Assistant administratif (h/f)
Offre n° O084251017000774
Publiée le 25/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
320 ch meinajaries agroparc BP 1259, Avignon (Vaucluse (84))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
16/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Conservatoire du Grand Avignon est un service de la Communauté d’Agglomération du Grand Avignon. Il accueille plus de 2 000 élèves et dispense un enseignement complet et diversifié dans trois spécialités : musique, danse et théâtre. Son activité pédagogique et artistique est reconnue par le label Conservatoire à Rayonnement Régional, délivré par le Ministère de la Culture depuis 2008.
Vous intégrerez une équipe de 150 agents, composée de professeurs ainsi que de personnels administratifs et techniques, et apporterez votre expertise administrative au service de l’activité pédagogique et artistique de l’établissement.
Essentiellement rattaché(e) au pôle danse, vous travaillerez sous la responsabilité de la directrice des études chorégraphiques et en étroite collaboration avec le secrétariat scolarité. Ce pôle, qui regroupe plus de 400 élèves, organise chaque année de nombreux cours, stages, événements et spectacles. Vous assurerez également le lien avec l’équipe administrative du Conservatoire ainsi qu’avec les services supports et ressources humaines du Grand Avignon.
Votre rôle consistera à assurer le suivi administratif quotidien du pôle danse et à accompagner la coordination entre les équipes pédagogiques et administratives. Vous contribuerez ainsi activement à la bonne organisation du pôle danse au sein d’une équipe dynamique d’enseignants et de personnels administratifs et techniques.
Vous intégrerez une équipe de 150 agents, composée de professeurs ainsi que de personnels administratifs et techniques, et apporterez votre expertise administrative au service de l’activité pédagogique et artistique de l’établissement.
Essentiellement rattaché(e) au pôle danse, vous travaillerez sous la responsabilité de la directrice des études chorégraphiques et en étroite collaboration avec le secrétariat scolarité. Ce pôle, qui regroupe plus de 400 élèves, organise chaque année de nombreux cours, stages, événements et spectacles. Vous assurerez également le lien avec l’équipe administrative du Conservatoire ainsi qu’avec les services supports et ressources humaines du Grand Avignon.
Votre rôle consistera à assurer le suivi administratif quotidien du pôle danse et à accompagner la coordination entre les équipes pédagogiques et administratives. Vous contribuerez ainsi activement à la bonne organisation du pôle danse au sein d’une équipe dynamique d’enseignants et de personnels administratifs et techniques.
Missions / conditions d'exercice
1/ Suivi des projets et activités du CRR :
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
- Respecter les délais de transmission des documents
- Enregistrer et transmettre le courrier
- Suivre l'enveloppe budgétaire du pôle danse, demander des devis, livraisons et factures
- Suivre le calendrier de l’activité du pôle danse
- Aider à l’organisation logistique dans le cadre des représentations du pôle danse
- Assurer une permanence lors des manifestations et représentations du pôle danse
- Aider à l’organisation et au suivi des sorties pédagogiques des élèves
- Suivre les dossiers de bourses pour les élèves (DRAC)
2/ Collaboration avec la référente RH du CRR et les services du Grand Avignon :
- Etablir les variables de paye et les transmettre à la référente RH du CRR
- Suivre les remplacements ou les besoins temporaires (maladie, renfort de cours, intervenants extérieurs)
- Gérer et suivre les absences (arrêts maladie, autorisations d’absence, cumuls d’emploi, reports de cours, visites médicales…)
- Gérer et suivre les émargements des enseignants
- Etablir, suivre et transmettre les ordres de mission à la référente RH du CRR
- Suivre l’accueil des stagiaires (demandes, conventions, accueil dans le service)
- Rédiger les bordereaux de transmission
- Gérer le stock de l'économat du service (recenser les besoins en fournitures administratives et passer les commandes auprès du service concerné)
- Faire les demandes de devis en fonction des besoins de communication du pôle danse et en lien avec la cellule Communication du CRR
- Recenser les besoins informatiques
- Etablir les tickets GLPI et ATAL
3 / Aide ponctuelle à la scolarité :
- Vérifier les registres de présences, saisie des absences sur IMuse et envoyer des courriers, courriels ou appel téléphonique en fonction des modalités précisées dans le règlement intérieur
- Préparer des journées d’auditions (listes pour le jury; accueil des candidats)
- Transmettre au service finances du CRR les documents relatifs à la facturation ainsi que la facture ainsi que la remise des frais de dossier
- Etablir des documents divers (certificat de scolarité, carte scolaire, attestation de présence, diplôme, etc.)
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
- Respecter les délais de transmission des documents
- Enregistrer et transmettre le courrier
- Suivre l'enveloppe budgétaire du pôle danse, demander des devis, livraisons et factures
- Suivre le calendrier de l’activité du pôle danse
- Aider à l’organisation logistique dans le cadre des représentations du pôle danse
- Assurer une permanence lors des manifestations et représentations du pôle danse
- Aider à l’organisation et au suivi des sorties pédagogiques des élèves
- Suivre les dossiers de bourses pour les élèves (DRAC)
2/ Collaboration avec la référente RH du CRR et les services du Grand Avignon :
- Etablir les variables de paye et les transmettre à la référente RH du CRR
- Suivre les remplacements ou les besoins temporaires (maladie, renfort de cours, intervenants extérieurs)
- Gérer et suivre les absences (arrêts maladie, autorisations d’absence, cumuls d’emploi, reports de cours, visites médicales…)
- Gérer et suivre les émargements des enseignants
- Etablir, suivre et transmettre les ordres de mission à la référente RH du CRR
- Suivre l’accueil des stagiaires (demandes, conventions, accueil dans le service)
- Rédiger les bordereaux de transmission
- Gérer le stock de l'économat du service (recenser les besoins en fournitures administratives et passer les commandes auprès du service concerné)
- Faire les demandes de devis en fonction des besoins de communication du pôle danse et en lien avec la cellule Communication du CRR
- Recenser les besoins informatiques
- Etablir les tickets GLPI et ATAL
3 / Aide ponctuelle à la scolarité :
- Vérifier les registres de présences, saisie des absences sur IMuse et envoyer des courriers, courriels ou appel téléphonique en fonction des modalités précisées dans le règlement intérieur
- Préparer des journées d’auditions (listes pour le jury; accueil des candidats)
- Transmettre au service finances du CRR les documents relatifs à la facturation ainsi que la facture ainsi que la remise des frais de dossier
- Etablir des documents divers (certificat de scolarité, carte scolaire, attestation de présence, diplôme, etc.)
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement administratif d’une collectivité
- Connaissance du fonctionnement des établissements d’enseignement artistique
- Connaissance des parcours d’études et du SNOP
Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique
- Organisation et planification du travail
- Maîtrise de l'accueil téléphonique et physique : savoir filtrer et transmettre les messages
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Connaissance en gestion RH (statut FPT)
Savoir-être :
- Rigueur
- Organisation
- Autonomie
- Réactivité, adaptation
- Sens des relations humaines
- Sens du travail en équipe
- Respect du fonctionnement de l’établissement
- Respect du devoir de réserve et des obligations de discrétion et de confidentialité
Spécificités du poste :
Horaires et travail de bureau
Rythme de travail souple
Cycle de travail imposé par le calendrier scolaire
Pics d'activité en fonction des obligations du service (réunions, spectacles)
Déplacements sur les différents sites (Ferruce, Leclerc, Le Pontet)
Disponibilité par rapport à la directrice des études chorégraphiques
- Connaissance du fonctionnement administratif d’une collectivité
- Connaissance du fonctionnement des établissements d’enseignement artistique
- Connaissance des parcours d’études et du SNOP
Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique
- Organisation et planification du travail
- Maîtrise de l'accueil téléphonique et physique : savoir filtrer et transmettre les messages
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Connaissance en gestion RH (statut FPT)
Savoir-être :
- Rigueur
- Organisation
- Autonomie
- Réactivité, adaptation
- Sens des relations humaines
- Sens du travail en équipe
- Respect du fonctionnement de l’établissement
- Respect du devoir de réserve et des obligations de discrétion et de confidentialité
Spécificités du poste :
Horaires et travail de bureau
Rythme de travail souple
Cycle de travail imposé par le calendrier scolaire
Pics d'activité en fonction des obligations du service (réunions, spectacles)
Déplacements sur les différents sites (Ferruce, Leclerc, Le Pontet)
Disponibilité par rapport à la directrice des études chorégraphiques
Contact et modalités de candidature
Contact
0490844700
Informations complémentaires
Contacts
Renseignements administratifs (déroulé de la procédure, conditions de recrutement,..) :
Bénédicte BEAUGÉ - Chargée de Recrutement - 04.90.84.47.58
Renseignements complémentaires sur le poste :
Géraldine GONZALEZ-OLIVA- Directrice des Études Chorégraphiques - 04.32.44.85.81 ou 06.14.33.94.32
Pour candidater
https://www.grandavignon.fr/fr/recrutement ou sur grandavignon.fr rubrique « recrutement »
Pièces à joindre à la candidature : CV + Lettre de motivation adressée à Monsieur le Président + dernier arrêté de situation pour les titulaires de la fonction publique
Date limite de candidature : 16 décembre 2025
Renseignements administratifs (déroulé de la procédure, conditions de recrutement,..) :
Bénédicte BEAUGÉ - Chargée de Recrutement - 04.90.84.47.58
Renseignements complémentaires sur le poste :
Géraldine GONZALEZ-OLIVA- Directrice des Études Chorégraphiques - 04.32.44.85.81 ou 06.14.33.94.32
Pour candidater
https://www.grandavignon.fr/fr/recrutement ou sur grandavignon.fr rubrique « recrutement »
Pièces à joindre à la candidature : CV + Lettre de motivation adressée à Monsieur le Président + dernier arrêté de situation pour les titulaires de la fonction publique
Date limite de candidature : 16 décembre 2025
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.