Agent administratif polyvalent
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Offre n° O086230701123296
Publiée le 17/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2, Civaux (Vienne)
Poste à pourvoir le
04/09/2023
Date limite de candidature
18/08/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
MÉTIER:
Agent Administratif polyvalent de la commune de Civaux.
Le métier réclame le respect impératif des délais, une obligation de discrétion, de confidentialité et disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille. Il est amené à être en relation très fréquente avec les agents des autres services et, également, avec des publics très divers.
Le métier peut évoluer sur des activités engageant soit vers une véritable instruction de dossiers pour des services opérationnels (gestionnaire/instructeur ou gestionnaire/instructrice de dossiers), soit vers de l'assistanat de direction.
MISSIONS DU POSTE:
MISSIONS PRINCIPALES :
- Traitement des dossiers et saisie de documents ;
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents ;
- Planification et suivi ;
- Assure le traitement comptable des dépenses et recettes courantes ;
MISSIONS PONCTUELLES :
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Enregistrement du courrier ;
- Etat-civil (décès, recensement, copie actes, etc.) ;
- Urbanisme : Renseignement cadastraux ;
- Prise de réservations : Salle-des-fêtes, contrats de locations ;
- Inscription des enfants à l'école.
Agent Administratif polyvalent de la commune de Civaux.
Le métier réclame le respect impératif des délais, une obligation de discrétion, de confidentialité et disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille. Il est amené à être en relation très fréquente avec les agents des autres services et, également, avec des publics très divers.
Le métier peut évoluer sur des activités engageant soit vers une véritable instruction de dossiers pour des services opérationnels (gestionnaire/instructeur ou gestionnaire/instructrice de dossiers), soit vers de l'assistanat de direction.
MISSIONS DU POSTE:
MISSIONS PRINCIPALES :
- Traitement des dossiers et saisie de documents ;
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents ;
- Planification et suivi ;
- Assure le traitement comptable des dépenses et recettes courantes ;
MISSIONS PONCTUELLES :
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Enregistrement du courrier ;
- Etat-civil (décès, recensement, copie actes, etc.) ;
- Urbanisme : Renseignement cadastraux ;
- Prise de réservations : Salle-des-fêtes, contrats de locations ;
- Inscription des enfants à l'école.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS:
ASSISTANT DE GESTION COMPTABLE ET BUDGÉTAIRE.
MONTAGE ET SUIVI DES DEMANDES DE SUBVENTIONS :
- Préparation et envoie des dossiers ;
- Suivi des dossiers ;
- Mise à jour du tableau de subventions.
GESTION ET SUIVI DES DEMANDES d'AIDE SOCIIALES ET DU C.C.A.S. :
- Préparation, participation et suivi des réunions du CCAS :
o Prise de notes ;
o Rédaction des délibérations ;
o Envoi au contrôle de légalité ;
o Rédaction des comptes-rendus.
- Tenue de la liste des bénéficiaires de la Banque alimentaire (envoi courriers, convocations) ;
- Organisation du repas des ainés (tenue du listing, invitations, restaurateur, musiciens, plan de table et mise en forme des menus) ;
- Suivi des actions du C.C.A.S.
GESTION DES BAUX COMMUNAUX :
- Elaboration des baux communaux ;
- Révision annuelle des loyers ;
- Suivi des arrivées et des départs ;
- Tenue à jour des tableaux de locations.
DIVERS :
- Mise en forme des menus de la cantine ;
- Prise de rendez-vous pour Mme le Maire ;
- Référent(e) archives.
NIVEAU DE RESPONSABILITÉ:
* Catégorie C ;
* Filière Administrative ;
* Adjoint Administratif ;
* Relations constantes avec le responsable de service ;
* Relations avec les élus ;
* Autonomie limitée à l'exécution ;
* Responsabilité dans l'utilisation du matériel ;
* Travail défini, contrôlé, évalué par le Secrétaire Général ou les élus référents.
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Résidence administrative : Mairie de Civaux, 2 place de Gomelange, 86320 CIVAUX ;
* Horaires réguliers (35H) ;
* Travail seul ou en équipe ;
* Travail sur écran quotidien ;
* Travail assis quotidien ;
* Agressivité du public (rarement) ;
* Possibilité de déjeuner à la cantine scolaire (1.50€ le repas) ;
* CNAS.
ASSISTANT DE GESTION COMPTABLE ET BUDGÉTAIRE.
MONTAGE ET SUIVI DES DEMANDES DE SUBVENTIONS :
- Préparation et envoie des dossiers ;
- Suivi des dossiers ;
- Mise à jour du tableau de subventions.
GESTION ET SUIVI DES DEMANDES d'AIDE SOCIIALES ET DU C.C.A.S. :
- Préparation, participation et suivi des réunions du CCAS :
o Prise de notes ;
o Rédaction des délibérations ;
o Envoi au contrôle de légalité ;
o Rédaction des comptes-rendus.
- Tenue de la liste des bénéficiaires de la Banque alimentaire (envoi courriers, convocations) ;
- Organisation du repas des ainés (tenue du listing, invitations, restaurateur, musiciens, plan de table et mise en forme des menus) ;
- Suivi des actions du C.C.A.S.
GESTION DES BAUX COMMUNAUX :
- Elaboration des baux communaux ;
- Révision annuelle des loyers ;
- Suivi des arrivées et des départs ;
- Tenue à jour des tableaux de locations.
DIVERS :
- Mise en forme des menus de la cantine ;
- Prise de rendez-vous pour Mme le Maire ;
- Référent(e) archives.
NIVEAU DE RESPONSABILITÉ:
* Catégorie C ;
* Filière Administrative ;
* Adjoint Administratif ;
* Relations constantes avec le responsable de service ;
* Relations avec les élus ;
* Autonomie limitée à l'exécution ;
* Responsabilité dans l'utilisation du matériel ;
* Travail défini, contrôlé, évalué par le Secrétaire Général ou les élus référents.
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Résidence administrative : Mairie de Civaux, 2 place de Gomelange, 86320 CIVAUX ;
* Horaires réguliers (35H) ;
* Travail seul ou en équipe ;
* Travail sur écran quotidien ;
* Travail assis quotidien ;
* Agressivité du public (rarement) ;
* Possibilité de déjeuner à la cantine scolaire (1.50€ le repas) ;
* CNAS.
Profils recherchés
COMPÉTENCE TECHNIQUES ET PROFESSIONNELLES REQUISES:
SAVOIR FAIRE :
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables :
* Apprécier la validité des pièces justificatives ;
* Contrôler les factures du ou des services ;
* Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers ;
* Préparer les mandatements et titres de recette ;
* Saisir les factures et mandats ;
* Réaliser les engagements et le suivi des crédits ;
* Préparer les échéanciers, fonds de compensation de TVA ;
* Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations ;
* Identifier un problème sur une opération comptable.
Traitement des dossiers et saisie de documents :
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
* Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
* Gérer et actualiser une base d'informations ;
* Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
* Vérifier la validité des informations traitées ;
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
* Rédiger des documents administratifs ;
* Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
* Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
* Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public :
* Recevoir et orienter les demandes ;
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
* Rechercher et diffuser des informations ;
* Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
* Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
* Rédiger des notes synthétiques.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
* Photocopier et assembler des documents ;
* Trier, classer et archiver des documents ;
* Synthétiser et présenter des informations ;
* Rechercher et diffuser des informations ;
* Préparer les dossiers pour les instances ;
* Identifier les sources de documentation.
Planification et suivi :
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants ;
* Gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
* Utiliser des logiciels et des progiciels.
LOGICIEL METIER :
- Suite COLORIS de chez COSOLUS ;
- Hélios et CHORUS ;
- Xmap ;
- Suite Odyssée : Littera + Athéna ;
- Stella (transmission des Actes).
SAVOIR-ETRE :
- Sens de l'écoute de l'observation ;
- Rigueur ;
- Être autonome et réactif ;
- Avoir un esprit d'analyse et d'initiative ;
- Sens de l'organisation et de priorisation des actions ;
- Être force de proposition ;
- Attitude positive et constructive ;
- Sociabilité et facilité à s'intégrer dans une équipe ;
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
- Sens du service public ;
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe,
Vocabulaire)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
SAVOIR FAIRE :
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables :
* Apprécier la validité des pièces justificatives ;
* Contrôler les factures du ou des services ;
* Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers ;
* Préparer les mandatements et titres de recette ;
* Saisir les factures et mandats ;
* Réaliser les engagements et le suivi des crédits ;
* Préparer les échéanciers, fonds de compensation de TVA ;
* Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations ;
* Identifier un problème sur une opération comptable.
Traitement des dossiers et saisie de documents :
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
* Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
* Gérer et actualiser une base d'informations ;
* Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
* Vérifier la validité des informations traitées ;
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
* Rédiger des documents administratifs ;
* Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
* Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
* Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public :
* Recevoir et orienter les demandes ;
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
* Rechercher et diffuser des informations ;
* Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
* Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
* Rédiger des notes synthétiques.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
* Photocopier et assembler des documents ;
* Trier, classer et archiver des documents ;
* Synthétiser et présenter des informations ;
* Rechercher et diffuser des informations ;
* Préparer les dossiers pour les instances ;
* Identifier les sources de documentation.
Planification et suivi :
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants ;
* Gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
* Utiliser des logiciels et des progiciels.
LOGICIEL METIER :
- Suite COLORIS de chez COSOLUS ;
- Hélios et CHORUS ;
- Xmap ;
- Suite Odyssée : Littera + Athéna ;
- Stella (transmission des Actes).
SAVOIR-ETRE :
- Sens de l'écoute de l'observation ;
- Rigueur ;
- Être autonome et réactif ;
- Avoir un esprit d'analyse et d'initiative ;
- Sens de l'organisation et de priorisation des actions ;
- Être force de proposition ;
- Attitude positive et constructive ;
- Sociabilité et facilité à s'intégrer dans une équipe ;
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
- Sens du service public ;
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe,
Vocabulaire)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Contact et modalités de candidature
Contact
05.49.48.45.08
Informations complémentaires
Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter M. Nicolas THENAULT - nthenault.civaux@orange.fr, Ou Mme. Marie-Renée DESROSES - mrdesroses.civaux@orange.fr, chargés de recrutement.
Notre offre vous intéresse ?
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation avec CV, copie des diplômes et dernier arrêté de situation administrative pour les statutaires ou inscription sur liste d'aptitude pour les lauréat·es de concours) à l'attention de Madame la Maire de la Ville de Civaux par mail à : nthenault.civaux@orange.fr ou par courrier (Mairie de Civaux - 2 place de Gomelange - 86320 CIVAUX)
Date limite de dépôt de votre candidature : 18.08.23
Les entretiens se dérouleront en fin août/début septembre.
Merci de contacter M. Nicolas THENAULT - nthenault.civaux@orange.fr, Ou Mme. Marie-Renée DESROSES - mrdesroses.civaux@orange.fr, chargés de recrutement.
Notre offre vous intéresse ?
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation avec CV, copie des diplômes et dernier arrêté de situation administrative pour les statutaires ou inscription sur liste d'aptitude pour les lauréat·es de concours) à l'attention de Madame la Maire de la Ville de Civaux par mail à : nthenault.civaux@orange.fr ou par courrier (Mairie de Civaux - 2 place de Gomelange - 86320 CIVAUX)
Date limite de dépôt de votre candidature : 18.08.23
Les entretiens se dérouleront en fin août/début septembre.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE CIVAUX
>Hôtel de Ville - 2 Pl. de Gomelange
86320 CIVAUX
>Hôtel de Ville - 2 Pl. de Gomelange
86320 CIVAUX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.