MISSIONS

Assurer l’accueil du public, conseiller et instruire les dossiers du domaine des Affaires Générales, des CNI et des Passeports. Développer une polyvalence dans le domaine des Elections.

ACTIVITES PRINCIPALES

Domaine des Titres sécurisés :

• Accueillir et renseigner le public (guichet, téléphone, mail)
• Gérer et consolider le planning des rendez-vous
• Instruire les demandes et les remises relatives aux titres sécurisés sur les Dispositifs de Recueil, et en assurer le suivi. Traiter les recueils de pièces complémentaires.
• Assurer la réception et le contrôle, l’enregistrement, le classement des titres sécurisés, la remise des nouveaux titres, la destruction et l’archivage des dossiers clôturés.
• Suivre et mettre en application les informations transmises par l’ANTS, le CERT, la Préfecture.

Domaine des Affaires Générales :

• Accueillir et renseigner le public (guichet, téléphone, mail)
• Constituer et instruire les dossiers de demandes : d’autorisation d’ouverture/de mutation/de transfert de débits de boissons ; d’ouverture de buvettes temporaires ; d’attestation d’accueil ; de regroupement familial ; de permis de détention de chiens dangereux ; de transfert de débits de tabacs
• Recevoir les déclarations de recensement citoyen et délivrer les attestations
• Répondre aux demandes de légalisation de signatures, de certificats de vie, de diplôme de médailles d’honneur
• Participer à l’archivage des documents du Bureau, en lien avec les Archives Municipales

Missions secondaires et ponctuelles :

Assurer le remplacement d’agent et/ou le renfort ponctuel auprès du Bureau des Elections et réaliser différentes missions relatives aux champs de compétences :
• Accueillir et renseigner l’usager (guichet, téléphone, mail)
• Participer à la gestion de la liste électorale : réception et instruction des demandes d’inscriptions sur les listes électorales
• Contribuer à la préparation des différents scrutins électoraux (procès-verbaux, mention des procurations, enregistrement des cartes électorales en retour)
• Collaborer à la permanence du Bureau Elections les dimanches de scrutin, contrôle en binôme du retour des différents documents électoraux auprès du bureau centralisateur en soirée.

COMPETENCES

Savoirs
- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Canis, MAJDC, Maestro opus, Mélodie, Horoquartz, Outlook, Dispositifs de Recueil, Synbird)
- Cadre juridique, connaissances de l’environnement institutionnel, droit civil, droit de la nationalité, règlementation en lien avec les titres sécurisés et le domaine des Affaires générales
- Approche du droit électoral
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi

Savoir-faire
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers
- Rechercher des informations, en contrôler l’authenticité et l’exactitude
- Rédiger et délivrer des documents administratifs
- Instruire et suivre des dossiers
- Elaborer et suivre des tableaux de bord
- Utiliser un logiciel, un applicatif, l’outil bureautique

Savoir-être
- Sens des responsabilités, du service public, et de l’accueil
- Esprit d’initiative, réactivité, et anticipation
- Organisé et rigoureux et autonomie
- Esprit d’équipe

RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Direction Citoyenneté – Direction de l’Etat Civil- les élus en charge de l’Administration générale et de la sécurité publique – les responsables des mairies de quartier – la Police municipale – la Reprographie – la Communication – la DSI

Externes : les administrés – la Préfecture – le Tribunal- l’Aide Sociale à l’Enfance – l’ANTS – le CERT– l’OFII – Centre du Service National

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE
Horaires : Temps complet 39h00 du lundi au vendredi - 25 jours de congés – 23 jours d’ARTT.
Plages fixes : 9h00 11h30 - 14h00 15h00
Plages variables : 7h45 9h00 - 13h30 14h00 - 15h00 17h15
Service ouvert au public de 8h00 à 17h00
Heures supplémentaires en préparation des scrutins - Samedi et dimanche travaillés à l’occasion des scrutins électoraux
Lieu : Hôtel de ville – RDC