Assistant(e) de direction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O084231101244516
Publiée le 06/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
29, place Carnot, Apt (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
02/01/2024
Date limite de candidature
15/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Traitement indicaire + Régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
Occupant un rôle stratégique dans le service, l'assistant contribue au fonctionnement efficace de la direction de l'établissement en assumant l'ensemble des tâches de secrétariat et en jouant l'interface avec les interlocuteurs de son supérieur.
Il facilite ainsi le quotidien professionnel de la directrice en faisant preuve de réactivité, d'intuition, d'une grande capacité d'adaptation, d'initiatives à bon escient.
Sous l'autorité de la Directrice du Centre Communal d'Action Social, vous apportez une aide solide et permanente afin de garantir la continuité et la fluidité du service.
Il facilite ainsi le quotidien professionnel de la directrice en faisant preuve de réactivité, d'intuition, d'une grande capacité d'adaptation, d'initiatives à bon escient.
Sous l'autorité de la Directrice du Centre Communal d'Action Social, vous apportez une aide solide et permanente afin de garantir la continuité et la fluidité du service.
Missions / conditions d'exercice
Vous serez chargé(e) des missions suivantes :
1. Assistance de la direction du CCAS (mission principale) :
* Traiter les appels téléphoniques et assurer un accueil physique de qualité
* Gérer les plannings
* Réaliser les tâches de secrétariat courantes du service
* Préparer les dossiers instruits par la direction
* Préparer les diverses réunions organisées par le service ainsi que le Conseil d'Administration du CCAS et la commission permanente (réservation et installation de la salle, convocation, affichage réglementaire, etc...) et élaborer les comptes rendus
* Tenir les registres de délibérations, décisions et arrêtés
* Réaliser et suivre des tableaux de bord et outils de planification
* Prendre en charge le registre des personnes vulnérables (canicule, covid-19, etc...),
* Participer à l'élaboration d'outils de communication (dossier de presse) et être référent des activités du service auprès du service communication
* Participer aux différents événements organisés par la Direction
* Assurer le classement de l'ensemble des dossiers
2. Suppléance administrative
* Établir et traiter les facturations
* Aider à la constitution des dossiers (carte de transport, demande de logement, téléassistance, APA...)
* Assurer la logistique et l'organisation des colis de Noël
* Renseigner les usagers sur les conditions d'accès aux droits et les orienter sur le service compétent
* Assurer le remplacement de la préposée à l'accueil téléphonique et physique du CCAS
1. Assistance de la direction du CCAS (mission principale) :
* Traiter les appels téléphoniques et assurer un accueil physique de qualité
* Gérer les plannings
* Réaliser les tâches de secrétariat courantes du service
* Préparer les dossiers instruits par la direction
* Préparer les diverses réunions organisées par le service ainsi que le Conseil d'Administration du CCAS et la commission permanente (réservation et installation de la salle, convocation, affichage réglementaire, etc...) et élaborer les comptes rendus
* Tenir les registres de délibérations, décisions et arrêtés
* Réaliser et suivre des tableaux de bord et outils de planification
* Prendre en charge le registre des personnes vulnérables (canicule, covid-19, etc...),
* Participer à l'élaboration d'outils de communication (dossier de presse) et être référent des activités du service auprès du service communication
* Participer aux différents événements organisés par la Direction
* Assurer le classement de l'ensemble des dossiers
2. Suppléance administrative
* Établir et traiter les facturations
* Aider à la constitution des dossiers (carte de transport, demande de logement, téléassistance, APA...)
* Assurer la logistique et l'organisation des colis de Noël
* Renseigner les usagers sur les conditions d'accès aux droits et les orienter sur le service compétent
* Assurer le remplacement de la préposée à l'accueil téléphonique et physique du CCAS
Profils recherchés
- Maîtriser les techniques de secrétariat, d'organisation, de classement et de communication
- Maîtriser les outils informatiques, (Word, Excel, Power Point, Internet)
- Capacité à gérer en même temps les différentes tâches demandées avec une grande précision
- Faire preuve de capacité de synthèse dans la rédaction de rapports
- Qualités relationnelles et rédactionnelles irréprochables
- Assurer une bonne transmission de l'information avec le supérieur hiérarchique
- Détenir une bonne culture territoriale
- Diplomatie, capacité d'écoute et discrétion professionnelle indispensables
- Autonomie, disponibilité, et sens développé au travail en équipe
- Maîtriser les outils informatiques, (Word, Excel, Power Point, Internet)
- Capacité à gérer en même temps les différentes tâches demandées avec une grande précision
- Faire preuve de capacité de synthèse dans la rédaction de rapports
- Qualités relationnelles et rédactionnelles irréprochables
- Assurer une bonne transmission de l'information avec le supérieur hiérarchique
- Détenir une bonne culture territoriale
- Diplomatie, capacité d'écoute et discrétion professionnelle indispensables
- Autonomie, disponibilité, et sens développé au travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0490043660
Informations complémentaires
Date limite de dépôt de candidature 15/12/2023
La lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae détaillé doit être adressée à Madame le Maire/Présidente du CCAS d'Apt par email personnel@apt.fr
Renseignements auprès de Madame HARSCOËT Ingrid, Directrice du CCAS ingrid.harscoet@apt.fr 04.90.04.36.62
La lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae détaillé doit être adressée à Madame le Maire/Présidente du CCAS d'Apt par email personnel@apt.fr
Renseignements auprès de Madame HARSCOËT Ingrid, Directrice du CCAS ingrid.harscoet@apt.fr 04.90.04.36.62
Adresse de l'employeur
CTRE COM ACTION SOCIALE D'APT
>29, place Carnot
84400 APT
>29, place Carnot
84400 APT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.