Responsable du Service Secrétariat Général (h/f)
Offre n° O083260715001582
Publiée le 21/07/2026
Synthèse de l'offre
La communauté d'agglomération Sud Sainte Baume (Ouest Var) a été créée au 1er janvier 2015 et compte près de 63 000 habitants, répartis sur 9 communes. Elle est située au cœur du prestigieux vignoble de « Bandol » connue également pour son circuit du Castellet, et dotée d'un patrimoine historique et environnemental réputé mondialement, entre Marseille et Toulon.
Sise entre paysages sauvages, villages authentiques et à quelques minutes du littoral méditerranéen, la communauté d'agglomération est idéalement située.
Sise entre paysages sauvages, villages authentiques et à quelques minutes du littoral méditerranéen, la communauté d'agglomération est idéalement située.
Lieu de travail
155 Avenue Jansoulin, La Cadière-d'Azur (Var (83))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
01/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous la Direction Générale, le responsable du secrétariat général assure le bon fonctionnement administratif de la Direction générale et garantit la fiabilité des circuits de traitement de l'information, du courrier et des documents. Il coordonne l'activité du secrétariat général, apporte une assistance permanente à la Direction générale des services et contribue à la qualité du fonctionnement institutionnel de la collectivité.
Vous encadrez un agent assistant administratif et financier.
Vous encadrez un agent assistant administratif et financier.
Missions / conditions d'exercice
1. Assister et sécuriser le fonctionnement de la Direction générale
• Organiser l'agenda de la Direction générale des services.
• Assurer le suivi des dossiers stratégiques et transversaux.
• Préparer les réunions de direction et assurer le suivi des décisions.
• Rédiger ou contrôler les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Garantir le respect des échéances et le suivi des demandes de la Direction générale.
• Assurer l'interface entre la Direction générale, les élus, les services et les partenaires institutionnels.
2. Piloter l'activité du secrétariat général
• Organiser et coordonner l'activité du service.
• Répartir les tâches et assurer la continuité du service.
• Encadrer et accompagner l'agent placé sous son autorité.
• Définir et suivre les procédures internes relevant du secrétariat général.
• Participer à l'amélioration continue de l'organisation administrative.
3. Assurer la gestion et la traçabilité du courrier
• Organiser la réception, l'enregistrement et la diffusion du courrier entrant.
• Superviser le traitement du courrier sortant.
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les services.
• Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de validation.
• Participer à la dématérialisation des procédures et des flux documentaires.
4. Assurer le suivi administratif et documentaire
• Contrôler la qualité formelle des actes, courriers et documents soumis à signature.
• Assurer le classement, l'archivage et la conservation des dossiers.
• Garantir la mise à jour des bases documentaires et tableaux de suivi.
• Produire des indicateurs et outils de pilotage nécessaires à la Direction générale.
• Veiller au respect des règles de confidentialité et de protection des données.
5. Contribuer au fonctionnement institutionnel
• Participer à l'organisation administrative des réunions de direction.
• Assurer le suivi des demandes émanant des élus.
• Contribuer à la préparation administrative des instances communautaires en lien avec le service des assemblées.
• Assurer le suivi des relations avec les partenaires institutionnels.
6. Assurer le suivi budgétaire du service
• Préparer les besoins budgétaires du secrétariat général.
• Suivre l'exécution du budget du service.
• Assurer l'engagement et le suivi des dépenses via le logiciel CIRIL.
• Contrôler les factures et le suivi des commandes.
• Organiser l'agenda de la Direction générale des services.
• Assurer le suivi des dossiers stratégiques et transversaux.
• Préparer les réunions de direction et assurer le suivi des décisions.
• Rédiger ou contrôler les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Garantir le respect des échéances et le suivi des demandes de la Direction générale.
• Assurer l'interface entre la Direction générale, les élus, les services et les partenaires institutionnels.
2. Piloter l'activité du secrétariat général
• Organiser et coordonner l'activité du service.
• Répartir les tâches et assurer la continuité du service.
• Encadrer et accompagner l'agent placé sous son autorité.
• Définir et suivre les procédures internes relevant du secrétariat général.
• Participer à l'amélioration continue de l'organisation administrative.
3. Assurer la gestion et la traçabilité du courrier
• Organiser la réception, l'enregistrement et la diffusion du courrier entrant.
• Superviser le traitement du courrier sortant.
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les services.
• Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de validation.
• Participer à la dématérialisation des procédures et des flux documentaires.
4. Assurer le suivi administratif et documentaire
• Contrôler la qualité formelle des actes, courriers et documents soumis à signature.
• Assurer le classement, l'archivage et la conservation des dossiers.
• Garantir la mise à jour des bases documentaires et tableaux de suivi.
• Produire des indicateurs et outils de pilotage nécessaires à la Direction générale.
• Veiller au respect des règles de confidentialité et de protection des données.
5. Contribuer au fonctionnement institutionnel
• Participer à l'organisation administrative des réunions de direction.
• Assurer le suivi des demandes émanant des élus.
• Contribuer à la préparation administrative des instances communautaires en lien avec le service des assemblées.
• Assurer le suivi des relations avec les partenaires institutionnels.
6. Assurer le suivi budgétaire du service
• Préparer les besoins budgétaires du secrétariat général.
• Suivre l'exécution du budget du service.
• Assurer l'engagement et le suivi des dépenses via le logiciel CIRIL.
• Contrôler les factures et le suivi des commandes.
Profils recherchés
De formation BAC+2, vous avez une expérience similaire sur un poste.
Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre réactivité
- Votre autonomie et votre capacité à être force de proposition
- Votre aisance relationnelle et votre sens du service public
- Votre capacité à manager et à travailler en transversalité
- Votre maîtrise des outils bureautiques et du travail dématérialisé.
Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre réactivité
- Votre autonomie et votre capacité à être force de proposition
- Votre aisance relationnelle et votre sens du service public
- Votre capacité à manager et à travailler en transversalité
- Votre maîtrise des outils bureautiques et du travail dématérialisé.
Contact et modalités de candidature
Contact
0494982667
Informations complémentaires
- Recrutement par voie statutaire (cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux et des adjoints administratifs territoriaux)
- Temps de travail hebdomadaire : 39h00 (25 CA et 23 ARTT)
- Adhésion au COS Méditerranée (chèque vacances)
- Participation employeur Prévoyance et Santé sous réserve d’adhésion au contrat collectif
- RIFSEEP (IFSE + CIA)
- Titres restaurants dématérialisés
- Télétravail possible 1 jour par semaine après 3 mois d’exercice des fonctions
Les bureaux sont situés au siège de la Communauté d’Agglomération Sud Sainte Baume, à La Cadière‑d’Azur.
Les candidatures (CV + lettre de motivation), ainsi que les derniers arrêtés de situation administrative et les 3 derniers bulletins de salaire, sont à adresser par mail à rh@sudsaintebaume.fr, à l’attention de Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération Sud Sainte Baume, 155 avenue Jansoulin – 83740 La Cadière-d’Azur.
- Temps de travail hebdomadaire : 39h00 (25 CA et 23 ARTT)
- Adhésion au COS Méditerranée (chèque vacances)
- Participation employeur Prévoyance et Santé sous réserve d’adhésion au contrat collectif
- RIFSEEP (IFSE + CIA)
- Titres restaurants dématérialisés
- Télétravail possible 1 jour par semaine après 3 mois d’exercice des fonctions
Les bureaux sont situés au siège de la Communauté d’Agglomération Sud Sainte Baume, à La Cadière‑d’Azur.
Les candidatures (CV + lettre de motivation), ainsi que les derniers arrêtés de situation administrative et les 3 derniers bulletins de salaire, sont à adresser par mail à rh@sudsaintebaume.fr, à l’attention de Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération Sud Sainte Baume, 155 avenue Jansoulin – 83740 La Cadière-d’Azur.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.