Agent de gestion administratif - Service Urbanisme (h/f)
Offre n° O083251201001866
Publiée le 05/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
GRIMAUD est une commune située dans le Var en Région Provence-Alpes-Côte d'Azur -
4557 habitants surclassée 40 000 à 80 000 habitants
4557 habitants surclassée 40 000 à 80 000 habitants
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - rue de la mairie, Grimaud (Var (83))
Poste à pourvoir le
05/01/2026
Date limite de candidature
31/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’agent assure l’accueil physique et téléphonique du public, en garantissant une information claire et une image positive du service. Il renseigne les usagers sur les démarches et règles d’urbanisme, et instruit administrativement les demandes d’autorisation du droit des sols (réception, vérification, enregistrement, suivi). Il gère la rédaction et l’envoi des courriers, ainsi que le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers. Il assure le lien fonctionnel avec les services municipaux et partenaires institutionnels. L’agent réalise également diverses tâches de secrétariat, dont la frappe des comptes-rendus et la saisie de bons de commande. Il participe à l’organisation des commissions relatives à la voirie et aux travaux. Le poste nécessite une maîtrise des outils bureautiques et du logiciel d’urbanisme, ainsi que le respect des règles administratives et du code de l’urbanisme. L’agent doit gérer les demandes avec rigueur, maintenir une communication efficace avec les administrés et faire preuve de calme face à des situations conflictuelles, dans le cadre d’horaires réguliers liés à l’ouverture de la mairie.
Missions / conditions d'exercice
1. Missions du poste
Accueil et information du public
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers en garantissant une écoute attentive et un service de qualité.
Fournir les renseignements nécessaires sur les démarches administratives en matière d’urbanisme selon les projets des administrés.
Expliquer les règles d’urbanisme applicables (PLU, servitudes d’utilité publique, contraintes réglementaires).
Gestion des autorisations du droit des sols (ADS)
Réceptionner, enregistrer et vérifier la complétude des dossiers : permis de construire, permis de démolir, déclarations préalables, DIA, enseignes, etc.
Assurer la saisie informatique et le suivi des dossiers dans le logiciel dédié.
Préparer et envoyer les courriers administratifs liés aux étapes de l’instruction (notifications, demandes de pièces, décisions…).
Procéder à l’affichage réglementaire, au classement et à l’archivage des dossiers.
Relations interservices et partenaires extérieurs
Assurer les échanges d’informations avec les autres services municipaux (technique, voirie, secrétariat général...).
Collaborer avec les partenaires institutionnels : Préfecture, Architecte des Bâtiments de France, concessionnaires de réseaux, services de l’État.
Tâches administratives et logistiques
Rédiger et mettre en forme les courriers du service.
Assurer la frappe des comptes-rendus de réunions.
Saisir et suivre les bons de commande liés au fonctionnement du service.
Effectuer les opérations de secrétariat courant (gestion du courrier entrant/sortant, numérisation, classement).
2. Conditions d’exercice du poste
Horaires réguliers, alignés sur les heures d’ouverture de la mairie ; présence impérative aux horaires d’accueil du public.
Travail principalement réalisé en bureau, avec utilisation quotidienne d’outils informatiques (logiciels bureautiques et logiciel spécifique urbanisme).
Utilisation courante d’équipements professionnels : téléphone, copieur, scanner, messagerie électronique.
Activité nécessitant rigueur administrative, concentration, respect strict des procédures et des délais.
Travail en coordination avec plusieurs interlocuteurs internes et externes.
3. Sujétions particulières
Nécessité de garder son calme et adopter une posture professionnelle face à certains administrés pouvant se montrer impatients ou agressifs.
Obligation de respecter la confidentialité des informations traitées et la réglementation en vigueur (Code de l’urbanisme, procédures administratives, comptabilité publique).
Possibles périodes d’activité intensifiée lors de pics de dépôt de dossiers ou de réunions de commissions.
Responsabilité dans la qualité de l’accueil, la fiabilité des informations transmises et la bonne circulation de l’information au sein du service.
Accueil et information du public
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers en garantissant une écoute attentive et un service de qualité.
Fournir les renseignements nécessaires sur les démarches administratives en matière d’urbanisme selon les projets des administrés.
Expliquer les règles d’urbanisme applicables (PLU, servitudes d’utilité publique, contraintes réglementaires).
Gestion des autorisations du droit des sols (ADS)
Réceptionner, enregistrer et vérifier la complétude des dossiers : permis de construire, permis de démolir, déclarations préalables, DIA, enseignes, etc.
Assurer la saisie informatique et le suivi des dossiers dans le logiciel dédié.
Préparer et envoyer les courriers administratifs liés aux étapes de l’instruction (notifications, demandes de pièces, décisions…).
Procéder à l’affichage réglementaire, au classement et à l’archivage des dossiers.
Relations interservices et partenaires extérieurs
Assurer les échanges d’informations avec les autres services municipaux (technique, voirie, secrétariat général...).
Collaborer avec les partenaires institutionnels : Préfecture, Architecte des Bâtiments de France, concessionnaires de réseaux, services de l’État.
Tâches administratives et logistiques
Rédiger et mettre en forme les courriers du service.
Assurer la frappe des comptes-rendus de réunions.
Saisir et suivre les bons de commande liés au fonctionnement du service.
Effectuer les opérations de secrétariat courant (gestion du courrier entrant/sortant, numérisation, classement).
2. Conditions d’exercice du poste
Horaires réguliers, alignés sur les heures d’ouverture de la mairie ; présence impérative aux horaires d’accueil du public.
Travail principalement réalisé en bureau, avec utilisation quotidienne d’outils informatiques (logiciels bureautiques et logiciel spécifique urbanisme).
Utilisation courante d’équipements professionnels : téléphone, copieur, scanner, messagerie électronique.
Activité nécessitant rigueur administrative, concentration, respect strict des procédures et des délais.
Travail en coordination avec plusieurs interlocuteurs internes et externes.
3. Sujétions particulières
Nécessité de garder son calme et adopter une posture professionnelle face à certains administrés pouvant se montrer impatients ou agressifs.
Obligation de respecter la confidentialité des informations traitées et la réglementation en vigueur (Code de l’urbanisme, procédures administratives, comptabilité publique).
Possibles périodes d’activité intensifiée lors de pics de dépôt de dossiers ou de réunions de commissions.
Responsabilité dans la qualité de l’accueil, la fiabilité des informations transmises et la bonne circulation de l’information au sein du service.
Profils recherchés
1. Qualifications requises
Formation :
Niveau Bac à Bac+2 souhaité dans les domaines de l’administration, de la gestion, du secrétariat ou de l’aménagement/urbanisme.
Une formation ou une expérience dans le secteur public et/ou en urbanisme constitue un atout.
Expérience professionnelle :
Expérience appréciée dans un service administratif ou un service urbanisme.
Pratique antérieure de l’accueil du public et de la gestion de dossiers réglementaires souhaitée.
Connaissances techniques préalables :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
Utilisation de logiciels de gestion administrative ou d’instruction urbanisme (souhaitée).
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’organisation municipale (appréciée).
2. Compétences attendues
A. Savoirs (connaissances)
Connaissances de base en réglementation d’urbanisme (PLU, servitudes, Code de l’urbanisme, autorisations du droit des sols).
Règles et techniques de rédaction administrative : formulation claire, orthographe soignée, mise en forme de documents officiels.
Principes des procédures administratives et des circuits de traitement des dossiers.
Notions de comptabilité publique (pour la réalisation des bons de commande).
Connaissance du rôle des partenaires institutionnels (Préfecture, ABF, concessionnaires de réseaux).
Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données.
B. Savoirs-faire (compétences pratiques et techniques)
Accueillir, renseigner et orienter le public avec efficacité, au guichet comme au téléphone.
Analyser un dossier, vérifier sa complétude, détecter les pièces manquantes.
Saisir, suivre et mettre à jour les dossiers dans les logiciels dédiés (ADS, urbanisme, gestion documentaire).
Rédiger des courriers administratifs, comptes rendus et documents de travail.
Assurer le classement, l’archivage, la circulation et la traçabilité des informations.
Organiser des réunions ou commissions (convocations, documents, logistique).
Gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.
Rechercher l’information réglementaire pertinente et la reformuler pour les usagers.
Maintenir une communication fiable et structurée entre les services internes et partenaires externes.
C. Savoir-être (qualités professionnelles et relationnelles)
Sens du service public : disponibilité, écoute, bienveillance, neutralité.
Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers et la gestion des procédures.
Capacité à rester calme et à gérer les situations conflictuelles ou les comportements agressifs.
Communication claire, aptitude à vulgariser les règles d’urbanisme.
Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité.
Sens de l’organisation, méthodologie, gestion des priorités.
Autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes, tout en sachant travailler en équipe.
Adaptabilité face aux évolutions des réglementations et des outils numériques.
Esprit de coopération avec les services municipaux et les partenaires institutionnels.
Formation :
Niveau Bac à Bac+2 souhaité dans les domaines de l’administration, de la gestion, du secrétariat ou de l’aménagement/urbanisme.
Une formation ou une expérience dans le secteur public et/ou en urbanisme constitue un atout.
Expérience professionnelle :
Expérience appréciée dans un service administratif ou un service urbanisme.
Pratique antérieure de l’accueil du public et de la gestion de dossiers réglementaires souhaitée.
Connaissances techniques préalables :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
Utilisation de logiciels de gestion administrative ou d’instruction urbanisme (souhaitée).
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’organisation municipale (appréciée).
2. Compétences attendues
A. Savoirs (connaissances)
Connaissances de base en réglementation d’urbanisme (PLU, servitudes, Code de l’urbanisme, autorisations du droit des sols).
Règles et techniques de rédaction administrative : formulation claire, orthographe soignée, mise en forme de documents officiels.
Principes des procédures administratives et des circuits de traitement des dossiers.
Notions de comptabilité publique (pour la réalisation des bons de commande).
Connaissance du rôle des partenaires institutionnels (Préfecture, ABF, concessionnaires de réseaux).
Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données.
B. Savoirs-faire (compétences pratiques et techniques)
Accueillir, renseigner et orienter le public avec efficacité, au guichet comme au téléphone.
Analyser un dossier, vérifier sa complétude, détecter les pièces manquantes.
Saisir, suivre et mettre à jour les dossiers dans les logiciels dédiés (ADS, urbanisme, gestion documentaire).
Rédiger des courriers administratifs, comptes rendus et documents de travail.
Assurer le classement, l’archivage, la circulation et la traçabilité des informations.
Organiser des réunions ou commissions (convocations, documents, logistique).
Gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.
Rechercher l’information réglementaire pertinente et la reformuler pour les usagers.
Maintenir une communication fiable et structurée entre les services internes et partenaires externes.
C. Savoir-être (qualités professionnelles et relationnelles)
Sens du service public : disponibilité, écoute, bienveillance, neutralité.
Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers et la gestion des procédures.
Capacité à rester calme et à gérer les situations conflictuelles ou les comportements agressifs.
Communication claire, aptitude à vulgariser les règles d’urbanisme.
Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité.
Sens de l’organisation, méthodologie, gestion des priorités.
Autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes, tout en sachant travailler en équipe.
Adaptabilité face aux évolutions des réglementations et des outils numériques.
Esprit de coopération avec les services municipaux et les partenaires institutionnels.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Transmettre lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire et un CV à l'adresse email: grh@mairie-grimaud.fr
Adresse de l'employeur
GRIMAUD
>Hôtel de ville - rue de la mairie
83310 Grimaud
>Hôtel de ville - rue de la mairie
83310 Grimaud
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.