AGENT ADMINISTRATIF (H/F)
Offre n° O085251205000687
Publiée le 05/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE - E.H.P.A.D. LES MIMOSAS - 154, Rue de la Vie - B.P. 8, Commequiers (Vendée (85))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Selon grille + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
L’EHPAD Les Mimosas, EHPAD accueillant 68 habitants dont 1 PASA (Pôle d’Activités et de Soins Adaptés) de 12 places.
Sous l'autorité de la Directrice, et dans le respect des valeurs de l’établissement et des missions d’accompagnement des personnes fragiles et vulnérables, vous participez au bon fonctionnement de la structure.
Vous êtes en charge d’assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement et de centraliser les informations pour les services support.
En coordination avec les responsables de service, vous assurez les tâches administratives afférentes aux différents pôles.
En coordination avec la Directrice vous assurez les missions de comptabilité et d’assistante ressources humaines.
Sous l'autorité de la Directrice, et dans le respect des valeurs de l’établissement et des missions d’accompagnement des personnes fragiles et vulnérables, vous participez au bon fonctionnement de la structure.
Vous êtes en charge d’assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement et de centraliser les informations pour les services support.
En coordination avec les responsables de service, vous assurez les tâches administratives afférentes aux différents pôles.
En coordination avec la Directrice vous assurez les missions de comptabilité et d’assistante ressources humaines.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL DU PUBLIC / SECRETARIAT
• Accueillir le public
• Gérer le standard téléphonique
• Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement
• Centraliser les demandes des différents interlocuteurs
• Orienter les différents interlocuteurs vers le service attendu
• Prendre des messages téléphoniques
• Orienter et accompagner les usagers et les familles en fonction de leurs interrogations
GESTION ADMINISTRATIVE
• Rédiger les courriers et remplir les documents nécessaires en fonction des besoins des services supports
• Elaborer des outils de communication : power point, livret, affiche, journal interne
• Trier le courrier établissement / résident
• Centraliser le courrier « départ »
• Classement et archivage des documents
• Rédiger les comptes-rendus de réunions
• Assurer le bon suivi des dossiers d’accueil des futurs résidents
• Tenir à jour les dossiers des résidents (actualisation listes, logiciel…)
• Transmettre les factures des frais de séjours (mail, courrier…)
• Imprimer les gazettes famileo
GESTION COMPTABLE
• Effectuer les opérations comptables liées au paiement des factures fournisseurs et à l’enregistrement des recettes (M22)
• Faire le lien entre les fournisseurs et le service de gestion comptable en cas de problématique liée au paiement
• Etablir les facture de repas visiteurs en lien avec la régie
• Préparer les tableaux de remise de chèque au service de gestion comptable
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
En lien avec la directrice :
• Rédiger les contrats de travail
• Faire les DPAE sur le site de l’URRSAF avant chaque embauche
• Préparer une pochette d’accueil pour les nouveaux salariés (plaquette téléphone, trombinoscope habitants)
• Rédiger les arrêtés afférents à la carrière des agents
• Transmettre les documents en signature et préfecture via pléiade
• Rédiger les différents courriers relatifs au suivi de carrière des agents
• Saisir les variables de paye dans le logiciel
• Correspondant CNAS : Être en veille et faire communiquer les éléments aux salariés
• Tenir à jour les dossiers individuels des salariés
• Faire les demandes de médaille du travail
• Remplir le bilan social
• Document SFT
5 jours par semaine de 10h00 à 18h00 avec 1h00 de pause déjeuner
Disponibilité et continuité de service
• Accueillir le public
• Gérer le standard téléphonique
• Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement
• Centraliser les demandes des différents interlocuteurs
• Orienter les différents interlocuteurs vers le service attendu
• Prendre des messages téléphoniques
• Orienter et accompagner les usagers et les familles en fonction de leurs interrogations
GESTION ADMINISTRATIVE
• Rédiger les courriers et remplir les documents nécessaires en fonction des besoins des services supports
• Elaborer des outils de communication : power point, livret, affiche, journal interne
• Trier le courrier établissement / résident
• Centraliser le courrier « départ »
• Classement et archivage des documents
• Rédiger les comptes-rendus de réunions
• Assurer le bon suivi des dossiers d’accueil des futurs résidents
• Tenir à jour les dossiers des résidents (actualisation listes, logiciel…)
• Transmettre les factures des frais de séjours (mail, courrier…)
• Imprimer les gazettes famileo
GESTION COMPTABLE
• Effectuer les opérations comptables liées au paiement des factures fournisseurs et à l’enregistrement des recettes (M22)
• Faire le lien entre les fournisseurs et le service de gestion comptable en cas de problématique liée au paiement
• Etablir les facture de repas visiteurs en lien avec la régie
• Préparer les tableaux de remise de chèque au service de gestion comptable
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
En lien avec la directrice :
• Rédiger les contrats de travail
• Faire les DPAE sur le site de l’URRSAF avant chaque embauche
• Préparer une pochette d’accueil pour les nouveaux salariés (plaquette téléphone, trombinoscope habitants)
• Rédiger les arrêtés afférents à la carrière des agents
• Transmettre les documents en signature et préfecture via pléiade
• Rédiger les différents courriers relatifs au suivi de carrière des agents
• Saisir les variables de paye dans le logiciel
• Correspondant CNAS : Être en veille et faire communiquer les éléments aux salariés
• Tenir à jour les dossiers individuels des salariés
• Faire les demandes de médaille du travail
• Remplir le bilan social
• Document SFT
5 jours par semaine de 10h00 à 18h00 avec 1h00 de pause déjeuner
Disponibilité et continuité de service
Profils recherchés
Savoirs :
Aisance rédactionnelle
Compétences relationnelles
Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
Être capable de gérer une plate-forme téléphonique ;
Maîtriser la comptabilité M22 (dépenses et recettes) ;
Accueillir un public pluriel avec amabilité, discrétion et patience
S’adapter au public (personnes très âgées) ;
Savoir être déranger pendant l’exécution de taches ;
Connaissance du maillage médico-social du territoire
Capacité d’accueil du public en difficulté
Discrétion professionnelle
Savoir-être :
Rigueur, exigence
Sens de l’organisation
Autonomie et esprit d'initiative
Sens de l’écoute et de la diplomatie
Réactivité et capacité d'adaptation
Sens des responsabilités
Capacité à créer un climat de confiance et de bienveillance
Esprit d’analyse et de synthèse
Bonne présentation
Aisance rédactionnelle
Compétences relationnelles
Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
Être capable de gérer une plate-forme téléphonique ;
Maîtriser la comptabilité M22 (dépenses et recettes) ;
Accueillir un public pluriel avec amabilité, discrétion et patience
S’adapter au public (personnes très âgées) ;
Savoir être déranger pendant l’exécution de taches ;
Connaissance du maillage médico-social du territoire
Capacité d’accueil du public en difficulté
Discrétion professionnelle
Savoir-être :
Rigueur, exigence
Sens de l’organisation
Autonomie et esprit d'initiative
Sens de l’écoute et de la diplomatie
Réactivité et capacité d'adaptation
Sens des responsabilités
Capacité à créer un climat de confiance et de bienveillance
Esprit d’analyse et de synthèse
Bonne présentation
Contact et modalités de candidature
Contact
0251548074
Informations complémentaires
CV + LM par mail : direction@foyer-mimosas.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.