Secrétaire partagé.e de la Direction de la cohésion sociale H/F
Offre n° O084260211000429
Publiée le 11/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1171 Avenue du Mont Ventoux, Carpentras (Vaucluse (84))
Poste à pourvoir le
15/07/2026
Date limite de candidature
12/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Située au coeur du Vaucluse, au pied des Dentelles de Montmirail et du Mont Ventoux, la communauté d'agglomération Ventoux Comtat Venaissin rassemble 73 000 habitants entre Dentelles de Montmirail, mont Ventoux et monts de Vaucluse. Son champ d'intervention est vaste et diversifié : développement économique, tourisme, petite enfance, culture, environnement, gestion des déchets, environnement, habitat, transport....
La Direction de la Cohésion Sociale intervient en direction des habitants du territoire à travers ses différents services et par la mise en oeuvre d'actions et projets dans des champs d'intervention larges et variés.
Avantages :
* participation mutuelle
* comité d'entreprise (CNAS)
* Forfait mobilités
La Direction de la Cohésion Sociale intervient en direction des habitants du territoire à travers ses différents services et par la mise en oeuvre d'actions et projets dans des champs d'intervention larges et variés.
Avantages :
* participation mutuelle
* comité d'entreprise (CNAS)
* Forfait mobilités
Missions / conditions d'exercice
Au sein de cette direction, sous l'autorité du directeur et en lien avec les responsables des services concernés, le secrétariat partagé :
* assure le secrétariat du directeur et des services Politique de la Ville, Sécurité et Prévention de la Délinquance, Atelier Santé Ville, Actions Sportives et Interventions Musicales en termes de gestion, de rédaction, de communication, de classement et suivi de dossiers,
* assure une polyvalence nécessaire à l'efficacité et à la continuité du secrétariat partagé avec le secrétariat Petite Enfance sous forme d'un binôme,
* Est en appui et intervient à l'accueil de la Maison des Familles au moins une fois par semaine voire plus en fonction des besoins ponctuels.
MISSIONS
GESTION ADMINISTRATIVE
* Vous assurez la rédaction, réalisation, mise en forme et relecture de documents et actes administratifs (délibérations, décisions, courriers, courriels, PV, rapports, power points, tableaux, bilans ...), prise de notes et rédaction de compte-rendu,
* Vous assurez le suivi des courriers et réponses apportées, ainsi que le suivi administratif des documents dans leur envoi, leur transmission et leur circulation en interne (DGS, Finances, DRH, Cabinet...) et en externe (communes, administrations, partenaires),
* Vous aidez et assurez le classement et l'archivage,
* Vous assurez l'organisation logistique de réunions (réservation de lieux, invitations, réponses, liste de présence...) et des missions des agents (ordres de mission, réservation hôtel/transport, invitation...),
* Vous assurez la communication et la diffusion de l'information au sein de la direction,
* Vous êtes le référent Communication de la Direction,
* Vous aidez et participez à l'organisation d'évènements et de manifestations organisés par la direction ou les services,
* Vous aidez à la gestion des agendas du directeur et des chefs de service
* Vous mettez à jour les listings et bases de données (congés, télétravail...).
ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DES PARTENAIRES ET USAGERS
* Vous prenez les messages et les transmettez aux agents concernés, orientez vers les bons interlocuteurs,
* Vous apportez une première réponse aux différentes demandes ou réclamations
* Vous gérez les inscriptions des stages et séjours de l'Ecole Intercommunale des Sports.
RÉFÉRENT FINANCIER
* Vous vérifiez et saisissez les demandes d'achat pour les services et assurez le lien avec le service financier,
* Vous assurez la gestion de la régie de recettes de l'Ecole Intercommunale des Sports
GESTION ÉCONOMAT
* Vous gérez le budget et les commandes de fournitures de bureau de la Direction.
ACTIVITÉS
ACTIVITÉS TRANSVERSALES
Vous assurez la continuité du secrétariat Petite Enfance lors des absences de la secrétaire, et parallèlement mettez en place une polyvalence avec cette secrétaire afin d'assurer la continuité du secrétariat de direction partagé lors des absences.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
* Vous assurez de manière tournante l'accueil de la Maison des Familles sous le lien fonctionnel de la responsable du service Parentalité
* En fonction des besoins réguliers ou plus ponctuels de la Maison des familles gérée par le Service Parentalité rattachée à la Direction de la Cohésion Sociale, et en rotation avec les secrétaires Petite Enfance et SdAPE, vous venez en appui et soutien de la Chargée d'accueil du site :
* Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public,
* Vous recevez, renseigner et orienter le public,
* Vous organisez la transmission et la diffusion des informations utiles auprès de la chargée d'accueil et des autres secrétaires,
* Vous mettez à jour les connaissances indispensables au bon accueil du public,
* Vous participez à des formations nécessaires afin de maintenir un socle commun de connaissances.
* assure le secrétariat du directeur et des services Politique de la Ville, Sécurité et Prévention de la Délinquance, Atelier Santé Ville, Actions Sportives et Interventions Musicales en termes de gestion, de rédaction, de communication, de classement et suivi de dossiers,
* assure une polyvalence nécessaire à l'efficacité et à la continuité du secrétariat partagé avec le secrétariat Petite Enfance sous forme d'un binôme,
* Est en appui et intervient à l'accueil de la Maison des Familles au moins une fois par semaine voire plus en fonction des besoins ponctuels.
MISSIONS
GESTION ADMINISTRATIVE
* Vous assurez la rédaction, réalisation, mise en forme et relecture de documents et actes administratifs (délibérations, décisions, courriers, courriels, PV, rapports, power points, tableaux, bilans ...), prise de notes et rédaction de compte-rendu,
* Vous assurez le suivi des courriers et réponses apportées, ainsi que le suivi administratif des documents dans leur envoi, leur transmission et leur circulation en interne (DGS, Finances, DRH, Cabinet...) et en externe (communes, administrations, partenaires),
* Vous aidez et assurez le classement et l'archivage,
* Vous assurez l'organisation logistique de réunions (réservation de lieux, invitations, réponses, liste de présence...) et des missions des agents (ordres de mission, réservation hôtel/transport, invitation...),
* Vous assurez la communication et la diffusion de l'information au sein de la direction,
* Vous êtes le référent Communication de la Direction,
* Vous aidez et participez à l'organisation d'évènements et de manifestations organisés par la direction ou les services,
* Vous aidez à la gestion des agendas du directeur et des chefs de service
* Vous mettez à jour les listings et bases de données (congés, télétravail...).
ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DES PARTENAIRES ET USAGERS
* Vous prenez les messages et les transmettez aux agents concernés, orientez vers les bons interlocuteurs,
* Vous apportez une première réponse aux différentes demandes ou réclamations
* Vous gérez les inscriptions des stages et séjours de l'Ecole Intercommunale des Sports.
RÉFÉRENT FINANCIER
* Vous vérifiez et saisissez les demandes d'achat pour les services et assurez le lien avec le service financier,
* Vous assurez la gestion de la régie de recettes de l'Ecole Intercommunale des Sports
GESTION ÉCONOMAT
* Vous gérez le budget et les commandes de fournitures de bureau de la Direction.
ACTIVITÉS
ACTIVITÉS TRANSVERSALES
Vous assurez la continuité du secrétariat Petite Enfance lors des absences de la secrétaire, et parallèlement mettez en place une polyvalence avec cette secrétaire afin d'assurer la continuité du secrétariat de direction partagé lors des absences.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
* Vous assurez de manière tournante l'accueil de la Maison des Familles sous le lien fonctionnel de la responsable du service Parentalité
* En fonction des besoins réguliers ou plus ponctuels de la Maison des familles gérée par le Service Parentalité rattachée à la Direction de la Cohésion Sociale, et en rotation avec les secrétaires Petite Enfance et SdAPE, vous venez en appui et soutien de la Chargée d'accueil du site :
* Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public,
* Vous recevez, renseigner et orienter le public,
* Vous organisez la transmission et la diffusion des informations utiles auprès de la chargée d'accueil et des autres secrétaires,
* Vous mettez à jour les connaissances indispensables au bon accueil du public,
* Vous participez à des formations nécessaires afin de maintenir un socle commun de connaissances.
Profils recherchés
COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS
* Diplôme Baccalauréat ou titulaire d'un grade du cadre d'emplois des adjoints administratifs
* Expérience professionnelle en secrétariat/assistanat de direction, expérience sur un poste similaire partagé appréciée,
* Maîtrise des techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale,
* Aisance rédactionnelle et maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
* Maitrise des outils informatiques Word, Excel, Powerpoint, Outlook, internet (rédaction, mise en forme, publipostage, agenda, recherches...),
* Connaissance de la fonction publique territoriale, de son organisation et son mode de fonctionnement serait un plus.
* Connaissance des logiciels professionnels (CIRIL, Sedit, MAARCH, Webdelib...) appréciée.
* Esprit d'initiative et de synthèse,
* Sens de priorités,
* Capacité à s'organiser et à ne pas se laisser déborder par des sollicitations de différents interlocuteurs et des tâches multiples
APTITUDES
* Discrétion et réserve, autonomie rigueur
* Sens de l'écoute et du dialogue,
* Capacité de communication et de travail coopératif,
* Sens du contact et bonne aptitude relationnelle, sens de l'accueil.
CONDITIONS D'EXERCICE
* Poste relevant de la Direction de la cohésion sociale
* Classé en catégorie C et ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs
* Temps de travail : 37 h hebdomadaires (RTT) poste à temps complet
* Disponibilité pour des réunions le soir, ou en cas de pic d'activité
* Poste non éligible au télétravail
* Lieu d'exercice des missions : Hôtel de Communauté (prochainement au phare maison des familles), avec des déplacements ponctuels sur le territoire
Nature juridique du recrutement : recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur la base du 2° de l'article L 332-8 du code général de la fonction publique.
Candidatures à adresser avant le 12 mars 2026.
* Diplôme Baccalauréat ou titulaire d'un grade du cadre d'emplois des adjoints administratifs
* Expérience professionnelle en secrétariat/assistanat de direction, expérience sur un poste similaire partagé appréciée,
* Maîtrise des techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale,
* Aisance rédactionnelle et maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
* Maitrise des outils informatiques Word, Excel, Powerpoint, Outlook, internet (rédaction, mise en forme, publipostage, agenda, recherches...),
* Connaissance de la fonction publique territoriale, de son organisation et son mode de fonctionnement serait un plus.
* Connaissance des logiciels professionnels (CIRIL, Sedit, MAARCH, Webdelib...) appréciée.
* Esprit d'initiative et de synthèse,
* Sens de priorités,
* Capacité à s'organiser et à ne pas se laisser déborder par des sollicitations de différents interlocuteurs et des tâches multiples
APTITUDES
* Discrétion et réserve, autonomie rigueur
* Sens de l'écoute et du dialogue,
* Capacité de communication et de travail coopératif,
* Sens du contact et bonne aptitude relationnelle, sens de l'accueil.
CONDITIONS D'EXERCICE
* Poste relevant de la Direction de la cohésion sociale
* Classé en catégorie C et ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs
* Temps de travail : 37 h hebdomadaires (RTT) poste à temps complet
* Disponibilité pour des réunions le soir, ou en cas de pic d'activité
* Poste non éligible au télétravail
* Lieu d'exercice des missions : Hôtel de Communauté (prochainement au phare maison des familles), avec des déplacements ponctuels sur le territoire
Nature juridique du recrutement : recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur la base du 2° de l'article L 332-8 du code général de la fonction publique.
Candidatures à adresser avant le 12 mars 2026.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour postuler, rendez-vous sur notre site via le lien présent sur cette annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.