L’EHPAD Multisite du Pays de Chantonnay est composé de trois sites dont « L’Assemblée » de Chantonnay. Cet Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes de 82 Résidents, dispose d’un service administratif de trois personnes et recrute, suite à une demande de mutation, un Adjoint de Direction (H/F) afin d’assurer le suivi des opérations administratives et comptables vis-à-vis du personnel, des usagers et des tiers. Sous l’autorité de la Directrice de l’établissement, vos missions principales sont basées sur la gestion administrative du personnel mais vous assurez également diverses missions secondaires.

Missions principales :

• Organisation et coordination de la gestion du personnel de l’établissement
• Etablissement de la paie en relation avec le centre de gestion
• Comptabilité en lien avec les salaires
• Continuité de la mise en place de la démarche qualité et en assurer le suivi
• Management de l’équipe administrative et de l’équipe hôtelière
• Appui et suppléance de la Direction



Missions secondaires :

• Participation aux groupes de travail et réflexion
• Intégration du comité de pilotage pour le projet d’établissement
• Coordination et encadrement des activités et du personnel de l’établissement en suppléance de la Direction
• Responsable de la gestion administrative du personnel et de la continuité des services
• Référent démarche qualité : proposer et suivre les actions continues d’amélioration concernant son domaine d’activité


Activités quotidiennes

• Gestion statutaire des agents :
o Interlocuteur premier des agents de l’EHPAD, être à leur écoute et répondre à leurs demandes sur leurs droits statutaires et le suivi de leur carrière.
o Analyser et traiter les informations liées à tous les événements de la carrière (maternité/paternité, maladie, avancement d’échelon, de grade etc…), de la nomination à la radiation : rédaction des arrêtés et des contrats de travail, suivi des différentes positions administratives.
o Vous tenez et mettez à jour les dossiers individuels des agents
o Mise à jour des relevés de carrières pour les retraites CNRACL
o Elaboration des dossiers de retraite CNRACL en lien avec le centre de gestion
o Préparer les avis de vacances de poste et diffuser les offres d’emploi auprès du Centre de Gestion de la FPT et de France Travail

• Salaire des agents :
o Renseigner les agents sur la composition de leur paie
o Préparation des éléments de paie pour transmission au centre de gestion
o Vérification des salaires et traitement en comptabilité
o Saisie des déclarations de cotisations

• Absentéisme des agents :
o Prévoir les remplacements du personnel en collaboration ou en suppléance de la Direction
o Effectuer les démarches administratives et suivre les droits à maladie en cas d’arrêt de travail des agents
o Etablir les déclarations suite à un arrêt de travail auprès de la CPAM (sécurité sociale) et de la CNP (assurance employeur) et suivre les remboursements
o Effectuer les démarches administratives dans le cadre d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle
o Gérer les dossiers de garanties maintien de salaire pour le personnel

• Autres :
o Management intermédiaire de l’adjointe administrative et de l’équipe hôtelière (supervision du travail effectué, coordination)
o Gestion des adhésions et demandes de prestations du personnel auprès du comité d’action sociale (CNAS/FDAS)
o Participation au groupe de travail pour élaborer et assurer le suivi et la réévaluation du Document Unique des Risques Professionnels
o Participation aux réunions générales du personnel, réunions des familles, rédaction et diffusion des comptes rendus
o Mise à jour des protocoles et autres documents dans le cadre de la démarche qualité
o Relais de l’adjointe administrative en cas d’absence (accueil physique et téléphonique, réponses aux demandes des Résidents et leurs familles, facturation des frais de séjour et comptabilité en cas de besoin)


Caractéristiques du poste :

• Collaboration avec les différents services de l’EHPAD (infirmerie, maintenance, psychologue, animation, équipe soins et hôtelière)
• Collaboration avec les différents services administratifs de l’EHPAD Multisite
• Temps complet
• Travail du lundi au vendredi de 9h à 13h et de 13h30 à 17h30 avec aménagement du temps de travail selon les rythmes en vigueur dans la collectivité
• Poste de catégorie C ou B selon profil du candidat (cadre d’emploi des adjoints administratifs ou rédacteurs)
• Adhésion possible au CNAS/FDAS

o Diplôme BTS Assistant de Direction, SP3S, Assistant de gestion, ou équivalent et/ou formation de niveau 3 dans le domaine des ressources humaines
o Qualités d’écoute, disponibilité et discrétion professionnelle
o Connaissances dans la gestion du personnel et en statut de la fonction publique territoriale
o Capacité d’organisation et de priorisation des activités
o Capacité d’adaptation
o Maitrise de l’outil informatique
o Connaissance des logiciels métiers et notamment du logiciel Cerig
o Être apte à l’encadrement d’équipe
o Expérience sur un poste similaire souhaitées