AGENT ADMINISTRATIF (H/F)
Offre n° O085251215000675
Publiée le 15/12/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE - E.H.P.A.D. L'ERMITAGE - 7 Rue de l'Ermitage, Moutiers-les-Mauxfaits (Vendée (85))
Poste à pourvoir le
14/01/2026
Date limite de candidature
14/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Gestion administrative résidents et familles, assistance des ressources humaines et comptabilité
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative du service portage de repas
• Visite à domicile de mise en route
• Rédaction des contrats de prestation
• Facturation mensuelle nominative
• Mise à jour du tableau suivi mensuel
• Suivi des tournées en collaboration avec l’assistante de direction.
• Communication et déploiement commerciale en collaboration avec l’assistante de direction
2. Gestion ressources humaines service soins (Agent hôteliers, restauration, portage, cuisine)
• Rédaction des contrats de travail.
• Suivi de carrière et rédaction des arrêtés.
• Déclaration préalable à l’embauche.
• Rédaction des documents de fin de contrat et déclaration France Travail.
• Rédaction des arrêtés de maladie, suivi des dossiers CITIS et accident de travail.
• Préparation des dossiers retraites
• Prise de rendez-vous avec la médecine du travail.
• Suivi des dossiers agents (papier, informatique et mahido).
3. Gestion comptable :
• Saisie et ordonnancement des mandats d’hébergement et du portage de repas
• Facturation du service portage, résident EHPAD, et aide sociale.
4. Secrétariat :
• Participation aux réunions des services du pôle hébergement
• Rédaction des comptes rendus
• Rédaction hebdomadaire des menus
• Assurer l’accueil physique de l’établissement et visites de la structure,
• Assurer la tenue du standard, analyser la demande de son interlocuteur, le renseigner ou l’orienter vers un autre membre de l’équipe,
5. Gestion résident :
• Suivi de la liste d’attente sur via trajectoire et prospection pour les entrées en collaboration avec l’infirmière référente des admissions.
• Participation et rédaction du compte rendu de la commission d’admission.
• Responsables des entrées dans les chambres IMPAIRES soit :
o Rédaction de l’ensemble des documents d’admission
o Prise des rendez-vous avec le futur résident et sa famille
o Visite de structure
o Suivi des dossiers administratifs
o Rédaction des avenants au contrat de séjour et saisie du PAP sur Cédiacte.
o Saisie des donnée et identito-vigilance sur les logiciels métier (BL résident et Cédiacte).
• Responsables des sorties des chambres IMPAIRES :
o Etat des lieux
o Suivi administratif
• Faire les comptes rendus des réunions du CVS,
• Aller chercher le courrier et le trier (établissement, résidents...),
• Visite à domicile de mise en route
• Rédaction des contrats de prestation
• Facturation mensuelle nominative
• Mise à jour du tableau suivi mensuel
• Suivi des tournées en collaboration avec l’assistante de direction.
• Communication et déploiement commerciale en collaboration avec l’assistante de direction
2. Gestion ressources humaines service soins (Agent hôteliers, restauration, portage, cuisine)
• Rédaction des contrats de travail.
• Suivi de carrière et rédaction des arrêtés.
• Déclaration préalable à l’embauche.
• Rédaction des documents de fin de contrat et déclaration France Travail.
• Rédaction des arrêtés de maladie, suivi des dossiers CITIS et accident de travail.
• Préparation des dossiers retraites
• Prise de rendez-vous avec la médecine du travail.
• Suivi des dossiers agents (papier, informatique et mahido).
3. Gestion comptable :
• Saisie et ordonnancement des mandats d’hébergement et du portage de repas
• Facturation du service portage, résident EHPAD, et aide sociale.
4. Secrétariat :
• Participation aux réunions des services du pôle hébergement
• Rédaction des comptes rendus
• Rédaction hebdomadaire des menus
• Assurer l’accueil physique de l’établissement et visites de la structure,
• Assurer la tenue du standard, analyser la demande de son interlocuteur, le renseigner ou l’orienter vers un autre membre de l’équipe,
5. Gestion résident :
• Suivi de la liste d’attente sur via trajectoire et prospection pour les entrées en collaboration avec l’infirmière référente des admissions.
• Participation et rédaction du compte rendu de la commission d’admission.
• Responsables des entrées dans les chambres IMPAIRES soit :
o Rédaction de l’ensemble des documents d’admission
o Prise des rendez-vous avec le futur résident et sa famille
o Visite de structure
o Suivi des dossiers administratifs
o Rédaction des avenants au contrat de séjour et saisie du PAP sur Cédiacte.
o Saisie des donnée et identito-vigilance sur les logiciels métier (BL résident et Cédiacte).
• Responsables des sorties des chambres IMPAIRES :
o Etat des lieux
o Suivi administratif
• Faire les comptes rendus des réunions du CVS,
• Aller chercher le courrier et le trier (établissement, résidents...),
Profils recherchés
• Diplôme de secrétaire assistant(e) médico-social(e). Licence gestion des établissement sociaux et médicaux sociaux, adjoint administratif territoriale)
• Maîtrise des logiciels de bureautique et de l’outil informatique (BL RESIDENTS, CEDIACTE, MAHIDO, Word, Excel),
• Respecter et répondre aux attentes des personnes âgées,
• Maitriser l’utilisation du matériel, des techniques et des produits,
• Connaître la personne âgée et les maladies liées à l’âge et au handicap,
• Favoriser le maintien de l’autonomie et conserver les acquis des résidents.
• Maîtrise des logiciels de bureautique et de l’outil informatique (BL RESIDENTS, CEDIACTE, MAHIDO, Word, Excel),
• Respecter et répondre aux attentes des personnes âgées,
• Maitriser l’utilisation du matériel, des techniques et des produits,
• Connaître la personne âgée et les maladies liées à l’âge et au handicap,
• Favoriser le maintien de l’autonomie et conserver les acquis des résidents.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
cv + lm
Adresse de l'employeur
MOUTIERS-LES-MAUXFAITS - E.H.P.A.D. L'ERMITAGE
>CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE - E.H.P.A.D. L'ERMITAGE - 7 Rue de l'Ermitage
85540 MOUTIERS-LES-MAUXFAITS
>CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE - E.H.P.A.D. L'ERMITAGE - 7 Rue de l'Ermitage
85540 MOUTIERS-LES-MAUXFAITS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.