ASSISTANT ADMINISTRATIF ET ÉVÉNEMENTIEL (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O085230601061278
Publiée le 06/06/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La Roche-Sur-Yon
Poste à pourvoir le
01/08/2023
Date limite de candidature
06/07/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
- Sous l'autorité du responsable du service Événementiel / Relations publiques, l'assistant administratif et événementiel apportera une aide en termes d'organisation, de gestion et de suivi des dossiers.
- Il coordonnera et assurera les relations entre la collectivité et les associations présentes sur le territoire pour les petits événements fléchés au sein du service via le guichet unique.
- S'efforce de véhiculer une image positive de la ville.
- Il coordonnera et assurera les relations entre la collectivité et les associations présentes sur le territoire pour les petits événements fléchés au sein du service via le guichet unique.
- S'efforce de véhiculer une image positive de la ville.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil téléphonique des interlocuteurs au service Événementiel.
- Assurer le secrétariat et le suivi de l'activité des Relations publiques : gérer des documents de synthèse (plannings...).
Coordination du guichet unique :
- Gérer, accompagner, suivre les porteurs d'événements de petites ampleurs fléchés dans le cadre du guichet unique (matériel, plantes, sonorisation, location, présence d'élus...).
- Veiller à la réglementation et à la sécurité de l'événement, à la prise des arrêtés nécessaires (débits de boisson, occupation du domaine, circulation, neutralisation de stationnement, fermeture tardive, réglementation et droits de place).
-Assurer le suivi budgétaire en lien avec le responsable.
-Assurer avec les autres services de la collectivité de la bonne organisation et du bon déroulement des manifestations (police municipale, prévention urbaine).
- Préparer et suivre les réunions du point hebdomadaire " événements ".
- Participer à la mise à jour de l'agenda des manifestations du territoire.
- Présence sur site pendant l'évènement si c'est nécessaire.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
Sous la responsabilité du responsable du service Événementiel / Relations publiques
Relations avec la quasi-totalité des services et des élus.
Relations avec les fournisseurs/partenaires.
Relations avec les associations.
- Accueil téléphonique des interlocuteurs au service Événementiel.
- Assurer le secrétariat et le suivi de l'activité des Relations publiques : gérer des documents de synthèse (plannings...).
Coordination du guichet unique :
- Gérer, accompagner, suivre les porteurs d'événements de petites ampleurs fléchés dans le cadre du guichet unique (matériel, plantes, sonorisation, location, présence d'élus...).
- Veiller à la réglementation et à la sécurité de l'événement, à la prise des arrêtés nécessaires (débits de boisson, occupation du domaine, circulation, neutralisation de stationnement, fermeture tardive, réglementation et droits de place).
-Assurer le suivi budgétaire en lien avec le responsable.
-Assurer avec les autres services de la collectivité de la bonne organisation et du bon déroulement des manifestations (police municipale, prévention urbaine).
- Préparer et suivre les réunions du point hebdomadaire " événements ".
- Participer à la mise à jour de l'agenda des manifestations du territoire.
- Présence sur site pendant l'évènement si c'est nécessaire.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
Sous la responsabilité du responsable du service Événementiel / Relations publiques
Relations avec la quasi-totalité des services et des élus.
Relations avec les fournisseurs/partenaires.
Relations avec les associations.
Profils recherchés
COMPÉTENCES :
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Utilisation des outils bureautique
- Connaissances du budget et de la comptabilité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Sens du relationnel : accueil de tous les publics lors des manifestations
- Renseigner et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Sens de l'organisation
- Sens de l'écoute
- Sens des relations et du contact humain
- Discrétion
- Réactivité et esprit d'initiative
CONDITIONS D'EXERCICE :
- Travail de bureau
- Relative autonomie dans l'organisation du travail
- Horaires irréguliers en fonction des obligations du service public
- Devoir de réserve
- Disponibilité
- Charge de travail inégale, répartie sur l'année
- Permis VL obligatoire
LIEU D'EMBAUCHE :
Hôtel de ville et d'agglomération - place du Théâtre
HORAIRES :
35 heures hebdomadaires
Horaires variables et modulables en fonction des besoins du service
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Utilisation des outils bureautique
- Connaissances du budget et de la comptabilité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Sens du relationnel : accueil de tous les publics lors des manifestations
- Renseigner et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Sens de l'organisation
- Sens de l'écoute
- Sens des relations et du contact humain
- Discrétion
- Réactivité et esprit d'initiative
CONDITIONS D'EXERCICE :
- Travail de bureau
- Relative autonomie dans l'organisation du travail
- Horaires irréguliers en fonction des obligations du service public
- Devoir de réserve
- Disponibilité
- Charge de travail inégale, répartie sur l'année
- Permis VL obligatoire
LIEU D'EMBAUCHE :
Hôtel de ville et d'agglomération - place du Théâtre
HORAIRES :
35 heures hebdomadaires
Horaires variables et modulables en fonction des besoins du service
Contact
Contact
0251474922
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, curriculum vitae ainsi que vos prétentions salariales (et arrêté dans votre grade actuel pour les agents statutaires) à : Monsieur le Président de La Roche-sur-Yon Agglomération - Direction des ressources humaines - BP 829 - 85021 LA ROCHE-SUR-YON cedex
Contact à la DRH : Laure BARRÉ
Tel : 02 51 47 49 22
Mail : recrutement@larochesuryon.fr
Contact à la DRH : Laure BARRÉ
Tel : 02 51 47 49 22
Mail : recrutement@larochesuryon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.