Assistant administratif
Offre n° O084260227000128
Publiée le 27/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
209 Place du Petit Pont, Vedène (Vaucluse (84))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
27/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé sous l'autorité du responsable du service point info sénior, les missions principales de l'assistant administratif sont :
• Accueil du SAMD : téléphonique et physique des usagers et des institutions.
• Gestion administrative : instruction des dossiers des Conseils Départementaux et des Caisses de Retraite, classement de divers documents et préparation du suivi de la prestation.
• Gestion de la Téléassistance : mise lien entre le demandeur et le partenaire.
• Gestion animations Séniors : recherche de propositions et de financements, mise en place des animations (ateliers, journées à thème, colis de Noël, repas de Noël, entre autres), prise d’inscriptions, suivi (compte-rendu, évaluations etc), gestion et rédaction des enquêtes de satisfaction, rédaction de divers supports, tenue de tableurs pour les différentes actions.
• Gestion du registre des personnes vulnérables : mise à jour des classeurs, appels téléphoniques réguliers, orientations et déplacements si nécessaire.
• Lors des absences du responsable de service, prise de relai des missions essentielles afin d’assurer la continuité du service (modification de planning, etc).
• Gestion de l’information au N+1 : communication systématique des faits et des actions diverses, faire le lien avec le service communication de la Commune afin de diffuser les différentes actions, déplacements pour placardage.
• Accueil du SAMD : téléphonique et physique des usagers et des institutions.
• Gestion administrative : instruction des dossiers des Conseils Départementaux et des Caisses de Retraite, classement de divers documents et préparation du suivi de la prestation.
• Gestion de la Téléassistance : mise lien entre le demandeur et le partenaire.
• Gestion animations Séniors : recherche de propositions et de financements, mise en place des animations (ateliers, journées à thème, colis de Noël, repas de Noël, entre autres), prise d’inscriptions, suivi (compte-rendu, évaluations etc), gestion et rédaction des enquêtes de satisfaction, rédaction de divers supports, tenue de tableurs pour les différentes actions.
• Gestion du registre des personnes vulnérables : mise à jour des classeurs, appels téléphoniques réguliers, orientations et déplacements si nécessaire.
• Lors des absences du responsable de service, prise de relai des missions essentielles afin d’assurer la continuité du service (modification de planning, etc).
• Gestion de l’information au N+1 : communication systématique des faits et des actions diverses, faire le lien avec le service communication de la Commune afin de diffuser les différentes actions, déplacements pour placardage.
Missions / conditions d'exercice
• Accueil téléphonique et physique, information et orientation des usagers, des familles et des institutions.
• Instruction, suivi et classement de demandes et dossiers des différentes institutions (Caisses de Retraite, Conseils Départementaux, partenaires associatifs, privés).
• Information et mise en lien entre les usagers et le prestataire dans le cadre de la téléassistance.
• Gestion de l’animation pour les Séniors de la Ville (colis et du repas de Noël, mise en place et suivi des ateliers séniors, des journées à thème, et autres) :
recherches de propositions et de financements, de nouvelles animations, mise en place des animations (ateliers, journées à thème, colis de Noël, repas de Noël, entre autres), appel pour les prises d’inscriptions, mise en forme et tenue des différents suivis (compte-rendu, évaluations etc), gestion et rédaction des enquêtes de satisfaction, rédaction de divers supports (proposition de communication, exposition de situations, courriels émis au N+1 et/ou N+2, etc), tenue de tableurs pour les différentes actions.
• Appels téléphoniques réguliers, suivi des personnes vulnérables et orientations et déplacements chez l’usager si nécessaire, tenue des fiches et mise à jour, tenue et mise à jour des classeurs.
• Prise en charge d’astreintes après les horaires de travail en semaine, week-ends et jours fériés.
• Prise en charge et suivi de la proposition, de la création et de la diffusion de la communication de tous les évènements et des animations du service.
• Suivi des heures, modification des plannings, accompagnement de la télégestion auprès des agents sociaux, facturation, connaissance de l’élaboration des plannings d’intervention lors des absences de la responsable de service.
• Instruction, suivi et classement de demandes et dossiers des différentes institutions (Caisses de Retraite, Conseils Départementaux, partenaires associatifs, privés).
• Information et mise en lien entre les usagers et le prestataire dans le cadre de la téléassistance.
• Gestion de l’animation pour les Séniors de la Ville (colis et du repas de Noël, mise en place et suivi des ateliers séniors, des journées à thème, et autres) :
recherches de propositions et de financements, de nouvelles animations, mise en place des animations (ateliers, journées à thème, colis de Noël, repas de Noël, entre autres), appel pour les prises d’inscriptions, mise en forme et tenue des différents suivis (compte-rendu, évaluations etc), gestion et rédaction des enquêtes de satisfaction, rédaction de divers supports (proposition de communication, exposition de situations, courriels émis au N+1 et/ou N+2, etc), tenue de tableurs pour les différentes actions.
• Appels téléphoniques réguliers, suivi des personnes vulnérables et orientations et déplacements chez l’usager si nécessaire, tenue des fiches et mise à jour, tenue et mise à jour des classeurs.
• Prise en charge d’astreintes après les horaires de travail en semaine, week-ends et jours fériés.
• Prise en charge et suivi de la proposition, de la création et de la diffusion de la communication de tous les évènements et des animations du service.
• Suivi des heures, modification des plannings, accompagnement de la télégestion auprès des agents sociaux, facturation, connaissance de l’élaboration des plannings d’intervention lors des absences de la responsable de service.
Profils recherchés
• Connaissance des services du CCAS et de l’environnement institutionnel.
• Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).
• Maitrise des outils informatiques et bureautiques.
• Maitrise des techniques de communication.
• Capacité à utiliser l’outil informatique.
• Capacité à accueillir le public de façon rassurante et bienveillante.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Savoir gérer et suivre une procédure.
• Méthode et rigueur dans l’exécution des tâches.
• Recherche de sponsors et de partenaires.
• Capacité à rendre compte.
• Sens du service public.
• Sens du travail en équipe.
• Sens de l’accueil, des relations humaines et approche sociale.
• Sens de l’écoute.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Politesse, amabilité et ponctualité.
• Adaptabilité et polyvalence.
• Bonne organisation de travail.
• Autonomie et réactivité.
• Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).
• Maitrise des outils informatiques et bureautiques.
• Maitrise des techniques de communication.
• Capacité à utiliser l’outil informatique.
• Capacité à accueillir le public de façon rassurante et bienveillante.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Savoir gérer et suivre une procédure.
• Méthode et rigueur dans l’exécution des tâches.
• Recherche de sponsors et de partenaires.
• Capacité à rendre compte.
• Sens du service public.
• Sens du travail en équipe.
• Sens de l’accueil, des relations humaines et approche sociale.
• Sens de l’écoute.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Politesse, amabilité et ponctualité.
• Adaptabilité et polyvalence.
• Bonne organisation de travail.
• Autonomie et réactivité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0490234375
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
par mail : c.esposito@ccasvedene.fr
par mail : c.esposito@ccasvedene.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.