Assistante administrative service Administration Générale h/f
Offre n° O083240418000113
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hyeres les palmiers
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
17/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe des Services, vous serez en charge de la gestion administrative et financière du service Administration Générale.
Missions / conditions d'exercice
Activités :
- Gestion des Assemblées et commissions diverses:
Convocation, pré-contrôle et préparation des dossiers
Rédaction de délibérations
Contrôle du respect des circuits et des visas
Organisation des différentes commissions et des séances du conseil municipal
Suivi des commissions municipales
Suivi des séances du conseil municipal et tenue des documents de séance
Préparation de la télétransmission des actes de procédure
Organisation et suivi des CCSPL
- Gestion des Actes:
Publicité des actes
Contrôle des recueils des délibérations
Participation, en tant que de besoin, à l'évolution du logiciel de gestion des actes
Pilotage de l'archivage des actes et collaboration à la mise en place de la GED.
- Secrétariat et Archivage mutualisés: DG/CONTENTIEUX et autres services ponctuellement :
Tâches administratives diverses: rédaction de courriers, documents administratifs, saisie et mise en forme des documents, tableaux… Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier et les dossiers, prises de rendez-vous, assistance et transcription de réunions.
Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat courant (réservation de salles, tenue de l'agenda)
Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents papiers et électroniques
- Comptabilité : DG/CONTENTIEUX:
Suivi budgétaire des marchés de prestations intellectuelles (avocats et sténotypie) : suivi financier dans le respect des procédures comptables préétablies (réception des devis, bons de commande, factures, émission des bons de commande et certificats de paiement)
Établissement de titres dans le cadre des contentieux (en recette ou en dépense)
Conditions de rémunération:
Rémunération statutaire selon grade de recrutement ou contractuel.
Régime indemnitaire, tickets restaurants.
- Gestion des Assemblées et commissions diverses:
Convocation, pré-contrôle et préparation des dossiers
Rédaction de délibérations
Contrôle du respect des circuits et des visas
Organisation des différentes commissions et des séances du conseil municipal
Suivi des commissions municipales
Suivi des séances du conseil municipal et tenue des documents de séance
Préparation de la télétransmission des actes de procédure
Organisation et suivi des CCSPL
- Gestion des Actes:
Publicité des actes
Contrôle des recueils des délibérations
Participation, en tant que de besoin, à l'évolution du logiciel de gestion des actes
Pilotage de l'archivage des actes et collaboration à la mise en place de la GED.
- Secrétariat et Archivage mutualisés: DG/CONTENTIEUX et autres services ponctuellement :
Tâches administratives diverses: rédaction de courriers, documents administratifs, saisie et mise en forme des documents, tableaux… Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier et les dossiers, prises de rendez-vous, assistance et transcription de réunions.
Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat courant (réservation de salles, tenue de l'agenda)
Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents papiers et électroniques
- Comptabilité : DG/CONTENTIEUX:
Suivi budgétaire des marchés de prestations intellectuelles (avocats et sténotypie) : suivi financier dans le respect des procédures comptables préétablies (réception des devis, bons de commande, factures, émission des bons de commande et certificats de paiement)
Établissement de titres dans le cadre des contentieux (en recette ou en dépense)
Conditions de rémunération:
Rémunération statutaire selon grade de recrutement ou contractuel.
Régime indemnitaire, tickets restaurants.
Profils recherchés
Description du candidat:
Justifier d'une expérience de 3 ans minimum sur un poste équivalent ou similaire. Recommandé Bac à Bac + 3 dans le domaine de l’Administration Générale.
Compétences demandées
- SAVOIRS :
¤ Procédures administratives, réglementation en matière d'archivage
¤ Connaissances comptables
¤ Connaissance générale en droit
- SAVOIR-FAIRE :
¤ Maîtrise de l’informatique
¤ Maîtrise des logiciels contentieux, comptable, courrier, SIG
¤ Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- SAVOIR-ETRE :
¤ Rigueur, discrétion professionnelle
¤ Qualité d’organisation
¤ Sens du travail en équipe
¤ Sens du relationnel et du service public
Justifier d'une expérience de 3 ans minimum sur un poste équivalent ou similaire. Recommandé Bac à Bac + 3 dans le domaine de l’Administration Générale.
Compétences demandées
- SAVOIRS :
¤ Procédures administratives, réglementation en matière d'archivage
¤ Connaissances comptables
¤ Connaissance générale en droit
- SAVOIR-FAIRE :
¤ Maîtrise de l’informatique
¤ Maîtrise des logiciels contentieux, comptable, courrier, SIG
¤ Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- SAVOIR-ETRE :
¤ Rigueur, discrétion professionnelle
¤ Qualité d’organisation
¤ Sens du travail en équipe
¤ Sens du relationnel et du service public
Contact
Contact
0494007878
Informations complémentaires
Pour répondre à cette offre:
Candidatures avec curriculum vitae, lettre de motivation manuscrite, copies des diplômes, pour les agents fonctionnaires dernier arrêté de situation.
à adresser par courrier à l'attention de :
MAIRIE HYERES
DRH-Dév. Des compétences
12 avenues Joseph Clotis - BP 709
83412 HYERES CEDEX
Ou
par mail à candidater@mairie-hyeres.com (en précisant la référence de l'annonce).
Candidatures avec curriculum vitae, lettre de motivation manuscrite, copies des diplômes, pour les agents fonctionnaires dernier arrêté de situation.
à adresser par courrier à l'attention de :
MAIRIE HYERES
DRH-Dév. Des compétences
12 avenues Joseph Clotis - BP 709
83412 HYERES CEDEX
Ou
par mail à candidater@mairie-hyeres.com (en précisant la référence de l'annonce).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.