Sous l’autorité directe du chef du service population, l'officier d'état civil travaille au sein d'une équipe composée d'instructeurs de CNI/passeport et d'agents d'accueil.
Il est chargé des missions suivantes :
- Accueillir et renseigner le public, et traiter les différentes demandes.
- Assurer la gestion administrative, établir et délivrer les documents d'état civil
- Accomplir les formalités connexes aux actes.
- Assurer la préparation des mariages : auditions, actes, livret de famille
- Tenir les registres de la commune.
- Suivre les procédures.

Accueil et renseignement du public
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil.
- Expliquer les modalités et les procédures d'acquisition d'un acte d'état civil.
- Expliquer les droits et obligations découlant des actes d'état civil.

Tenue des registres
- Procéder à l'ouverture et à la clôture des registres.
- S'assurer de la bonne tenue des registres.
- Tenir les tables décennales.

Établissement et tenue des actes :
- Procéder aux formalités préalables à l'établissement des actes.
- Établir les actes de naissance, de reconnaissance, de mariage et de décès.
- Procéder aux formalités postérieures à l'établissement des actes.
- Procéder aux annulations et rectifications d'actes.
- Procéder aux transcriptions d'actes et de jugements.
- Procéder à l'apposition des mentions marginales et des mentions de répertoire civil.
- Procéder à l'enregistrement, modification et dissolution des pacs.

Formalités connexes aux actes
- Établir, mettre à jour et délivrer des copies de livret de famille.
- Procéder aux transcriptions d'actes et de jugements.
- Rédiger, délivrer des copies et extraits des actes de l'état civil.
- Assister aux cérémonies de mariages.
- Préparer les dossiers et assister aux cérémonies de baptême civil.

Missions annexes :

* Coordonner le recensement de la population.
- Assurer la liaison avec l'antenne régionale de l'Insee.
- En lien avec votre supérieur, procéder au recrutement des agents recenseurs.
- Coordonner le recensement, recueillir les résultats et les transmettre à l'Insee.

* Participer à la gestion du cimetière.
- Traiter les autorisations liées aux opérations funéraires.
- Gestion des achats de concessions.
- Rédaction des titres de concession.
- Gestion du fichier et des registres du cimetière.
- Saisie informatique des titres sur logiciels.

SAVOIRS :
La réglementation en matière d'état-civil
Connaissances pratiques de l’environnement des collectivités territoriales
Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, logiciels métiers)

COMPÉTENCES :
Savoir accueillir le public
Mettre en œuvre les procédures administratives de délivrance des actes d'état civil.
Rédiger avec fiabilité et rigueur.
S'organiser en autonomie

QUALITÉS :
Fortes capacités relationnelles et sens de la communication et relationnelles et
Disponibilité, rigueur, réactivité et autonomie
Goût et facilités pour le travail en équipe