Assistant administratif Etat Civil
Offre n° O084260618000946
Publiée le 18/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hotel de ville, Caumont-sur-Durance (Vaucluse (84))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
18/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération Statutaire + RIFSEEP et 13ème mois
Descriptif de l'emploi
Caumont-sur-Durance, village à la confluence avec la Durance et le Rhône, offre un cadre de vie agréable proche d'Avignon.
La commune bénéficie de services et équipements ainsi que d'un tissu associatif riche.
Sous la responsabilité du Responsable du service Population, vous exercerez les missions d’officier d’Etat Civil et procèderez à l’instruction, la constitution et la délivrance des actes d’Etat Civil.
La commune bénéficie de services et équipements ainsi que d'un tissu associatif riche.
Sous la responsabilité du Responsable du service Population, vous exercerez les missions d’officier d’Etat Civil et procèderez à l’instruction, la constitution et la délivrance des actes d’Etat Civil.
Missions / conditions d'exercice
1. Etat Civil et Elections – 80 %
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public,
- Identification et traitement des demandes,
- Réalisation et délivrance des actes d’Etat Civil,
- Traiter les demandes d’actes par correspondance et par internet,
- Etablir des actes d’Etat Civil,
- Transcrire les actes dans les registres,
- Etablir et délivrer les livrets de famille,
- Transcription et mention en marge de tout acte ou jugement sur les registres,
- Constituer les dossiers de mariage, organisation et célébration des mariages, PACS, baptêmes, etc,
- Audition des mariages, PACS,
- Traiter les demandes de changements de noms, prénoms,
- Contrôle de l’authenticité des documents fournis,
- Gestion des déclarations de naissance, de décès, d’enfants sans vie, de reconnaissance d’enfant, etc
- Mise à jour des registres,
- Traitements de courriers, tenue de tableaux de bord, liens avec les administrations,
- Gestion et organisation des différentes élections (municipales, législatives, présidentielles,
etc).
2. Accueil – 20 %
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Renseignements et orientations du public,
- Gestion et affichage d’informations,
- Traitement des dossiers, planification et suivi,
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public,
- Identification et traitement des demandes,
- Réalisation et délivrance des actes d’Etat Civil,
- Traiter les demandes d’actes par correspondance et par internet,
- Etablir des actes d’Etat Civil,
- Transcrire les actes dans les registres,
- Etablir et délivrer les livrets de famille,
- Transcription et mention en marge de tout acte ou jugement sur les registres,
- Constituer les dossiers de mariage, organisation et célébration des mariages, PACS, baptêmes, etc,
- Audition des mariages, PACS,
- Traiter les demandes de changements de noms, prénoms,
- Contrôle de l’authenticité des documents fournis,
- Gestion des déclarations de naissance, de décès, d’enfants sans vie, de reconnaissance d’enfant, etc
- Mise à jour des registres,
- Traitements de courriers, tenue de tableaux de bord, liens avec les administrations,
- Gestion et organisation des différentes élections (municipales, législatives, présidentielles,
etc).
2. Accueil – 20 %
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Renseignements et orientations du public,
- Gestion et affichage d’informations,
- Traitement des dossiers, planification et suivi,
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents.
Profils recherchés
Formation, expérience, titre :
- Expérience dans un poste similaire souhaitée,
- Connaissance du logiciel :
o Berger Levrault pour l’Etat Civil,
o JVS pour les Elections.
Compétences :
- Environnement institutionnel,
- Droits des personnes, de la famille,
- Droit électoral,
- Maîtrise des règles communes de rédaction des actes d’Etat Civil,
- Maîtrise des procédures administration de délivrance des actes d’Etat Civil,
- Maîtrise du cadre règlementaire en matière de nom de famille,
- Connaissance de la législation sur l’autorité parentale et transmission du nom,
- Règlementation en matière de légalisation de signature,
- Respects des procédures de classement et d’impression des registres,
- Organisation et organigramme de la collectivité,
- Techniques d’accueil, règles de communication.
Savoir-faire :
- Bonne maîtrise de la communication écrite,
- Bonne maîtrise de l’expression orale,
- Capacité d’écoute et d’adaptation face aux différents publics/comportements,
- Savoir rendre compte,
- Fonctionnement d’un standard téléphonique,
- Gestion des différents conflits.
Savoir être :
- Capacités relationnelles et sens de l’écoute,
- Capacité à travailler de manière autonome,
- Esprit d’équipe,
- Esprit d’initiative, et rigueur,
- Conscience professionnelle, ponctualité, politesse/respect,
- Règles de confidentialité et de réserve, discrétion professionnelle,
- Posture professionnelle et représentation de l’institution.
- Expérience dans un poste similaire souhaitée,
- Connaissance du logiciel :
o Berger Levrault pour l’Etat Civil,
o JVS pour les Elections.
Compétences :
- Environnement institutionnel,
- Droits des personnes, de la famille,
- Droit électoral,
- Maîtrise des règles communes de rédaction des actes d’Etat Civil,
- Maîtrise des procédures administration de délivrance des actes d’Etat Civil,
- Maîtrise du cadre règlementaire en matière de nom de famille,
- Connaissance de la législation sur l’autorité parentale et transmission du nom,
- Règlementation en matière de légalisation de signature,
- Respects des procédures de classement et d’impression des registres,
- Organisation et organigramme de la collectivité,
- Techniques d’accueil, règles de communication.
Savoir-faire :
- Bonne maîtrise de la communication écrite,
- Bonne maîtrise de l’expression orale,
- Capacité d’écoute et d’adaptation face aux différents publics/comportements,
- Savoir rendre compte,
- Fonctionnement d’un standard téléphonique,
- Gestion des différents conflits.
Savoir être :
- Capacités relationnelles et sens de l’écoute,
- Capacité à travailler de manière autonome,
- Esprit d’équipe,
- Esprit d’initiative, et rigueur,
- Conscience professionnelle, ponctualité, politesse/respect,
- Règles de confidentialité et de réserve, discrétion professionnelle,
- Posture professionnelle et représentation de l’institution.
Contact et modalités de candidature
Contact
0490012258
Informations complémentaires
Conditions de recrutement :
- Poste à temps complet– 36 heures 30 de travail hebdomadaire sur 4.5 jours.
- Pas de travail le samedi.
- Rémunération selon indice de traitement + RIFSEEP + 13 mois (sous conditions),
- Adhésion au CNAS,
- Participation à la prévoyance et à la mutuelle.
- Poste à temps complet– 36 heures 30 de travail hebdomadaire sur 4.5 jours.
- Pas de travail le samedi.
- Rémunération selon indice de traitement + RIFSEEP + 13 mois (sous conditions),
- Adhésion au CNAS,
- Participation à la prévoyance et à la mutuelle.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.