Gestionnaire (h/f) des assemblées
Offre n° O083250414000167
Publiée le 14/04/2025
Synthèse de l'offre
Troisième intercommunalité du var par sa population (110 300 habitants), dracénie provence verdon agglomération (dpva), regroupe vingt-trois communes du département du var, dont draguignan. elle est située à mi-chemin des quatre grandes métropoles régionales (marseille, nice, aix-en-provence et toulon) et à proximité de grands sites touristiques majeurs : le verdon, le golfe de saint-tropez et la côte d'azur.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Square mozart - cs 90129, Draguignan (Var)
Poste à pourvoir le
19/05/2025
Date limite de candidature
19/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Les missions principales du poste portent sur la gestion des actes administratifs de l’EPCI
(délibérations, décisions communautaires et arrêtés) :
(délibérations, décisions communautaires et arrêtés) :
Missions / conditions d'exercice
Préparation des assemblées (conseil communautaire et bureau communautaire)
- Accompagnement des services dans la production des actes administratifs
- Rendu exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité de manière dématérialisée,
publicité, notification, publication)
- Prescription des rétro plannings auprès des services
- Préparation et suivi des ordres du jour
- Collecte et aide à la formalisation des documents (projets d’actes, annexes, notes) en
collaboration avec les services,
- Constitution des dossiers
- Envoi des convocations et des dossiers
- Pilotage de l’organisation matérielle des instances (réservation de salles, matériel,
enregistrement, information des intervenants)
- Diffusion des informations relatives aux instances
- Suivi et gestion de l’outil dématérialisé de gestion des instances
- Relecture des délibérations (compréhension, sens, style, orthographe) et participation à la
rédaction de certains projets de délibération
Participation et gestion des suites des Assemblées (Conseil communautaire et bureau
communautaire)
- Présence lors du conseil communautaire
- Suivi des signatures des registres et de la liste des présents
- Suivi des arrivées et départs pendant le conseil
- Suivi et mise à jour des bases de données (informations concernant les élus, les commissions
thématiques, les mairies, les DGS)
- Enregistrement du retour des délibérations de la sous-préfecture
- Préparation des certificats administratifs pour affichage
- Réalisation de l’affichage réglementaire
- Réalisation du registre des délibérations et décisions avec reliure
- Suivi des délibérations
- Constitution des registres des délibérations, décisions et arrêtés communautaires
- Classement et archivage des dossiers
- Accompagnement des services dans la production des actes administratifs
- Rendu exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité de manière dématérialisée,
publicité, notification, publication)
- Prescription des rétro plannings auprès des services
- Préparation et suivi des ordres du jour
- Collecte et aide à la formalisation des documents (projets d’actes, annexes, notes) en
collaboration avec les services,
- Constitution des dossiers
- Envoi des convocations et des dossiers
- Pilotage de l’organisation matérielle des instances (réservation de salles, matériel,
enregistrement, information des intervenants)
- Diffusion des informations relatives aux instances
- Suivi et gestion de l’outil dématérialisé de gestion des instances
- Relecture des délibérations (compréhension, sens, style, orthographe) et participation à la
rédaction de certains projets de délibération
Participation et gestion des suites des Assemblées (Conseil communautaire et bureau
communautaire)
- Présence lors du conseil communautaire
- Suivi des signatures des registres et de la liste des présents
- Suivi des arrivées et départs pendant le conseil
- Suivi et mise à jour des bases de données (informations concernant les élus, les commissions
thématiques, les mairies, les DGS)
- Enregistrement du retour des délibérations de la sous-préfecture
- Préparation des certificats administratifs pour affichage
- Réalisation de l’affichage réglementaire
- Réalisation du registre des délibérations et décisions avec reliure
- Suivi des délibérations
- Constitution des registres des délibérations, décisions et arrêtés communautaires
- Classement et archivage des dossiers
Profils recherchés
Savoir-faire :
Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des polyactivités
Capacité rédactionnelle et de synthèse
Savoir travailler en transversalité
Savoir s’organiser, hiérarchiser ses tâches
Participer à la sécurisation juridique des actes
Savoir-être :
Rigueur, organisation, discrétion, confidentialité
Capacité de discernement
Réactivité, disponibilité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâches
Profil recherché
Bonne culture générale
Connaître les procédures administratives liées à l’activité du service
Connaître les instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes et du cadre
juridique du fonctionnement des assemblées
Maîtrise de l’outil informatique
Bonne aisance relationnelle et rédactionnelle, maîtrise de l’orthographe
Savoir planifier son travail
Savoir travailler dans l’urgence
Savoir travailler en équipe et être solidaire
Bon relationnel
Savoir être au service d’autrui
Spécificités
Disponibilité : ce poste nécessite des obligations spéciales en matière d’horaires liées aux réunions
du conseil d’agglomération (environ 6 conseils par an)
Les missions seront remplies à l’aide de logiciels métiers : WEBDELIB, IDELIBRE
Une expérience dans un poste similaire serait appréciée
Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des polyactivités
Capacité rédactionnelle et de synthèse
Savoir travailler en transversalité
Savoir s’organiser, hiérarchiser ses tâches
Participer à la sécurisation juridique des actes
Savoir-être :
Rigueur, organisation, discrétion, confidentialité
Capacité de discernement
Réactivité, disponibilité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâches
Profil recherché
Bonne culture générale
Connaître les procédures administratives liées à l’activité du service
Connaître les instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes et du cadre
juridique du fonctionnement des assemblées
Maîtrise de l’outil informatique
Bonne aisance relationnelle et rédactionnelle, maîtrise de l’orthographe
Savoir planifier son travail
Savoir travailler dans l’urgence
Savoir travailler en équipe et être solidaire
Bon relationnel
Savoir être au service d’autrui
Spécificités
Disponibilité : ce poste nécessite des obligations spéciales en matière d’horaires liées aux réunions
du conseil d’agglomération (environ 6 conseils par an)
Les missions seront remplies à l’aide de logiciels métiers : WEBDELIB, IDELIBRE
Une expérience dans un poste similaire serait appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
0494603470
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.