Assistant (H/F) de gestion administrative
Offre n° O083240416000736
Publiée le 16/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LA FARLEDE
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
24/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé sous l'autorité du directeur des services Techniques et de l'assistante de direction, votre fonction nécessite de l'expérience, une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
-assurer le standard, la gestion administrative et l'accueil des services techniques
La gestion administrative des services techniques :
- assistance aux techniciens des services électriques, bâtiment et voirie:cimetière pour les réponses aux sollicitations des administrés, des opérateurs et /ou toutes autres démarches administratives
-réception du courrier reçu, tri et préparation des réponses
-suivi des courriers techniques : mise à la signature, copie et expédition
-suivi, classement et archivage des dossiers
-assistance à la gestion du service entretien des bâtiments (plannings ..)
-gestion informatiques des demandes d’interventions et de travaux (logiciel ATTAL)
-gérer les demandes d'intervention des Services Techniques : analyse de la demande, enregistrement et transmission
-gestion et suivi des fiches travaux en régie
-conception de tableaux de suivi, de tableaux de consommation ou autres
-divers : participation à la gestion des clés , du chauffage, des alarmes, des téléphones
-assurer le lien RH entre les services et la DRH (formation, absences ...)
Achats/gestion des stocks
- gestion et suivi des cartes essence du CTM
-agent qui assure la logistique et les achats des services techniques (constitution et suivi d'un petit stock)
-demandes de devis et réalisation d'études comparatives pour les petits achats(matériel, outillage,EPI, maintenance véhicules ..)
- relation avec les fournisseurs et les entreprises
-approvisionnement logistique de la régie et dans certains cas les entreprises
-réception et contrôle des commandes
- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
-assurer le standard, la gestion administrative et l'accueil des services techniques
La gestion administrative des services techniques :
- assistance aux techniciens des services électriques, bâtiment et voirie:cimetière pour les réponses aux sollicitations des administrés, des opérateurs et /ou toutes autres démarches administratives
-réception du courrier reçu, tri et préparation des réponses
-suivi des courriers techniques : mise à la signature, copie et expédition
-suivi, classement et archivage des dossiers
-assistance à la gestion du service entretien des bâtiments (plannings ..)
-gestion informatiques des demandes d’interventions et de travaux (logiciel ATTAL)
-gérer les demandes d'intervention des Services Techniques : analyse de la demande, enregistrement et transmission
-gestion et suivi des fiches travaux en régie
-conception de tableaux de suivi, de tableaux de consommation ou autres
-divers : participation à la gestion des clés , du chauffage, des alarmes, des téléphones
-assurer le lien RH entre les services et la DRH (formation, absences ...)
Achats/gestion des stocks
- gestion et suivi des cartes essence du CTM
-agent qui assure la logistique et les achats des services techniques (constitution et suivi d'un petit stock)
-demandes de devis et réalisation d'études comparatives pour les petits achats(matériel, outillage,EPI, maintenance véhicules ..)
- relation avec les fournisseurs et les entreprises
-approvisionnement logistique de la régie et dans certains cas les entreprises
-réception et contrôle des commandes
Profils recherchés
* connaissances ATTAL/CIRIL/WORD/EXCEL..
* connaissances en logistiques et petits achats
* pratique de la bureautique et maîtrise des outils collaboratifs de la suite Offie365
* devoir de réserve et sens du service public, rigueur, disponibilité, sens de l'organisation et capacité à travailler en équipe
* qualités relationnelles
*sens de l'écoute et pédagogie, curiosité intellectuelle, esprit d'initiative et force de proposition
*facilité de contact et de communication
*respect des consignes et de la hiérarchie
*assurer le suivi fonctionnel de la prise en charges des demandes (logiciel ATTAL)
*adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Condition d'emploi
- poste à temps complet à 37 h 30 hebdomadaires (15RTT/ans)
condition de rémunération ouvert aux titulaires et aux contractuels
- traitement de base + régime indemnitaire fixe et variable
-prime de fin d'année
-COS + tickets restaurants pour les titulaires
-possibilité de permancence
-
* connaissances en logistiques et petits achats
* pratique de la bureautique et maîtrise des outils collaboratifs de la suite Offie365
* devoir de réserve et sens du service public, rigueur, disponibilité, sens de l'organisation et capacité à travailler en équipe
* qualités relationnelles
*sens de l'écoute et pédagogie, curiosité intellectuelle, esprit d'initiative et force de proposition
*facilité de contact et de communication
*respect des consignes et de la hiérarchie
*assurer le suivi fonctionnel de la prise en charges des demandes (logiciel ATTAL)
*adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Condition d'emploi
- poste à temps complet à 37 h 30 hebdomadaires (15RTT/ans)
condition de rémunération ouvert aux titulaires et aux contractuels
- traitement de base + régime indemnitaire fixe et variable
-prime de fin d'année
-COS + tickets restaurants pour les titulaires
-possibilité de permancence
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Contact
Informations complémentaires
lettre de motivation + CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.