Agent état civil / accueil (F/H)
Offre n° O083251107000268
Publiée le 07/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Attractive et dynamique, la commune de Solliès-Toucas a gardé un esprit village. Un écrin de verdure à 20 minutes de Toulon où fleurissent les projets innovants.
Une ambition, améliorer la qualité de vie des usagers du service public, avec notamment l'obtention du Label "ville prudente", la création d'un Pump Track ou d'un Fit Park.
Une ambition, améliorer la qualité de vie des usagers du service public, avec notamment l'obtention du Label "ville prudente", la création d'un Pump Track ou d'un Fit Park.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - place Clément Balestra, Solliès-Toucas (Var)
Poste à pourvoir le
02/01/2026
Date limite de candidature
07/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Statutaire + RIFSEEP + COS
Descriptif de l'emploi
Auprès du service population sous la direction de la DGS, l'agent instruit et constitue les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc.). Assure la tenue administrative des registres. Gère les activités du service population (cimentière, recensement de la population, élections).
Assure l’accueil physique et téléphonique. Oriente le public. Enregistre l’ensemble du courrier entrant et sortant
Assure l’accueil physique et téléphonique. Oriente le public. Enregistre l’ensemble du courrier entrant et sortant
Missions / conditions d'exercice
MISSION ETAT-CIVIL
• Gestion des actes d'état civil : identifier les demandes du public, établir et contrôler les actes d'état civil, mettre à jour les connaissances liées à l’exercice de la fonction d’officier d’état civil.
• Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil : recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.), apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.), contrôler l'authenticité des attestations fournies, établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.), transmettre les actes à l’INSEE.
• Établissement des dossiers d’état civil : PACS, mariage, changement de nom ou de prénom : accueillir les demandeurs et, le cas échéant, apprécier le consentement mutuel ; ou l’intérêt légitime à changer de prénom. Assurer le suivi des dossiers, les éventuels signalements au Procureur de la République, et transmettre les avis de mentions.
• Tenue administrative des registres d'état civil : délivrer sur demande des extraits de registres gratuits, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés, rédiger des mentions et des courriers ; transmettre les registres au Procureur de la république et veiller à la bonne tenue des registres.
MISSION FUNERAIRE
• Délivrance et contrôle des titres de concessions : vérifier la situation administrative du demandant, vérifier le droit à la propriété et à l'inhumation/exhumation, appliquer strictement le tarif du cimetière.
• Gestion du cimetière : tenir et mettre à jour le registre du cimetière préparer les autorisations pour les inhumations/exhumations, procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions, formuler des avis motivés en cas de refus, apprécier les litiges des familles afin de les transmettre au juge.
• Accueil et renseignement des familles : recevoir les familles et les entreprises pour toute question relative à l'activité funéraire, renseigner avec respect et compassion les familles en deuil.
MISSION ELECTIONS
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins : réceptionner les demandes d’inscription sur les listes électorales, collaborer avec CARLE (Commission Administrative de Révision des Listes Electorales), définir l'organisation des bureaux de vote, contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin.
• Organisation du recensement de la population : organiser la constitution et le suivi des listes du recensement, constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs, organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants.
MISSION ACCUEIL
• Accueil physique et téléphonique du public
• Renseignement et orientation du public
• Gestion et affichage d'informations :
• Gestion des prêts et locations de salles communales : gérer les plannings et traiter les réponses administratives, gestion des pièces financières et comptable en tant que régisseur.
• Réception et enregistrement du courrier entrant et sortant
• Garantir la traçabilité du courrier entrant et sortant
• Garantir la transmission des informations
• Gestion des actes d'état civil : identifier les demandes du public, établir et contrôler les actes d'état civil, mettre à jour les connaissances liées à l’exercice de la fonction d’officier d’état civil.
• Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil : recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.), apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.), contrôler l'authenticité des attestations fournies, établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.), transmettre les actes à l’INSEE.
• Établissement des dossiers d’état civil : PACS, mariage, changement de nom ou de prénom : accueillir les demandeurs et, le cas échéant, apprécier le consentement mutuel ; ou l’intérêt légitime à changer de prénom. Assurer le suivi des dossiers, les éventuels signalements au Procureur de la République, et transmettre les avis de mentions.
• Tenue administrative des registres d'état civil : délivrer sur demande des extraits de registres gratuits, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés, rédiger des mentions et des courriers ; transmettre les registres au Procureur de la république et veiller à la bonne tenue des registres.
MISSION FUNERAIRE
• Délivrance et contrôle des titres de concessions : vérifier la situation administrative du demandant, vérifier le droit à la propriété et à l'inhumation/exhumation, appliquer strictement le tarif du cimetière.
• Gestion du cimetière : tenir et mettre à jour le registre du cimetière préparer les autorisations pour les inhumations/exhumations, procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions, formuler des avis motivés en cas de refus, apprécier les litiges des familles afin de les transmettre au juge.
• Accueil et renseignement des familles : recevoir les familles et les entreprises pour toute question relative à l'activité funéraire, renseigner avec respect et compassion les familles en deuil.
MISSION ELECTIONS
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins : réceptionner les demandes d’inscription sur les listes électorales, collaborer avec CARLE (Commission Administrative de Révision des Listes Electorales), définir l'organisation des bureaux de vote, contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin.
• Organisation du recensement de la population : organiser la constitution et le suivi des listes du recensement, constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs, organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants.
MISSION ACCUEIL
• Accueil physique et téléphonique du public
• Renseignement et orientation du public
• Gestion et affichage d'informations :
• Gestion des prêts et locations de salles communales : gérer les plannings et traiter les réponses administratives, gestion des pièces financières et comptable en tant que régisseur.
• Réception et enregistrement du courrier entrant et sortant
• Garantir la traçabilité du courrier entrant et sortant
• Garantir la transmission des informations
Profils recherchés
Savoirs (connaissances) :
Connaissance du cadre réglementaire de l’état civil (Code civil, instructions ministérielles, etc.).
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et logiciels métiers dédiés. (BL)
Connaissance des techniques d’accueil du public et de communication.
Savoir-faire (compétences techniques) :
Rédiger des actes et documents administratifs avec rigueur et orthographe irréprochable.
Identifier les situations nécessitant une vérification juridique ou hiérarchique.
Traiter plusieurs dossiers simultanément avec méthode et discrétion.
Accueillir le public avec bienveillance et neutralité.
Savoir être (qualités relationnelles) :
Sens du service public et de la confidentialité.
Sens de l'anticipation et de l'organisation.
Patience, diplomatie et maîtrise de soi.
Rigueur, discrétion et fiabilité.
Connaissance du cadre réglementaire de l’état civil (Code civil, instructions ministérielles, etc.).
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et logiciels métiers dédiés. (BL)
Connaissance des techniques d’accueil du public et de communication.
Savoir-faire (compétences techniques) :
Rédiger des actes et documents administratifs avec rigueur et orthographe irréprochable.
Identifier les situations nécessitant une vérification juridique ou hiérarchique.
Traiter plusieurs dossiers simultanément avec méthode et discrétion.
Accueillir le public avec bienveillance et neutralité.
Savoir être (qualités relationnelles) :
Sens du service public et de la confidentialité.
Sens de l'anticipation et de l'organisation.
Patience, diplomatie et maîtrise de soi.
Rigueur, discrétion et fiabilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0494289047
Informations complémentaires
Recrutement par voie statutaire ou contractuel
Cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux.
Temps de travail 35H sur 4.5 jours
Traitement de base indiciaire, RIFSEEP, Complément de rémunération, participation mutuelle et prévoyance, COS
Veuillez adresser votre lettre de motivation et votre CV ainsi que votre dernier entretien professionnel à Monsieur le Maire de SOLLIES-TOUCAS - Place Clément Balestra - 83210 SOLLIES-TOUCAS
Cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux.
Temps de travail 35H sur 4.5 jours
Traitement de base indiciaire, RIFSEEP, Complément de rémunération, participation mutuelle et prévoyance, COS
Veuillez adresser votre lettre de motivation et votre CV ainsi que votre dernier entretien professionnel à Monsieur le Maire de SOLLIES-TOUCAS - Place Clément Balestra - 83210 SOLLIES-TOUCAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.