Relations internes et externes : Le directeur, le Responsable communication, du secrétariat général et de projets transverses, le gestionnaire financier et des ressources humaines, l’agent en charge de la commande publique, les Élus et leur secrétariat, la Préfecture, les EPCI membres, les différentes associations, les membres des commissions, les administrés, le Délégataire.
Modalité d’organisation du travail : travail principalement en bureau et à l’extérieur du site (actions de communication, acheminement de documents)
Horaires : 8h15/12h00 – 13h30/17h15 (amplitude variable en fonction des obligations professionnelles)
Conditions d’hygiène et de sécurité : Travail sur écran au quotidien /

Outils utilisés :

• Pour l'activité bureautique : tous les outils de communication et de bureautique : ordinateur, Informatique, téléphone, internet, divers logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publiact, CDC fast (dématérialisation des actes au contrôle de légalité), Dématis (e-convocations pour les bureaux et comité syndicaux).


Missions principales

Secrétariat Général :

• Réceptionne, trie, diffuse l’information (courrier, messagerie, téléphone, internet intranet). Met en forme, suit et gère le courrier départ, tant le courrier postal qu'électronique,
• Effectue les opérations classiques de secrétariat : rédaction de correspondance, archivage, filtrage des appels téléphoniques,
• Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du Directeur ou du Président, en veillant à l’application de la charte graphique et des règles administratives,
• Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables et de la réunion, organisation de la salle de réunion (configuration de la salle, pc réunion, vidéo projecteur et son, lien Teams) réception des participants, gestion des badges d’accès temporaires, utilisation de l’outil e-convocation.
• Rédige les comptes rendus et PV des différentes réunions (Comités Syndicaux, réunions thématiques, réunion avec les technciens)
• Mise en forme des délibérations, conventions et arrêtés, et transmission par voie dématérialisée dans les délais réglementaires au contrôle de légalité avec ensuite publication via un outil dédié sur le site internet du syndicat
• Réalisation de PowerPoint de présentation pour les différentes réunions
• Gestion de l’agenda de la Direction et des élus
• Assure l’accueil physique et téléphonique (standard) et apporte les réponses aux questions reçues via le site internet du syndicat (en cas d’absence, l’agent paramètre le transfert d’appels au Responsable de communication, du secrétariat général et de projets transverses).
• Mise à jour de tableaux de bord financiers, rh, marché public, base de données et outils de suivi
• Mise à jour de documents dans les domaines financiers, rh, marché public, base de données et outils de suivi
• Réalisation des bons de commande de la structure
• Réalisation de devis auprès des fournisseurs et prestataires
• Classement, archivage et gestion documentaire (sous format papier et sur le serveur informatique de la structure)
• Acheminement de documents (courriers, parapheurs) à l’extérieur du site de Vedène (Mairies, Trésorerie, sièges des EPCI membres) etc.

Activités annexes

• Participation aux évènements de sensibilisation sur le tri / recyclage organisés par les communes adhérentes au SIDOMRA ou par le SIDOMRA lui-même (3 – 4 événements samedi - dimanche dans l’année)

• Remplacement, lors de ses absences (congés ou autres motifs) du gestionnaire comptable de la structure pour effectuer des opérations comptables courantes (mandats / titres).