ASSISTANT ADMINISTRATIF - SERVICE EVENEMENTIEL ET VIE ASSOCIATIVE (H/F)
Offre n° O085251205001291
Publiée le 05/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie - Avenue de Verdun - B.P. 27, Aizenay (Vendée (85))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
La commune d'Aizenay occupe le 8ème rang des communes de Vendée, pour atteindre le seuil des 10 000 habitants. Les différents services communaux se développent, les projets structurants pour la Ville s'enchaînent... Les élus travaillent pour maintenir l'équation du bien vivre ensemble avec le développement important de la commune. La vie de la Commune est également animée par un tissu associatif dense. Actuellement, elle compte plus d'une centaine d'associations engagées dans la vie locale.
Face à ce dynamisme il est primordial d'accompagner le développement de la vie associative et de rendre toujours plus lisible la politique de la Ville en la matière. En relation directe avec les associations, vous exercerez vos missions dans le Pôle Ville Vivante et Solidaire au sein du Service Évènementiel et Vie associative.
Face à ce dynamisme il est primordial d'accompagner le développement de la vie associative et de rendre toujours plus lisible la politique de la Ville en la matière. En relation directe avec les associations, vous exercerez vos missions dans le Pôle Ville Vivante et Solidaire au sein du Service Évènementiel et Vie associative.
Missions / conditions d'exercice
Gestion des relations avec le secteur associatif :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des associations, ainsi que la rédaction de courriers et de courriels
- Informer les associations et répondre à leurs demandes en assurant le suivi avec les autres services municipaux (exemple : interventions dans les bâtiments)
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Mettre en place des outils de suivi de la vie associative
- Mettre à jour les différentes données associatives (coordonnées, ...)
- Gérer les demandes de subvention (envoi et réception des dossiers, vérification des pièces reçues)
- Alerter la Responsable du Service Evénementiel / Vie associative en cas de dysfonctionnement constaté.
Gestion des plannings (via le logiciel de gestion de salles) :
- En lien avec la Responsable du Service Evénementiel / Vie associative, gérer la campagne d'attribution annuelle des créneaux de mise à disposition des équipements municipaux (salles polyvalentes, complexes sportifs, terrains sportifs...) pour les associations et les partenaires
- Gérer le planning de réservations ponctuelles des équipements municipaux, véhicules et matériel
- Accompagner les associations dans les démarches liées à leurs évènements : réservations de matériel, de véhicules et de salles, gestion des démarches règlementaires (débit de boissons, occupation du domaine public, etc.), coordination des remises de clés et ponctuellement, réalisation des visites de certains équipements municipaux
- Développer le logiciel de gestion de salles (3D Ouest), les procédures et les documents relatifs à la gestion des associations (contrats, conventions, formulaires...)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des associations, ainsi que la rédaction de courriers et de courriels
- Informer les associations et répondre à leurs demandes en assurant le suivi avec les autres services municipaux (exemple : interventions dans les bâtiments)
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Mettre en place des outils de suivi de la vie associative
- Mettre à jour les différentes données associatives (coordonnées, ...)
- Gérer les demandes de subvention (envoi et réception des dossiers, vérification des pièces reçues)
- Alerter la Responsable du Service Evénementiel / Vie associative en cas de dysfonctionnement constaté.
Gestion des plannings (via le logiciel de gestion de salles) :
- En lien avec la Responsable du Service Evénementiel / Vie associative, gérer la campagne d'attribution annuelle des créneaux de mise à disposition des équipements municipaux (salles polyvalentes, complexes sportifs, terrains sportifs...) pour les associations et les partenaires
- Gérer le planning de réservations ponctuelles des équipements municipaux, véhicules et matériel
- Accompagner les associations dans les démarches liées à leurs évènements : réservations de matériel, de véhicules et de salles, gestion des démarches règlementaires (débit de boissons, occupation du domaine public, etc.), coordination des remises de clés et ponctuellement, réalisation des visites de certains équipements municipaux
- Développer le logiciel de gestion de salles (3D Ouest), les procédures et les documents relatifs à la gestion des associations (contrats, conventions, formulaires...)
Profils recherchés
- Bac professionnel secrétariat ou BTS secrétariat/assistant manager souhaité et/ou expérience en rapport avec le poste
- La connaissance de l'environnement juridique et administratif des associations est un plus
- La connaissance d’un logiciel de gestion de salles est appréciée
- Capacités relationnelles et rédactionnelles indispensables
- Sens de l'organisation et polyvalence
- Autonomie, capacité d’adaptation et curiosité d’esprit
- La connaissance de l'environnement juridique et administratif des associations est un plus
- La connaissance d’un logiciel de gestion de salles est appréciée
- Capacités relationnelles et rédactionnelles indispensables
- Sens de l'organisation et polyvalence
- Autonomie, capacité d’adaptation et curiosité d’esprit
Contact et modalités de candidature
Contact
0251946046
Informations complémentaires
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, CNAS, FDAS et participation employeur à la prévoyance
Informations complémentaires. Pour tout renseignement veuillez contacter Madame Christelle MAZOUIN, responsable ressources humaines, au 02-51-94-84-04.
Les candidatures (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative et les 3 derniers comptes-rendus des entretiens professionnels) sont à adresser à l'attention de
Monsieur le Maire, 8 avenue de Verdun, 85190 AIZENAY
Informations complémentaires. Pour tout renseignement veuillez contacter Madame Christelle MAZOUIN, responsable ressources humaines, au 02-51-94-84-04.
Les candidatures (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative et les 3 derniers comptes-rendus des entretiens professionnels) sont à adresser à l'attention de
Monsieur le Maire, 8 avenue de Verdun, 85190 AIZENAY
Adresse de l'employeur
AIZENAY
>Mairie - Avenue de Verdun - B.P. 27
85190 AIZENAY
>Mairie - Avenue de Verdun - B.P. 27
85190 AIZENAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.