Bollène située aux portes de la Provence, au carrefour de 3 régions et de 4 départements, privilégiée par sa situation géographique au centre de réseaux de communication et de transport recherche un(e) assistant(e) de direction service Education Enfance Jeunesse

Organisation de l'agenda et du courrier
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
* Réalisation et mise en forme des courriers
* Préparer et organiser la logistique des réunions
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, ordre du jour...).
* Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi, des comptes rendus et des données (activités, financières et RH) de l'ALP et ALSH
* Réceptionner et trier le courrier
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs...).
* Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
* Suivre l'exécution budgétaire du service ALSH/ALP
* Renseigner les données d'activités CAF sur le logiciel AFAS
* Renseigner des tableaux de suivi RH

Communication
* Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus...).
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe

MISSIONS ET ACTIVITÉS ANNEXES - POLYVALENCE
Aide à l'organisation d'évènementiels

Exposé à de nombreuses personnes, il maîtrise les techniques de documentation et de communication ainsi que la manière de fonctionner de l'administration publique.
Maîtrisant l'informatique et l'outil bureautique, il assiste ainsi efficacement son dirigeant.
Porté sur les relations humaines, il apporte des réponses personnalisées.
Son organisation et sa réactivité lui permettent de respecter les délais et de savoir gérer les aléas.
L'assistant fait preuve de sens de l'initiative ainsi que de capacité d'adaptation sachant qu'il peut être rattaché à plusieurs dirigeants.
En raison de sa position dans l'organisation, un sens de la confidentialité est particulièrement requis.
Maîtrise des logiciels CIRIL (RH / finance / patrimoine), AGORA, AFAS.
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité
* Notions de comptabilité analytique
* Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
* Fonctionnement et rôle des autres collectivités
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi
* Principes rédactionnels de la note de synthèse
* Principes rédactionnels du compte rendu
Sens de l'organisation, rigueur
* Capacités relationnelles développées
* Aptitudes au travail en équipe
* Bonnes capacités rédactionnelles
* Sens de la discrétion