Responsable de service État Civil (H/F)
Offre n° O083250424000659
Publiée le 24/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
28-30 rue Georges Cisson, Draguignan (Var)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
01/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Ville de Draguignan, le service état-civil est composé d'une équipe de 6 personnes. Il intervient tout au long de la vie des usagers de leur naissance à leur décès.
Afin de faire face aux évolutions réglementaires complexes en matière d'état-civil depuis quelques années, le service recherche un nouveau collaborateur Officier d'état civil.
C'est un service dynamique. Le service état civil de la Ville de Draguignan effectue, chaque année, plus de 130 mariages, 1000 naissances et presqu’autant de décès. Expérience dans un service Etat-Civil de ville moyenne, souhaitée.
Temps de travail
Complet, 37 heures sur 4 jours soit 9h15 / jour
Afin de faire face aux évolutions réglementaires complexes en matière d'état-civil depuis quelques années, le service recherche un nouveau collaborateur Officier d'état civil.
C'est un service dynamique. Le service état civil de la Ville de Draguignan effectue, chaque année, plus de 130 mariages, 1000 naissances et presqu’autant de décès. Expérience dans un service Etat-Civil de ville moyenne, souhaitée.
Temps de travail
Complet, 37 heures sur 4 jours soit 9h15 / jour
Missions / conditions d'exercice
Principale : L'agent est en responsabilité d’un service constitué d’une équipe de 5 agents. Il est placé sous la direction d’un Directeur de la citoyenneté et de son adjoint en cas d’absence. Il manage l’équipe au quotidien, gère les périodes de congés et procède aux entretiens individuels chaque année.
Secondaire : Il constitue les actes d'état-civil et gère le domaine funéraire. Il assure la tenue administrative des registres dans le respect de la règlementation et sous l’autorité du procureur de la République. Il assure également l'accueil téléphonique et physique du public ainsi que les cérémonies de mariage.
Missions et conditions d'exercice
Assurer l'accueil physique et téléphonique :
* Recevoir, filtrer, traiter et orienter les appels téléphoniques ;
* Accueillir et renseigner les usagers sur le service état-civil ;
* Expliquer les modalités et les procédures, et les règlementations liées à l'état-civil.
* Gestion des demandes effectuées par courrier par les administrés, administrations et tout autre professionnel du droit.
Instruire les dossiers d'état-civil :
* Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état-civil (naissances, reconnaissances, mariages, changements de noms etc...) ;
* Apprécier la demande au regard des différents documents ;
* Contrôler l'authenticité des documents fournis ;
* Établir les différents actes d'état-civil dans le respect de la règlementation ;
* Intervenir à la maison d’arrêt pour délivrer des actes et célébrer des mariages ;
Établir les dossiers de mariage :
* Instruire les dossiers de mariage ; Participer aux auditions communes et individuelles.
* Effectuer le suivi administratif, et célébrer les cérémonies de mariage avec les élus ainsi que la préparation des parrainages civils;
* Établir, à partir des dossiers de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage ;
* Préparer et remettre aux mariés le livret de famille, rédigés dans le respect de la règlementation ;
* Inscrire le mariage dans le registre ;
Assurer la tenue administrative des registres d'état-civil :
* Délivrer sur demande les actes d'état-civil ;
* Délivrer les actes sur la plateforme COMEDEC : indexation et signature ;
* Contrôler le droit à l'acte des mandats ;
* Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés ;
* Rédiger les mentions et les courriers ;
* Remplir et délivrer les livrets de famille dans le respect de la règlementation en vigueur ;
* Apposer les mentions avec rigueur et analyse dans les registres d'état-civil ;
Assurer la gestion administrative du domaine funéraire
* Réception des demandes d’inhumation et délivrance des autorisations funéraires,
* Mise à jour du logiciel des concessions et des registres,
* Réception des paiements et enregistrement des titres de concessions sous l’autorité de la régisseuse principale,
* Communication avec les gardiens des cimetières, les forces de l’ordre, les personnels des pompes funèbres, et ceux du Tribunal Judiciaire,
* Traitement des réclamations,
* Reprises de sépultures,
Secondaire : Il constitue les actes d'état-civil et gère le domaine funéraire. Il assure la tenue administrative des registres dans le respect de la règlementation et sous l’autorité du procureur de la République. Il assure également l'accueil téléphonique et physique du public ainsi que les cérémonies de mariage.
Missions et conditions d'exercice
Assurer l'accueil physique et téléphonique :
* Recevoir, filtrer, traiter et orienter les appels téléphoniques ;
* Accueillir et renseigner les usagers sur le service état-civil ;
* Expliquer les modalités et les procédures, et les règlementations liées à l'état-civil.
* Gestion des demandes effectuées par courrier par les administrés, administrations et tout autre professionnel du droit.
Instruire les dossiers d'état-civil :
* Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état-civil (naissances, reconnaissances, mariages, changements de noms etc...) ;
* Apprécier la demande au regard des différents documents ;
* Contrôler l'authenticité des documents fournis ;
* Établir les différents actes d'état-civil dans le respect de la règlementation ;
* Intervenir à la maison d’arrêt pour délivrer des actes et célébrer des mariages ;
Établir les dossiers de mariage :
* Instruire les dossiers de mariage ; Participer aux auditions communes et individuelles.
* Effectuer le suivi administratif, et célébrer les cérémonies de mariage avec les élus ainsi que la préparation des parrainages civils;
* Établir, à partir des dossiers de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage ;
* Préparer et remettre aux mariés le livret de famille, rédigés dans le respect de la règlementation ;
* Inscrire le mariage dans le registre ;
Assurer la tenue administrative des registres d'état-civil :
* Délivrer sur demande les actes d'état-civil ;
* Délivrer les actes sur la plateforme COMEDEC : indexation et signature ;
* Contrôler le droit à l'acte des mandats ;
* Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés ;
* Rédiger les mentions et les courriers ;
* Remplir et délivrer les livrets de famille dans le respect de la règlementation en vigueur ;
* Apposer les mentions avec rigueur et analyse dans les registres d'état-civil ;
Assurer la gestion administrative du domaine funéraire
* Réception des demandes d’inhumation et délivrance des autorisations funéraires,
* Mise à jour du logiciel des concessions et des registres,
* Réception des paiements et enregistrement des titres de concessions sous l’autorité de la régisseuse principale,
* Communication avec les gardiens des cimetières, les forces de l’ordre, les personnels des pompes funèbres, et ceux du Tribunal Judiciaire,
* Traitement des réclamations,
* Reprises de sépultures,
Profils recherchés
Profils recherchés
Éléments spécifiques : Officier d'état civil par délégation du Maire, catégorie B ou C+, sous le contrôle et la surveillance du Procureur de la République ; Travail en bureau et en guichet d'accueil ; Port de charges supérieures à 5 kg ; Permanence après-midi pour célébrations de mariage si nécessaire) ; Accueil du public de 8h à 17h (repas pris sur temps de service 30 mn) ; Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes ; Grande disponibilité vis-à-vis du public ; Risques de tensions avec le public ; Garant de la bonne image de la collectivité.
SAVOIRS : Connaissances juridiques ; Informations générales et règlementation relatives à l'état-civil ; Connaissance de l'Instruction Générale de l'État Civil (IGREC) ; Procédures relatives à la délivrance des actes d'état-civil et aux mariages ; Progiciel de gestion de l'état-civil (Suite logicielle Logitud – Siècle / Eternité); Techniques rédactionnelles ; Tenue des registres ; Connaissance de COMEDEC.
SAVOIR FAIRE : Management d’une équipe ; Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ; Accueil du public ; Réguler les conflits ; Identifier et gérer une demande et son degré d'urgence.
SAVOIR-ETRE : Fortes qualités rédactionnelles ; Rigueur et organisation ; Réactivité ; Capacité à travailler en équipe et en transversalité ; Gestion du stress ; Capacité à l'assimilation et à la mémorisation d'informations ; Autonomie et disponibilité. Discrétion professionnelle.
Éléments spécifiques : Officier d'état civil par délégation du Maire, catégorie B ou C+, sous le contrôle et la surveillance du Procureur de la République ; Travail en bureau et en guichet d'accueil ; Port de charges supérieures à 5 kg ; Permanence après-midi pour célébrations de mariage si nécessaire) ; Accueil du public de 8h à 17h (repas pris sur temps de service 30 mn) ; Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes ; Grande disponibilité vis-à-vis du public ; Risques de tensions avec le public ; Garant de la bonne image de la collectivité.
SAVOIRS : Connaissances juridiques ; Informations générales et règlementation relatives à l'état-civil ; Connaissance de l'Instruction Générale de l'État Civil (IGREC) ; Procédures relatives à la délivrance des actes d'état-civil et aux mariages ; Progiciel de gestion de l'état-civil (Suite logicielle Logitud – Siècle / Eternité); Techniques rédactionnelles ; Tenue des registres ; Connaissance de COMEDEC.
SAVOIR FAIRE : Management d’une équipe ; Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ; Accueil du public ; Réguler les conflits ; Identifier et gérer une demande et son degré d'urgence.
SAVOIR-ETRE : Fortes qualités rédactionnelles ; Rigueur et organisation ; Réactivité ; Capacité à travailler en équipe et en transversalité ; Gestion du stress ; Capacité à l'assimilation et à la mémorisation d'informations ; Autonomie et disponibilité. Discrétion professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
M. Patrice DUHAN, Directeur de la Citoyenneté au 04 94 60 31 02 ou 06 21 46 24 15
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à Monsieur le Maire
(Curriculum Vitae + Lettre de Motivation)
Direction des Ressources Humaines -Centre Collomp 4ème étage ou par mail : drh.recrutement@ville-draguignan.fr
(Curriculum Vitae + Lettre de Motivation)
Direction des Ressources Humaines -Centre Collomp 4ème étage ou par mail : drh.recrutement@ville-draguignan.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.