le travail administratif et l’assistanat en ressources humaines.

MISSIONS ET RESPONSABILITES DU POSTE :
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur, le/la assistant(e) de gestion administrative et référent(e) RH recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction. Suit les dossiers administratifs et gère ces dossiers et assiste les techniciens dans l’organisation de leur travail.
Il ou elle assure aussi le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines et assiste les référentes administratives et financières (RAF) sur la gestion financière de la flotte automobile.

Au niveau administratif :
- Accueil physique, téléphonique et information des usagers, entreprises et autres directions,
- Rédaction, envois et suivis de courriers, notes, bordereaux d'envoi ...,
- Gestion administrative des projets de délibération en lien avec la référente administrative et financière,
- Organisation, gestion et exécution des tâches administratives,
- Supervision du classement administratif,
- Suivi des agendas et organisation de réunions,
- Prise de RdV pour la direction, réservation de salles, de véhicules,
- Mise à jour des répertoires
- Assistance des techniciens sur la rédaction des marchés et des analyses,
- Gestion des fournitures de bureau,
- Gestion des BIP accès aux parkings des bâtiments et remise de clés,
- Réception de colis.

A niveau ressources Humaines :
- Suivi et saisie sur le logiciel Ciril des grilles horaires, des congés, ASA, arrêts maladie, AT, formations,..
- Saisie des ouvertures, alimentations, prise CET
- Suivi de l'absentéisme des agents et des heures supplémentaires avec production de tableaux de bords en vue d'un contrôle de gestion (Facteur d'absentéisme/Age/Sexe/Métier exercé/Pénibilité/...),
- Renseigner les agents sur un premier niveau d’informations concernant : leur carrière/retraite, le télétravail, les frais de déplacement, le temps partiel, …
- Gestion des ordres de missions,
- Suivi des astreintes et récapitulatif pour paiement,
- Réception et ventilation des tickets restaurants,
- Suivi des permis de conduire, Cacès, etc...,
- Suivi et organisation des visites médicales,
- Suivi de l'évolution des échanges professionnels de la direction,
- Accompagnement des agents dans leur respect de Vérification de l’obligation de formation des agents tout au long de leur carrière,
- Réponses aux demandes de stages,
- Suivi des effectifs : suivi des échéances de contrats, anticipation et suivi des départs en retraite, interface entre les opérationnels et la RH pour la rédaction de la fiche de poste,...
- Accueil des nouveaux arrivants (préparation des documents RH, fournitures de bureau, demande matériels informatique téléphonique…),
- Suppléance Référents RH d'autres directions,
A niveau financier :
- Assistance des référentes administratives et financières (RAF) sur la gestion financière de la flotte automobile (engagement des devis, rattachement des factures, etc...)

Une expérience de 2/3 ans sur un poste de gestion / assistanat administratif est souhaitée,
Connaissance des institutions et du fonctionnement des collectivités territoriales est un plus,
Déplacements sur le territoire de DPVa (permis B exigé).

Vos compétences :
- Vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles et d’expression orale.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques notamment tableur Excel,
- Disponible, vous faites preuve d’un bon sens de l’organisation, de méthode, d’initiative et d’autonomie,
- Discrétion professionnelle et confidentialité indispensables,
- Autonomie : capacité à organiser son activité en tenant compte des objectifs, contraintes, échéances et aléas,
- Réactivité nécessaire pour répondre aux contraintes de gestion,
- Rigueur,
- Esprit d’équipe, excellentes compétences relationnelles,
- La capacité à prendre des initiatives, à proposer des solutions, à prendre des décisions concertées.